Vijf manieren waarop IT meer kan doen met minder

In 2015 is ‘meer doen met minder’ steeds meer een eis die wordt gesteld aan IT-teams. IT-verantwoordelijken zien een stijgende vraag naar IT-diensten binnen hun bedrijf, terwijl zij niet verwachten dat hun organisatie meer uit zal geven aan IT-voorzieningen. Om in 2015 succesvol te zijn en blijven, moeten IT-teams nauw gaan samenwerken met andere afdelingen binnen de organisatie, met name de business. ServiceNow heeft vijf tips voor meer efficiency binnen de IT-organisatie:

1. Stop met het verkeerd gebruikmaken van e-mail
Een groot knelpunt voor organisaties is het beheren van workflow-processen via e-mail. Deze processen zijn vaak ongestructureerd en moeilijk te beheren, maar ze zijn wél te automatiseren. Zo is het ook mogelijk om dit met praktisch elk ander bedrijfsproces te doen. Het bouwen van apps op maat rondom processen van andere afdelingen biedt IT-teams de mogelijkheid om deze workflows op elkaar af te stemmen op één enkel managementsysteem. De organisatie heeft op deze manier een goed overzicht van alle activiteiten binnen het bedrijf.

2. Breid selfservice uit naar zelfredzaamheid 
Iedere medewerker waardeert een goed georganiseerde site waarop je snel kunt vinden wat je nodig hebt. IT-teams kunnen die efficiëntie creëren door een makkelijk te navigeren servicecatalogus voor medewerkers te lanceren. Sommige mensen noemen dit selfservice, maar je kunt het ook zien als zelfredzaamheid. Je kunt deze servicecatalogus gebruiken voor traditionele IT-behoeften, maar het is ook tijd om na te denken over hoe je een servicecatalogus kunt gebruiken voor bijvoorbeeld facilitair management, HR, marketing, legal en meer. Het bouwen van een uitgebreide servicecatalogus kan helpen om verschillende afdelingen te voorzien in deze behoefte en biedt medewerkers een ‘one-stop-shop’.

3. Begeleid het bedrijf bij het creëren van een sterke dienstverleningscultuur
Financiën, legal, logistiek en HR willen een sterke interne dienstervaring leveren aan werknemers, maar velen beschikken niet over de technische kennis om dit te doen. Door business units goed te begeleiden tijdens deze verandering, zal iedereen binnen het bedrijf efficiënter werken. Daarbij komt, hoe meer je het bedrijf kunt beïnvloeden, hoe minder schaduw-IT-projecten je later in het jaar zult hebben. Vind de voorstanders binnen verschillende afdelingen en luister naar hun pijnpunten. Het hebben van een ‘partner-in-crime’ op andere afdelingen kan het verschil maken tussen succes en een mislukking.

4. Maak ‘data-gedreven’ keuzes 
Een enkel voorbeeld duidt nauwelijks op een trend, maar een (data)foto zegt meer dan duizend woorden. Als je verschillende afdelingen helpt om hun ongestructureerde e-mail en telefonische verzoeken te veranderen in gestructureerde verzoeken, kunnen ze inzicht krijgen in hun handelen. Kijk naar HR. De mogelijkheid om case management-processen te volgen, kan voor bruikbare inzichten zorgen. Bijvoorbeeld, als HR kan zien dat een groot percentage werknemers vragen stelt over HR-voordelen, kan deze informatie prominent op een portal aangeboden worden. Op deze manier wordt er vooruitgelopen op toekomstige vragen.

5. Maak tijd om te innoveren
Hoewel veel organisaties graag willen innoveren, zullen de meeste mensen je vertellen dat hun tijd grotendeels wordt besteed aan taken ‘die nog net de lampen aanhouden’. Als IT alledaagse werkzaamheden kan automatiseren, de repetitieve taken van verschillende afdelingen, dan zul je een van de meest waardevolle diensten leveren aan een organisatie, namelijk tijd om te innoveren.

Dave Wright, Chief Strategy Officer bij ServiceNow: “IT-professionals moeten zich aangemoedigd voelen om te streven naar productiviteit binnen de business units. Gebruik je sterktes, werk samen met collega’s van andere afdelingen en maak gebruik van hun processen. Want zoals het gezegde luidt: ‘vele handen maken licht werk’.”