Wees alert en voorkom betaling van spookfacturen

Het aantal verstuurde spookfacturen blijft stijgen en kost jaarlijks miljoenen euro’s. Spookfacturen zijn een internationaal probleem dat zich als een olievlek verspreidt. Vanuit bedrijven moet er dus meer focus komen op het voorkomen van het betalen van spookfacturen.

Clandestiene organisaties sturen regelmatig facturen met betrekking tot een aanbieding, aanvraag of registratie van een product. Deze spookfacturen lijken heel erg op ‘echte’ facturen en zijn dus op het eerste gezicht moeilijk herkenbaar. Er wordt namelijk de indruk gewekt dat de spookfactuur van een relatie afkomt.  Alhoewel de kleine letters aangeven dat het niet een factuur maar een aanbieding betreft, zijn er heel wat bedrijven, ook overheden, die slachtoffer worden van deze vorm van acquisitiefraude. Tevens geeft de Fraudehelpdesk aan dat het in de meeste gevallen gaat het om wat kleinere bedragen (tussen de 10 en 250 euro). Deze worden namelijk sneller geaccordeerd.

Clandestiene organisaties worden steeds slimmer en doen er alles aan om bedrijven op te lichten met spookfacturen. Transparent is deelnemer van Steunpunt Acquisitiefraude (SAF)  en ondersteunt ook hun initiatieven om acquisitiefraude meer onder de aandacht bij bedrijven te brengen. Om besef bij haar cliënten te creëren en betaalde spookfacturen te identificeren geeft Transparent, specialist in Accounts Payable data mining, cliënten inzicht in hun crediteurenadministratie. Transparent heeft tot nu toe in totaal bijna 2 miljoen euro aan spookfacturen door haar systemen zien gaan. Tevens zitten er in haar database meer dan 200 ‘leveranciers’, waaronder ook internationale, die deze spookfacturen versturen. Dit zijn opvallend grote getallen die goed de omvang van het probleem weergeven.

Transparent identificeert  spookfacturen voor haar klanten en plaatst de bijbehorende clandestiene (internationale) organisaties op een black list. Door het gebruiken van een black list reduceert u aanzienlijk het risico van het betalen van een spookfactuur. Dit neemt echter niet weg dat u ook spookfacturen van andere organisaties kunt ontvangen. Uiterst nauwkeurig te werk gaan is daarom altijd aan te raden.

Bedragen die betaald zijn aan spookfacturen kunnen niet meer teruggevorderd worden, zelfs niet door Transparent.  Wees daarom alert en voorkom betaling van spookfacturen. Om u alvast op weg te helpen volgen hierbij een aantal tips om betaling van spookfacturen tegen te gaan:

• Zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de gevolgen van spookfacturen. Een open communicatiestructuur tussen de crediteurenadministratie en andere  afdelingen zal hieraan bijdragen.
• Controleer voor betaling of de (e-) factuur afkomstig is van een bedrijf waarbij u een dienst/product heeft afgenomen.
• Lees de kleine letters op de factuur aandachtig door. Deze geven namelijk bij spookfacturen weer dat het een aanbieding betreft en de factuur dus niet verplicht betaald dient te worden. Bij twijfel kunt u voorbeelden van spookfacturen bij SAF bekijken.
• Maak zelf een black list met organisaties waarvan u de spookfacturen geïdentificeerd hebt.
• Alhoewel spookfacturen in de meeste gevallen om kleinere bedragen gaan, zijn facturen met grotere bedragen zeker niet risicovrij. Let dus ook bij bedragen boven €250 goed op!

Wilt u weten hoeveel spookfacturen er in uw database voorkomen en welke leveranciers deze verstuurd hebben? Neem dan contact op met Transparent voor een gedetailleerde analyse. Ook met vragen over de preventie van spookfacturen kunt u bij Transparent terecht.

Over Transparent
Transparent, specialist in Accounts Payable data mining, is opgericht in 2000 met kantoren in Europa, Verenigde Staten, Arabische Emiraten, Zuid-Afrika, Maleisië  en India. Transparent focust zich op: Recovery Auditing, Advies, Inzicht en Benchmarking.