Amstelveen, 16 augustus 2004 – Xerox (Nederland) B.V. verwierf de opdracht om invulling te geven aan de centrale en decentrale reprografische voorzieningen bij de gemeente Maastricht. Xerox was al leverancier van Maastricht en veroverde nu via een Europese aanbesteding een nieuw contract voor de duur van vier jaar, met een optie voor verlenging met maximaal twee jaar. De divisie Xerox Global Services (XGS) verzorgt de inrichting en de personele bezetting van de centrale repro, inclusief de uitvoering van alle benodigde DTP-, productie- en afwerkactiviteiten. In de centrale repro worden Xerox DocuTech en DocuColor productieprinters ingezet. Voor decentraal gebruik worden in totaal rond 130 Xerox multifunctionele printer/copiers van de modellen DocumentCentre 440 en WorkCentre® M20 toegepast. XGS is tevens verantwoordelijk voor het beheer van zowel de centraal als decentraal opgestelde apparatuur.
Outsourcing
In 1998 nam de gemeente Maastricht het toen nog niet alledaagse besluit om de reprografische faciliteiten te gaan uitbesteden. Een van de doelstellingen was daarbij om het grote aantal desktop printers drastisch terug te dringen. Het multifunctionele concept dat Maastricht daarbij voor ogen stond, sloot goed aan bij de visie en technologie van Xerox. In de afgelopen vijf jaar is door Xerox invulling gegeven aan de centrale en decentrale reprografische voorzieningen bij de gemeente. Naast de levering en het beheer van de noodzakelijke apparatuur, gaat het ook en vooral om een compleet pakket aan documentgerelateerde diensten.
XGS verzorgt vanuit de centrale repro onder meer de doorbelasting van decentraal gemaakte afdrukken via het Equitrac accountingsysteem. De ontsluiting van de centrale repro verloopt via digitale opdrachtbonnen op basis van het Xerox Remote Printer programma. Het jaarvolume op de centrale repro bedraagt zo’n zes miljoen afdrukken. Decentraal worden er op jaarbasis circa twaalf miljoen zwart-wit afdrukken geproduceerd.
Meedenken
De heer G. van Schijndel, Directeur Dienst Stadsbeheer en Faciliteiten van de gemeente Maastricht motiveert de hernieuwde keuze voor Xerox als volgt: “In de eerste plaats sloot het nieuwe voorstel van Xerox het beste aan bij onze wensen en doelstellingen. Daarin werd ook aangegeven hoe enkele hobbels gedurende de eerste periode van samenwerking in de toekomst konden worden vermeden. Een belangrijk aspect was ook de bereidheid van Xerox om mee te denken op het vlak van kwaliteitsverbetering en kostenbesparing van de aangeboden diensten.” Compact geformuleerd gaat het daarbij om een goede prijs-/kwaliteitsverhouding van de aangeboden diensten, via implementatie en beheer van het multifunctionele afdrukconcept, alsmede via advies, bemiddeling en beheer van drukwerk.
Namens Xerox (Nederland) B.V. werd het contract ondertekend door directeur Cees van Doorn. Hij zegt: “Onze mensen hebben in de afgelopen periode laten zien, dat de klant – in dit geval de gemeente Maastricht – bij ons centraal staat. Een van onze boodschappen is ook, dat we klanten helpen om kosten te besparen en opbrengsten te verbeteren. In mijn optiek zijn dat een paar goede redenen voor Maastricht geweest om opnieuw met Xerox in zee te gaan.”
Doelstellingen
Voor de periode 2004 tot minimaal 2008 heeft de gemeente Maastricht een aantal strategische uitgangspunten geformuleerd:
- een verdere optimalisatie van de decentrale print- en kopieervoorzieningen;
- continuering van de uitbesteding van alle documentproductiefaciliteiten aan een externe organisatie, die aantoonbaar ervaring heeft met de dienstverlening aan vergelijkbare organisaties;
- invulling van het complete pakket aan documentgerelateerde diensten, zowel centraal als decentraal;
- aansluiting bij de toekomstige gedigitaliseerde werkprocessen en digitale archivering binnen de gemeentelijke organisatie;
- contracteren van een leverancier die zich gedurende de periode van de overeenkomst als partner opstelt, vanuit een co-makership filosofie.
Aandachtspunten van de gemeente Maastricht en Xerox Global Services zijn daarbij onder meer digitale postverwerking, digitale archivering of het doen aansluiten van documentstromen op bestaande of nieuwe werkprocessen. De gemeente Maastricht heeft de komende jaren te maken met een aantal organisatorische ontwikkelingen en een aantal grote interne verhuizingen.
De gemeente en XGS zullen de komende tijd nauwe contacten onderhouden, om elkaar op de hoogte te houden van ontwikkelingen en mogelijkheden om adequaat op nieuwe situaties te kunnen inspelen.
Ook wordt gekeken naar mogelijkheden om via bemiddeling, coördinatie van en controle op het drukwerktraject door XGS te besparen op de kosten voor uitbesteed offsetdruk.
Over Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum in Grenoble (Frankrijk).
Meer informatie over Xerox Europe is te vinden op www.xerox.com.
Xerox®, The Document Company® en de digitale X® zijn handelsmerken van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.