Kunstmatige
intelligentie (AI) kan de productiviteit van inkoopprocessen met 25
tot 40 procent verhogen.¹ Indrukwekkend, maar op veel werkvloeren
ziet die belofte er anders uit. Bestellingen worden nog handmatig
ingevoerd, facturen per mail rondgestuurd en leveranciersevaluaties
uitgesteld tot het misgaat. De technologie is er, maar de aansluiting
met de operatie ontbreekt.
Het
gat tussen kantoor en magazijn
Chief
Procurement Officers besteden inmiddels één op de vijf euro van hun
budget aan technologie.² De grote belofte is de inzet van AI binnen
Source-to-Pay, waarbij het complete inkooptraject wordt
gedigitaliseerd, van leveranciersselectie tot factuurbetaling. De
combinatie van S2P met AI belooft overzicht, snelheid en controle
over de volledige keten met behulp van agents, gericht op sourcing en
contractbeheer tot bestelling, levering en betaling.
Alleen
stopt die belofte vaak bij de implementatie. S2P-trajecten worden
doorgaans top-down uitgerold, met de focus op management-dashboards
en financiële koppelingen. Logistieke teams en magazijnmedewerkers,
de mensen die dagelijks de gevolgen van inkoopbeslissingen ervaren,
worden pas laat of helemaal niet betrokken bij de inrichting. De
inkoper ziet een helder overzicht, terwijl de magazijnmedewerker een
extra scherm ziet dat niet aansluit op zijn werkelijkheid. En wie
niet betrokken is bij de inrichting, voelt zich geen eigenaar van het
systeem en valt terug op workarounds, losse lijstjes en mondelinge
afspraken.
Waar
de winst wél zit
De
operationele waarde van S2P zit niet in het systeem zelf, maar in wat
het verandert aan dagelijkse werkprocessen. Denk aan een AI agent die
de medewerker helpt het juiste product bij de juiste leverancier te
bestellen of een inkooporder die automatisch wordt gematcht met de
leveringsbon en factuur. Of een leveranciersbeoordeling die niet
verdwijnt in een spreadsheet, maar real-time beschikbaar is voor
iedereen die met die leverancier werkt. Geen factuur die wekenlang
tussen mailboxen rondzwerft, maar directe afhandeling met volledige
traceerbaarheid.
De
cijfers bevestigen dat potentieel: organisaties die automatisering
succesvol inzetten in hun inkoop, rapporteren tot 25 procent lagere
kosten en doorlooptijden die halveren.³ Maar
succesvol
is het sleutelwoord: het vraagt om een operatie die het systeem niet
alleen gebruikt, maar ook voedt met betrouwbare, actuele data. Pas
wanneer de mensen die dagelijks bestellingen verwerken, leveringen
controleren en afwijkingen signaleren het systeem als hun eigen
gereedschap ervaren, wordt de belofte van S2P en AI waargemaakt.
Begin
bij de vloer, niet bij de software
De
stap naar S2P begint niet bij een softwarekeuze, maar bij drie
nuchtere vragen:
- Hoeveel van onze
uitgaven zijn onder contract?
- Hebben wij
daadwerkelijk zicht op de prestaties en prijsstrategie van onze
leveranciers?
- Hebben wij voldoende
controle over ons accounts-payable-proces?
Wie deze vragen eerlijk
beantwoordt, weet waar de winst zit en waar technologie pas daarna
komt. De digitalisering van inkoop is geen IT-project, maar een
operationeel vraagstuk dat begint bij de mensen die dagelijks met
leveranciers, bestellingen en leveringen werken. Niet de software
bepaalt het succes van S2P, maar de bereidheid om de operatie vanaf
de vloer opnieuw te doordenken. Wie dat durft, bouwt niet aan een
systeem, maar aan een inkoopproces dat werkt.
¹ McKinsey,
Transforming Procurement
Functions for an AI-Driven World, 2025
² Deloitte,
Global Chief Procurement
Officer Survey, 2025
³ Deloitte,
AI and Automation in
Procurement, 2025
Geschreven door:
Peter-Paul van Hoegee, Customer Procurement Excellence Manager