Steeds meer gemeenten onderzoeken de overstap naar papierloos vergaderen. Belangrijkste doelstelling is te kunnen bezuinigen op de grote hoeveelheden papier die voor elk MT overleg, ieder college van B&W en iedere commissie- en raadsvergadering nodig zijn. Behalve de besparing in papier-, print- en verzendkosten, moeten we natuurlijk ook niet de efficiencyslag vergeten, die de organisatie daarbij kan maken. Immers, zowel het secretariaat, raadsleden als wethouders zullen veel efficiënter kunnen werken aan de voorbereidingen op de vergaderingen, en daarmee veel manuren besparen.
Duurzaamheid speelt bij deze oplossing natuurlijk ook een belangrijke rol. Het beleid is o.a. erop gericht om milieuproblemen zoveel mogelijk te voorkomen en/of op korte termijn op te lossen, in plaats van ze door te schuiven naar elders of naar later. Papierloos vergaderen sluit op deze doelstelling perfect aan.
Communited is met verschillende gemeenten in gesprek over deze ontwikkeling en is reeds een traject gestart bij de gemeente Krimpen aan den IJssel voor de volledige ontsluiting van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Het uitgangspunt bij dit traject is dat het een aantoonbaar positieve businesscase oplevert en relatief snel is terug te verdienen.
Generieke oplossing
Vooral nu wordt in de media veel gesproken over de iPad als dé oplossing voor het digitaal doornemen van stukken en het maken van aantekeningen hierbij. Communited kijkt echter naar een veel breder perspectief dat past bij de visie & strategie van gemeenten voor de lange termijn. Daarbij zoeken we niet alleen naar een oplossing die geschikt is voor bijvoorbeeld de iPad, maar naar een integrale oplossing die het mogelijk maakt om documenten te ontsluiten via alle digitale kanalen. Denk hierbij aan internet, extranet, intranet, mobiel en tablet (bv. iPad of Galaxy Tab).
Allereerst moet er gekeken worden naar de interne documentenstroom binnen een gemeente. Documenten gaan een heel proces door voordat deze uitgeprint worden voor een vergadering. Communited brengt de processen van documentstromen in kaart en kan gedurende dit traject tevens een optimalisatieslag uitvoeren op deze bestaande processen.
Vervolgens worden de mogelijkheden gecreëerd om het ontsluiten van documenten vanuit het DMS (Document Management Systeem) op te nemen in de bestaande workflow. Afhankelijk van de kenmerken die horen bij een document wordt bepaald op welk moment en naar welk digitaal kanaal een document ontsloten mag worden. Ook is het mogelijk om na het ontsluiten van het document nog te bepalen wie het document mag inzien op het betreffende kanaal.
Op deze manier is er geen output meer nodig naar papier en kunnen alle documenten tijdig, volledig, juist en veilig digitaal opgevraagd worden. Tijdens een vergadering of ter voorbereiding van een vergadering kan een keuze gemaakt worden met welk digitaal medium de documenten geopend worden.
Belangrijk voor het succes van een project is dat de organisatie van te voren (bijvoorbeeld in een pilot) ook gewend raakt aan het werken zonder papier, en dit ook gefaseerd door kan voeren. De manier van werken moet volledig ingebed raken in de organisatie. Op het moment dat een deel van de voorgenomen documentenstroom in het proces alsnog op papier plaatsvindt en niet digitaal, zal dat zijn weerslag hebben op de businesscase.
BIS/RIS
Communited biedt een totaaloplossing voor papierloos werken en het ontsluiten van documenten ten behoeve van BIS (Bestuurlijk Informatie Systeem) en/of RIS (Raad Informatie Systeem). Onze oplossing is service georiënteerd en onafhankelijk van het DMS of CMS (Content Management Systeem) dat u gebruikt. Kortom; Een oplossing die werkt!
Zou u graag meer informatie ontvangen over onze aanpak? Een vrijblijvende demonstratie van de mogelijkheden zien? Neem contact op met Communited via telefoonnummer 0186-640900, of via onze website
www.communited.nl.
Over Communited
Communited is gevestigd in Oud-Beijerland en is, met innovatieve en strategische webtoepassingen, een eye-opener voor vooruitstrevende overheden en ondernemingen. In elk project wordt de visie en strategie van de organisatie als uitgangspunt genomen. Diepgaande kennis van de klant en klantomgeving is hierbij noodzakelijk, om te begrijpen wat de klant bedoelt én onbewust wil. Door deze marktkennis te integreren met een grote ervaring in webconcepten en bijbehorende technieken is ‘out of the box thinking’ mogelijk. Zo kan Communited de juiste strategische concepten voor haar klanten identificeren.
Noot voor de redactie:
Voor vragen/opmerkingen kunt u contact opnemen met:
Communited
t.a.v. Jeroen de Bruin
Antonie van Leeuwenhoekstraat 18
3261 LT Oud-Beijerland
0186-640900
www.communited.nl
j.debruin@communited.nl