MEE West-Brabant bespaart met elektronisch cliëntendossier

Bij MEE West-Brabant werken 160 consulenten. Zij verwerken samen circa 100.000 documenten per jaar. Tot voor kort kwamen die terecht in cliëntendossiers die werden opgeborgen in dossierkasten. Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE: “We hebben veel ongestructureerde informatie, bijvoorbeeld een brief van een huisarts over een bepaalde cliënt. Dat is heel wat anders dan een inkoopfactuur, die er altijd hetzelfde uitziet.” Het leek dus lastig om het proces te automatiseren. “We konden al wel scannen, maar we konden de documenten niet goed ‘wegzetten’. Daar moest dus een oplossing voor komen.”

Documenten herkenningssoftware
Thysia Information Management uit Breda bood een passend antwoord. De IT-dienstverlener gebruikte hiervoor bestaande documenten herkenningssoftware van marktleider BCT. Het probleem van de ongestructureerde informatie werd opgelost door per scan een voorblad te maken met metadata. Het scannen gaat heel eenvoudig. De consulent kruist op het voorblad aan om welke soort documenten het gaat. Het voorblad wordt meegescand en het systeem schrijft de documenten vervolgens weg naar de correcte map in SharePoint. Het systeem verwijdert daarna automatisch het voorblad en de eventuele lege pagina’s. De opzet van de mappen in SharePoint is hetzelfde als voorheen in de fysieke dossiers. Hierdoor is het zeer gebruiksvriendelijk en is de acceptatie onder de gebruikers groot.

Tijdsbesparing
Welling: “Onze medewerkers besparen nu veel tijd. Ze hoeven informatie nog maar een keer in te voeren. Bovendien kunnen ze overal bij, omdat ze veel sneller kunnen zoeken. De scans worden opgeslagen als een volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken. Als je bijvoorbeeld de cliëntnaam niet meer weet, maar wel dat je met hem in het Franciscus ziekenhuis bent geweest, kun je dat gebruiken als zoekargument.”

Volledige integratie
Een van de eisen van MEE aan de leverancier was de mogelijkheid om het dossier straks ook te koppelen aan het basis informatiesysteem Microsoft Dynamics NAV (v/h Navision). Welling: “Thysia complementeert de ontbrekende zaken in Navision. Dat doen ze snel en goed en dat levert ook een kostenbesparing op. Als je in een ERP-systeem iets wilt aanpassen kost dat veel tijd en geld. Bovendien duurt het vaak lang. Door de oplossingen van Thysia is dat allemaal niet nodig. Straks is het elektronisch dossier volledig geïntegreerd met NAV.”

MEE West-Brabant wilde het ‘werkplek onafhankelijk werken’ introduceren in haar nieuwe kantoor in Roosendaal, maar de fysieke dossiers en dossierkasten maakten dat lastig. “We kunnen ons kantoorconcept nu volledig uitrollen. We hebben geen dossierkasten meer nodig en hebben nu flexibele werkplekken. Hierdoor besparen we flink op onze vierkante meters kantoorruimte. Omdat Thysia binnen twee maanden het hele project opleverde, waren we precies op tijd klaar.”