De gemeente Noordenveld in de provincie Drenthe heeft gekozen voor SmartDocuments als vervanging van een bestaande maatwerkoplossing voor sjabloon- en huisstijlbeheer. SmartDocuments van High Concept biedt de mogelijkheid volledig automatisch standaarddocumenten te genereren.
De aanleiding voor gemeente Noordenveld om op zoek te gaan naar een nieuw systeem voor sjabloon- en huisstijlbeheer was dat het oude systeem niet met Office XP en Microsoft Word 2002 werkte. Tijdens de oriëntatiefase naar een vervangend systeem is de onafhankelijkheid van Word als belangrijke voorwaarde gesteld.
De gemeente Noordenveld heeft momenteel circa 700 sjablonen in beheer. In elk afzonderlijk Word-sjabloon ligt de huisstijl en de ondertekening vast. SmartDocuments legt alle informatie vast op één centrale plaats. Als een ondertekeningsbevoegde naar een andere afdeling gaat of de organisatie verlaat, hoeft deze informatie met SmartDocuments maar op één plaats aangepast te worden, in plaats van op alle sjablonen binnen de afdeling.
SmartDocuments wordt gekoppeld aan de centrale opslagplaats voor gegevens. Voor de eindgebruiker is het eenvoudig om gegevens automatisch in een document op te nemen. Het opnieuw invoeren van bestaande informatie wordt daarmee voorkomen.
“Wij hanteren voor de invoering van SmartDocuments in onze organisatie een duidelijk groeipad”, zegt Ties Kremer, Informatiebeheerder bij de gemeente Noordenveld. “Ons einddoel is helder, maar we gaan er stap voor stap naartoe. Eerst optimalisatie van sjabloonbeheer, dan integratie met aanwezige systemen en vervolgens aanvullende optimalisaties, zoals worlkflowmanagement.”
“Systemen als SmartDocuments zijn mede bepalend voor het succes van een organisatie”, zegt Marco Drost, algemeen directeur van High Concept. “Door werkprocessen voor de eindgebruiker te vereenvoudigen, dragen zij moeiteloos bij aan de gewenste opslag van documenten en gegevens.”
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over High Concept
High Concept is in 1994 opgericht. High Concept is leverancier van SmartDocuments, een slimme en eenvoudige oplossing voor het maken en beheren van sjablonen en het creëren van bedrijfsdocumenten die in eigen beheer is ontwikkeld. SmartDocuments kent een zeer lage leercurve en biedt de unieke mogelijkheid om documenten aan te maken en te beheren zonder te programmeren. High Concept is met SmartDocuments marktleider in Nederland en biedt naast de feitelijke softwaretoepassingen een compleet dienstenpakket; consultancy, support en op maat gemaakte cursussen.
Voor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Vera Kops van LEWIS – Global Public Relations:
Tel: 040-235 46 00 Fax: 040-235 46 01
E-mail:
verak@lewispr.com www.lewispr.com
Voor meer informatie over High Concept kunt u contact opnemen met Karen Wessels, High Concept:
Tel: 0570-672464
E-mail:
kwessels@highconcept.nl www.highconcept.nl