De gemeente Rijswijk is een van de snelste stijgers op de ranglijst van gemeenten, die hun dienstverlening via internet het best geregeld hebben. In de ranglijst van Overheid.nl, die de dienstverlening beoordeelt op zes criteria, steeg Rijswijk van plaats 273 in juli 2008 naar plaats 19 in december 2008 en inmiddels zelfs naar plaats 13. Volgens Manuella Harrand, adviseur informatiemanagement bij de gemeente Rijswijk en verantwoordelijk voor de e-architectuur, is de snelle stijging van de gemeente een direct gevolg van het redesign van de website in combinatie met de implementatie van het Zakenmagazijn van BCT. Het systeem fungeert als schakel tussen de front-office (de website) en de back-office (het ambtelijke apparaat) van de gemeente.
Inwoners van Rijswijk kunnen vanaf het najaar van 2008 via de vernieuwde website van de gemeente interactieve formulieren invullen, die vervolgens automatisch een zaak starten en worden doorgesluisd naar de digitale werkvoorraad van de ambtenaren. Het gaat bijvoorbeeld om verhuisberichten, kwijtscheldingen, klachten, hondenbelasting, parkeer-, kap- en evenementenvergunningen. De verdere afhandeling van de aanvragen wordt aangestuurd met behulp van workflow faciliteiten in het systeem. Tegelijkertijd worden de inwoners via een persoonlijke internetpagina en e-mail op de hoogte gehouden van de status van hun aanvraag of verzoek. Dankzij het systeem wordt niet alleen de doorloopsnelheid van aanvragen verbetert, maar neemt ook de transparantie van de dienstverlening toe.
“Wij zochten naar een gemakkelijke en flexibele oplossing om diensten via internet aan te bieden”, licht Harrand toe. “Daarbij was niet alleen de kwaliteit van de voorkant belangrijk, maar ook de integratie met de back-office. Vaak zie je mooie portalen op internet, maar achter de schermen worden de formulieren gewoon uitgeprint en in papieren dossiers door de organisatie gestuurd. Wij hebben gekozen voor een IT-infrastructuur, waarmee het hele proces automatisch en elektronisch afgehandeld kan worden. Dankzij BCT, dat naast het Zakenmagazijn ook het document management systeem en het workflow management systeem levert, is dat prima gelukt.”
De gemeente Rijswijk staart zich niet blind op de ranglijst, maar is wel erg trots op de snelle stijging, temeer omdat de toepassing inmiddels ook is genomineerd voor VIP-applicatie van het jaar. Harrand: “De ambitie, die we ooit hebben geformuleerd, was een plek bij de eerste honderd, maar nu kijken we toch voorzichtig naar de top 10. Niet zozeer voor onszelf, maar vooral ook omdat burgers belang hebben bij een goede dienstverlening. Om in de top 10 te komen hebben we tot 2010 nog een lijst met een tiental verbeterpunten af te werken. Zelf hebben we een lijst met 97 verbeterpunten opgesteld, waaraan we nog willen werken. Aan de voorkant gaat het bijvoorbeeld om de uitbreiding van het aantal formulieren, meer functionaliteit op de website en innovatieve toepassingen zoals gepersonaliseerde nieuwsbrieven. Aan de achterkant om de programmering en de koppeling van systemen, waardoor werkprocessen nog sneller in gang gezet en uitgevoerd kunnen worden.”
Noot voor de pers: Meer informatie over BCT Guiding Documents is te vinden op
www.bct.nl. U kunt over het project ook contact opnemen met Peter Reidsma, telefoon: 046-4424545 of per e-mail:
peter.reidsma@bct.nl.
Over BCT Guiding DocumentsBCT Guiding Documents ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 500 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT onder de naam Process Solutions een serie applicaties voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, milieuvergunningen, bouwaanvragen, bezwaar- en beroepprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en classificatie geïntroduceerd.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 130 personen, die zich bezighouden met ontwikkeling, implementatie, opleiding en onderhoud. In 2007 behaalde BCT een omzet van 13 miljoen euro.