Uit onderzoek van HR-dienstverlener SD Worx blijkt dat veel organisaties op het gebied van de salarisadministratie nog veel kunnen leren. Organisaties zijn vaak niet op de hoogte van de veranderingen in de wet- en regelgeving, terwijl die toch regelmatig voorkomen.
Onbelaste kostenvergoedingHet allergrootste struikelblok blijkt nog steeds de onbelaste kostenvergoedingen te zijn. Bij het declareren van kosten wordt vaak de fout gemaakt dat er geen verantwoording wordt gegeven bij het verstrekken van de vergoeding. Voorheen kon dit achteraf worden gedaan. De kostenvergoeding moet vooraf onderbouwd zijn en organisaties moeten beschikken over een reglement waarin is opgenomen welke kosten wel en welke niet onder deze vergoeding vallen. Een voorbeeld hiervan is een werkgever die een ‘algemene’ kostenvergoeding van 100 euro geeft aan een medewerker en hiervoor geen verantwoording aflegt. Als hij dit gedurende vijf jaar doet en de belastinginspecteur komt hier achter, dan staat hem een naheffing van 6.000 euro exclusief boetes te wachten.
Ook verstrekkingen gerelateerd aan de Nederlandse gulden, zoals een vergoeding van € 90,75 (x 2,20371 = fl 200,00), duiden op het niet adequaat inspelen op wijzigingen in wet- en regelgeving.
ReiskostenvergoedingDe wet- en regelgeving is constant in beweging. Zo zijn er ook veranderingen geweest bij het geven van woon/werk reiskostenvergoeding. Veel werkgevers geven medewerkers een standaard bedrag per maand. Echter, hier is momenteel een handige rekensom voor die moet worden gehanteerd. Stel een medewerker woont 10 kilometer van zijn kantoor. Dat betekent dat hij recht heeft op 10 x 0,19 x 2 (heen- en terugreis) per dag. De belastingdienst geeft aan dat dit 214 dagen mag worden uitgekeerd, aangezien een gemiddelde wordt gehanteerd (verzuimdagen, vakantie, thuiswerken, etc). De bovengenoemde werkgever heeft dus recht op 10 x 0,19 x 2 x 214 : 12 = 67,77 euro per maand.
Verder komt naar voren uit het onderzoek dat organisaties bereid zijn te investeren in bijzondere zaken zoals een salary-split of 30% regeling. Is de regeling eenmaal juist geïnterpreteerd dan wordt daar nadien nog zelden aandacht aan besteed. Dit terwijl deze regelingen wel degelijk aan verandering onderhevig zijn. Ook wordt er zelden getoetst of de destijds opgezette regeling (fiscaal) nog wel aantrekkelijk is voor de betreffende medewerker.
“Veel organisaties denken te licht over salarisadministratie en zijn niet juist voorgelicht”, zegt Toon Nouwens, consultant bij SD Worx. “Een organisatie moet regelmatig alle veranderingen in wet- en regelgeving opschonen in de administratie om naheffingen en boetes te voorkomen. Op korte termijn kunnen ze hier veel kosten mee besparen en problemen voorkomen.”
(426 woorden)
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over SD WorxSD Worx is marktleider in België en de derde grootste aanbieder van payroll en HR-diensten in Europa. SD Worx bedient zijn klanten vanuit een geïntegreerd concept waarbinnen payroll, HR-diensten en juridisch advies vanuit één organisatie worden aangeboden. Het in 1945 opgerichte bedrijf telt 24 kantoren en ruim 1.600 medewerkers in de Benelux. Sinds 2006 bedient SD Worx de Nederlandse markt vanuit een kantoor in Breda. In september 2006 ging SD Worx een joint venture aan met Asecom Nederland B.V. SD Worx is de afgelopen jaren sterk aan het internationaliseren. Zo nam het bedrijf in 2007 de Franse payroll-softwarespecialist LOGI-RH over en in mei 2008 het Duitse ACCURAT.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met OCTANE PR:
Ingrid van den Nieuwenhof, tel. 040 266 11 30,
ingridv@octanepr.com