Amstelveen, 7 juli 2004 -- Op de afdeling Post & Grafische Faciliteiten van het Ministerie van Economische Zaken in Den Haag is een half jaar geleden een Xerox iGen3 geïnstalleerd. Het lijkt een hele investering, maar als onderdeel van een nieuwe complete workflow levert deze machine een bijdrage aan besparingen. De werkwijze wordt intern aangeduid als Publishing-on-Demand. Door brochures digitaal via internet ter beschikking te stellen en aangevraagde papieren brochures te drukken op deze machine, kon het magazijn vervallen en verdwijnen er geen stapels ongebruikte brochures meer in de afvalcontainer.
De afdeling Post & Grafische Faciliteiten (PGF) van het Ministerie van Economische Zaken is verantwoordelijk voor het produceren en verspreiden van informatie op het EZ beleidsterrein. Dit vanuit de overheid naar de burger - onder andere de via Postbus 51 aangevraagde brochures - en voor interne publicaties.
Van nieuw uit te brengen brochures werd voorheen het aantal af te nemen exemplaren geschat, waarna dat aantal bij grafische bedrijven werd besteld. Van die oplage verzond men een deel direct, de rest werd opgeslagen in het magazijn. Bij latere aanvragen van zo'n brochure pikte men exemplaren uit het magazijn, tot de voorraad op was. Hardlopende brochures werden dan in herduk genomen - vaak in zwart-wit - en wederom in het magazijn opgeslagen. Maar van veel brochures was de afname minder dan het geproduceerde aantal. Na verloop van tijd volgde vernietiging van de overgebleven exemplaren uit het magazijn.
De ontwikkelingen op ICT-gebied hebben binnen PGF in de loop van de afgelopen tien jaar geleid tot veranderingen in het productieproces. Printers kwamen in het netwerk te hangen, waardoor een deel van het interne werk direct daarop verwerkt werd. Voor brochures met een zwart-witte inhoud werden gekleurde omslagen voorgedrukt bij grafische bedrijven, de rest werd met Office-pakketten op de repro-afdeling als Printing-on-Demand vervaardigd.
Een grote stap voorwaarts volgde rond de eeuwwisseling, toen de Xerox DocuColor 2060 Printing-on-Demand in kleur mogelijk maakte, en er tevens voldoende snelheid door die apparatuur werd geboden. Dat betekende dat een deel van de kleurenbrochures helemaal intern gemaakt kon worden, rechtstreeks en digitaal.
Alles gedigitaliseerd door inzet iGen3
Sinds november 2003 is de levering van brochures volledig gedigitaliseerd... mogelijk gemaakt door de komst van de Xerox iGen3. Alle brochures zijn digitaal via internet te downloaden. Binnenkomende bestellingen voor gedrukte brochures toetst men rechtstreeks in via het database publishing-systeem, dat door de afdeling Post & Grafische Faciliteiten in eigen beheer is ontwikkeld. Bestellingen worden per dag verzameld en als batch doorgegeven naar de productieafdeling. Die draaien de gevraagde aantallen uit en deze gaan rechtstreeks naar de verzendafdeling om ter post te worden bezorgd. Alle PoD aanvragen en drukwerk in beperkte oplages worden nu op de iGen3 gemaakt, om de eenvoudige reden dat de behaalde kwaliteit in zwart-wit en kleur gelijk ligt aan extern vervaardigd drukwerk.
Gevolg van deze nieuwe workflow is het opheffen van het magazijn. Er komen geen mensenhanden meer aan te pas om fysiek brochures van schappen te pikken, er blijven geen ongebruikte stapels drukwerk meer staan die dure vierkante meters gebouw in beslag nemen, en er worden geen stapels verouderde brochures meer weggegooid. De besparing in tijd en geld is enorm.
Volledig geautomatiseerd
Door via het Xerox database publishing-systeem DocuTraffic met vaste stramienen te werken kan alle kantoordrukwerk volledig geautomatiseerd worden afgehandeld. Interne klanten voor visitekaartjes toetsen zelf de variabele gegevens in het database-systeem in en bepalen het aantal gewenste kaartjes. Na visuele controle op het beeldscherm geeft men een verzendopdracht en het gewenste aantal kaartjes komt uit de iGen3 rollen. Dit is mogelijk geworden doordat de digitale kleurenpers volledig Pantone-gecertificeerd is, zodat de steunkleur in de EZ-huisstijl in één run wordt meegenomen. Tot voor kort was men voor die steunkleur nog afhankelijk van extern gemaakte voordrukken. Deze werkwijze is zo succesvol, dat ook voor het Ministerie van Financiën momenteel de visitekaartjes langs deze weg worden vervaardigd. Dit is voor beide organisaties een factor vijf à zes goedkoper gebleken dan de vroeger toegepaste grafische werkwijze. Een ander gevolg van de standaardisatie van af te drukken materiaal is de enorm afgenomen productietijd voor brochures. Waar de productietijd voor een nieuwe brochure vroeger gemiddeld vijf weken beliep, is men nu in staat binnen een paar werkdagen ter post te bezorgen.
Grote sprong voorwaarts
De iGen3 staat nu een half jaar bij EZ. Technisch gezien was het vervangen van de DocuColor 2060 door dit apparaat een hele kleine stap. De gevolgen in kwaliteit zijn echter een enorme sprong voorwaarts: wat betreft snelheid, kleurkwaliteit en het gebruik van grafische papiersoorten. Uiteraard heeft men bij een nieuwe machine te maken met een aanloopperiode. De meeste energie is gaan zitten in het standaardiseren van de werkmethodes en het vinden van de juiste aansturing. Een iGen3 is een drukpers. Wanneer verschillende vormgevers een verschillende manier van werken hebben, en materiaal dus afwijkend van elkaar aanleveren, komt er op deze pers ook een ander resultaat uit. Door de werkwijze van de diverse mensen te analyseren en een éénduidige manier van bestanden aanmaken te introduceren zijn deze aanloopperikelen snel onder controle gekomen. Na twee maanden liep het geheel prima. En men durft nu gerust te stellen dat een brochure die drie maanden geleden op de digitale pers is gedraaid, er vandaag exact hetzelfde uit zal komen. De kleurconsistentie van de afdrukken op de iGen3 is enorm gebleken.
Over Xerox Europe
Xerox Europe, de Europese organisatie van Xerox Corporation, levert een uitgebreide range aan Xerox producten, oplossingen en diensten, alsmede bijbehorende supplies en software. Het aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantoren van klein tot groot, de markt voor productieprinten en grafische omgevingen, alsmede dienstverlening, met inbegrip van advisering, systeemontwikkeling/–management en document outsourcing.
Xerox Europe heeft productievestigingen in Nederland, Ierland en het Verenigd Koninkrijk en een geavanceerd R&D centrum in Grenoble (Frankrijk).
Meer informatie over Xerox Europe is te vinden op www.xerox.com.
Xerox®, The Document Company® en de digitale X® zijn handelsmerken van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke ondernemingen.