Veenendaal, 20 november 2009 - De Hogeschool Utrecht (hierna HU) heeft de elektronische verwerking van haar inkomende facturen via OCR (Optical Character Recognition) succesvol ingevoerd. Jaarlijks ontvangt de hogeschool ruim 65.000 facturen die nu digitaal verwerkt worden.Al geruime tijd gebruikt de HU Microsoft Dynamics AX voor het afhandelen van haar administratieve processen. Een van de doelstellingen van de HU is het verlagen van de administratieve lastendruk bij haar medewerkers. Jaarlijks ontvangt de hogeschool ruim 65.000 inkoopfacturen die door de vele budgethouders geaccordeerd moeten worden. Rob Lancee, deelprojectleider van de HU vertelt over de oude situatie: “In de oude situatie werden alle facturen per interne post naar de budgethouders gestuurd; indien er iets niet klopte, werd de factuur retour gestuurd en weer opnieuw aangeboden. Doordat alles per interne post gebeurde, duurde dit proces vaak weken. Ook gebeurde het wel dat facturen hierdoor zoek raakten.”
HSO, de MS Dynamics AX partner voor de hogeschool, is gevraagd de implementatie te verzorgen van het digitaliseren van de facturen. De binnenkomende facturenstroom wordt, door gebruik te maken van OCR, ingescand en aan de vele budgethouders digitaal aangeboden. De budgethouders kunnen dan de betreffende factuur op het scherm bekijken en goed- of afkeuren. Dit alles is ingeregeld middels een workflow.
Het bouwen aan de oplossing met de HSO is erg prettig verlopen, we hebben wekelijks contact gehad en in piekperiodes vaak dagelijks. Hierdoor beschikt de Hogeschool Utrecht nu over een systeem dat helemaal aansluit op de eisen en wensen van gebruikers. Facturen worden nu digitaal van de ene locatie naar de andere gestuurd en door de ingerichte workflow is het altijd duidelijk waar de factuur ligt. Dit betekent niet alleen een enorme tijdwinst, ook is het zoekraken van facturen behoort nu verleden tijd.
Astrid Banen, sales manager bij HSO, is blij dat dit project succesvol is afgerond en zegt: “Door deze oplossing is de HU in staat om de vele binnenkomende facturen op een centrale plaats binnen te laten komen en vervolgens elektronisch te distribueren naar de verschillende budgethouders. Daardoor is het goedkeuring- en betalingsproces verkort en is de administratieve lastendruk zeker verminderd. Iets wat de HU als doelstelling heeft.”
Over Hogeschool Utrecht:
Hogeschool Utrecht (HU) wil bijdragen aan een duurzame kennissamenleving waarbij de mens het uitgangspunt is. Waar onze studenten en medewerkers zich kunnen ontplooien, zich thuisvoelen, en waar men in samenwerking met hun relaties durft te experimenteren en te innoveren. HU biedt studenten en medewerkers kansen om zich optimaal te ontplooien in studie en werk, zodat iedereen zijn capaciteiten zo goed mogelijk in de praktijk kan brengen.
HU leidt hoogwaardige professionals op en werken daarnaast, door ondernemerschap en kennisontwikkeling, aan de innovatie van de beroepspraktijk. Vandaar de sterke externe oriëntatie op sociaal -, economische - en maatschappelijke vraagstukken. Niet alleen in Nederland maar ook internationaal.
Voor meer informatie over de HU kunt u contact opnemen met Rob Lancee van HU, telefoonnummer +31 (0)30 238 8075 of de website bezoeken:
www.hu.nlOver HSO:
De dienstverlening van HSO beslaat het gehele spectrum aan diensten dat van belang is voor een succesvolle implementatie en een duurzaam beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics AX. HSO richt zich op business consulting, implementatieprojecten, technologie integratie, alsmede het beheren van Dynamics AX omgevingen. HSO helpt bedrijven met het verbeteren van bedrijfsresultaten door het verhogen van de productiviteit en effectiviteit van de logistieke en financiële organisatie. Hiervoor wordt gewerkt met moderne technologie voor bedrijfstoepassingen gebaseerd op Microsoft Dynamics AX. HSO bestaat sinds 1989 en heeft ruim 175 medewerkers met vestigingen in Nederland, Duitsland, Italië, Noord Amerika en Azië. HSO is gespecialiseerd in, en legt zich volledig toe op, de verkoop en implementatie van Microsoft Dynamics AX, indien gewenst op basis van fixed price.
Voor meer informatie:
Astrid Banen: +31 (0)318 509 400 of
abanen@hso.com |
www.hso.com