BCT levert DMS aan gemeente Zevenhuizen-Moerkapelle

De gemeente Zevenhuizen-Moerkapelle is gestart met de implementatie van het document management systeem Corsa van BCT Guiding Documents. Het project voorziet in de digitalisering van alle documentstromen en vormt tevens de eerste fase van de uitbreiding van de elektronische dienstverlening en de digitalisering van de werkprocessen in de gemeente Zuidplas, die per 1 januari 2010 ontstaat door het samengaan van de gemeenten Zevenhuizen-Moerkapelle, Nieuwerkerk aan de IJssel en Moordrecht. Parallel aan dit project worden een systeem voor content management en mid-office applicaties aangeschaft en geïmplementeerd.

De drie gemeenten, die per 1 januari 2010 opgaan in de nieuwe gemeente Zuidplas, zijn al voortvarend aan de slag gegaan met de integratie van de activiteiten en de organisatie. De activiteiten op het gebied van informatiemanagement worden ondergebracht in de afdeling Facilitaire Zaken, waaronder ook de Documentaire Informatie Voorziening valt, en in de afdeling P&O en I&A. Binnen die afdelingen is de laatste tijd intensief samengewerkt aan de inrichting en ondersteuning van de toekomstige, gezamenlijke DIV-werkprocessen.

De gemeenten Nieuwerkerk aan den IJssel en Moordrecht hadden al een systeem voor het digitaliseren van de postverwerking en de archivering van documenten. De gemeente Zevenhuizen-Moerkapelle was nog niet zover, maar kreeg wel de pilot met het nieuwe document management systeem toegewezen. “Het is juist een voordeel, dat we in Zevenhuizen-Moerkapelle met een schone lei kunnen beginnen”, zegt projectleider DMS Michael Burgmans. “Nadat we samen een plan van aanpak en een programma van eisen hadden opgesteld, bleek dat de systemen in Nieuwerkerk en Moordrecht aan vervanging toe waren. We kunnen hier dus volkomen onbevooroordeeld met het nieuwe systeem aan de slag, waarbij de nieuwe werkwijze voor de gemeente Zuidplas centraal staat. Uiteraard worden gegevens vanuit de huidige applicaties geconverteerd. De DIV- medewerkers van de twee andere gemeenten kunnen na de zomer ‘snuffelstages’ lopen bij Zevenhuizen-Moerkapelle om kennis te maken met het systeem en ervaring op te doen. De eindgebruikers van de gemeenten Nieuwerkerk aan den IJssel en Moordrecht komen later dit jaar aan de beurt. De applicatiebeheerders en medewerkers DIV, die bij de pilot betrokken zijn, zullen ook een belangrijke rol spelen bij de enthousiasmering en opleiding van de andere werknemers.”

Het nieuwe DMS wordt geleverd door BCT Guiding Documents. Het systeem moet voor de zomer operationeel zijn. Het gaat om MyCorsa voor de opslag en archivering in combinatie met Corsa Capture voor het scannen van documenten. Daarnaast verzorgt BCT de integraties met de applicaties, die op de vakafdelingen gebruikt worden. Aan de keuze voor BCT ging een omvangrijk selectieproces vooraf, waarbij vijf leveranciers betrokken waren. Het traject bestond uit diverse referentiebezoeken, presentaties en demo’s, die bijgewoond werden door werknemers van de afdelingen Facilitaire zaken, P&O en I&A, maar ook door het management en de toekomstige gebruikers. Naast functionaliteit en prijs gaf vooral de ondersteuning bij de beschrijving van een groeipad naar de toekomst de doorslag, waarbij de nieuwe gemeente volledig vrij blijft in de keuze van applicaties en leveranciers. “Die moeten naadloos met het DMS geïntegreerd kunnen worden, want we willen ons niet bij voorbaat op één leverancier vastleggen.”

De nieuwe gemeente Zuidplas wil een professionele IT-infrastructuur ontwikkelen, die de werkprocessen en dienstverlening richting burgers optimaliseert. De eerste stap is de digitalisering van alle inkomende, interne en uitgaande post en een eenvoudige routering van de documenten in de organisatie. Burgmans: “Als het systeem draait, stoppen we direct met de verspreiding van fysieke documenten. Werknemers mogen wel documenten voor eigen gebruik printen en bewaren, maar het DMS is leidend; zeker ook wat betreft versiebeheer. Na de pilot in Zevenhuizen-Moerkapelle wordt het systeem per 1 januari 2010 in de hele, nieuwe gemeente Zuidplas uitgerold. In de volgende fase willen we het content management systeem met workflow functionaliteit, externe databases en een mid-office applicatie aan elkaar koppelen. Het ultieme doel is de koppeling van de front-office aan de back-office, waardoor de werkprocessen grotendeels geautomatiseerd worden, om onze burgers optimaal van dienst te kunnen zijn.”