Veel gebruikers van ERP-systemen denken nog steeds in termen van fysieke rapporten (layouts) als er wordt gesproken over beslissingsondersteunende informatievoorziening. Een optimale gebruikmaking van moderne BI-tools vergt echter een omslag in het denken over de wijze waarop informatie het beste aan de gebruiker kan worden aangeleverd. In dit artikel pleit HGH Business Consultancy voor onze nieuwe strategie waarmee een veel effectievere en meer flexibele BI-oplossing voor een organisatie kan worden verkregen.
Verlaat het “rapportdenken”!
Het traditionele rapportdenken is gebaseerd op verouderde ICT-infrastructuren, waarin een efficiëntere oplossing niet mogelijk was. Informatie kon uit de onderliggende transactiesystemen alleen worden onttrokken door representatie van deze gegevens in een fysieke vorm, d.w.z. papieren rapporten.
Deze rapportagevorm kenmerkt zich door een starre structuur. Bij elk wijzigingsverzoek moest het bestaande rapport door een deskundige worden aangepast. Of nog erger: er ontstond redundantie (verdubbeling) doordat allerlei min of meer identieke rapporten werden gecreëerd met telkens slechts een iets andere sortering of filter. Met al snel een slecht onderhoudbare kluwen van rapporten (met hieronder ook veel in onbruik geraakte varianten) tot gevolg. Deze vorm van rapportage wordt in vaktermen ook wel de “layout led”aanpak genoemd.
Hét alternatief, wat zich sinds de komst van het SQL Server 2005 BI-platform aandient, vormt de informatie gerichte aanpak (de zogenaamde “data led” benadering)! Niet meer de fysieke vorm waarin de gegevens worden gepresenteerd staat hierin centraal, maar de informatie zelf. De fysieke layout is hierin van ondergeschikt belang geworden. Zelfs het medium voor de uitvoer. Als uitvoerstation kan de gebruiker immers kiezen tussen bijvoorbeeld een webpagina, Excel-sheet, PDF-file of papieren printout etc.. Uit de beschikbare elementen kiest de gebruiker zelf de informatie die hij wenst te onderzoeken. In een gesommeerde vorm met een drill down-mogelijkheid, zodat alleen naar wens kan worden ingezoomd op specifieke detaildata.
Deze aanpak heeft twee zeer belangrijke effecten tot gevolg:
- Vanwege het loslaten van de fysieke presentatievorm kan de verkregen oplossing óók worden ingezet voor flexibele ad hoc informatiebehoeften.
- De ongetrainde eindgebruiker verkrijgt nu eindelijk de tools waarmee zelfstandig rapporten kunnen worden opgesteld. Gecreëerde rapporten worden automatisch gepubliceerd op de rapportagewebsite van uw organisatie (d.m.v. SQL 2005). De inwilliging van een langlopende belofte in IT-land…
De juiste gelaagdheid in uw rapportageoplossing en de afgewogen toolmix
HGH Business Consultancy volgt een bewuste strategie bij het oplossen van een rapportagevraagstuk. Het primair denken in rapporten (layouts) is verlaten. Daarentegen wordt een logische top down inrichting van de rapportageoplossing in lagen nagestreeft. Het einddoel vormt een rapportageoplossing die effectief, snel én flexibel is. Naast het hanteren van een hele lijst interne “Best Practices” komt de aanpak op het volgende neer:
In de eerste instantie wordt gebruikmaking van de multidimensionale tools (OLAP en SQL Service Analysis Services) gepropageerd. Voordelen:
- Gegevens (ook sommaties) zijn zéér snel beschikbaar
- Uitstekende mogelijkheden voor ad hoc rapportages
- Volledig geïntegreerd met MS Excel 2007 (tevens sommige voorgaande versies)
- Als alternatief voor Excel ook de Report Builder tool uit SQL Server 2005 te gebruiken
In de tweede instantie worden gebruiksvriendelijke rapportagemodellen in (SQL Server Reporting Services) overwogen. Voordelen:
- De gebruiker kan zelf rapporten opstellen stellen, omdat het (technische) datamodel van Axapta/DynamicsAx is vertaald naar een gebruiksvriendelijk te benaderen gegevensbron. Dit model bestaat uit gebruiksvriendelijke objectnamen voor zowel data-elementen. Hiervoor is nagenoeg geen training benodigd!
- Alle rapporten zijn web based als in vele andere presentatievormen (HTML, PDF, TIFF-image, printer etc.) beschikbaar.
Pas dáárna spreken in termen van rapporten met een (veelal) expliciete layout-wens. Voordelen:
- Het veelal arbeidintensieve alternatief van een rapport met een vaststaande layout wordt alleen dan ingezet indien niveau 1 en 2 geen oplossing bieden.
Stel een BI-beleidsplan op
BI is veel meer dan het oplossen van een rapportagevraagstuk. BI kan worden ingezet als competitief en concurrerende kennistechnologie. Het Data Mining onderdeel uit het Analysis Services onderdeel van de SQL 2005 database (ook licentievrij aanwezig) biedt ondermeer geavanceerde methodieken om allerlei trends te signaleren en verborgen informatie te ontdekken in uw orderhistorie. Later in 2008 zal
Microsoft PerformancePoint Server zijn intrede doen in Microsoft-omgevingen. Met deze oplossing kan naast het meten van een bedrijf via BI tevens de gehele cyclus van Plannen, Meten, Evalueren en Bijsturen onder controle brengen. Een andere reden om nu alvast gereed te zijn voor de toekomst.
Door HGH is een ‘
HGH BI-scan’ ontwikkeld. Middels een standaard aanpak/document met een vaste onderzoeksstructuur kan er nu in een 5-tal dagen een klantspecifiek advies worden uitgewerkt. Als eindproduct hiervan verkrijgt de klant een strategisch document (ca. 25 pagina’s), een begeleidende Powerpoint-presentatie en een concreet voorstel voor een vervolgproject (indien relevant).
Het onderzoek brengt in kaart op welke wijze de organisatie voordelen kan behalen door het inzetten van SQL Server 2005 BI-oplossingen.
HGH Business Consultancy B.V.
Stroombaan 6-8
1181 VX Amstelveen
Tel: +31 (0)20 640 34 13
Fax: +31 (0)20 640 23 20
E-mail:
info@hgh.nl www.hgh.nl