De DIVA, een overkoepelende organisatie van het Nederlandse archiefwezen, heeft de Nederlandse Genealogische Vereniging NGV gevraagd om een aantal websites van de archieven aan een kritisch oordeel te onderwerpen. Het was de afd. Computergenealogie van de NGV en een aantal andere NGV medewerkers die bij dit project waren betrokken. De conclusies waren verbijsterend.
De NGV stelt dat de digitale doelgroep van de archieven bestaat uit passanten, beginners, onwetenden, stamboomonderzoekers en historici. Vanuit een marketing perspectief vraagt de NGV zich af hoe de archieven nu eigenlijk op die doelgroepen en met hun websites daar op inspelen. Redenen waarom mensen digitaal naar een archief gaan zijn het voorbereiden van een archiefbezoek, het bestellen van kopieën van aktes, om een antwoord te krijgen op de vraag hoe bepaalde informatie is te verkrijgen en uiteraard de directe specifiek inhoudelijke vragen.
Volgens de NGV is Internet dé overlevingskans voor het archiefwezen. Niet alleen loopt het archiefbezoek terug, ook een goede archiefwebsite vermindert eveneens het fysiek bezoek aan een archief. Een goede site vermindert het aantal informatietelefoontjes zo begreep de NGV. Minder fysiek bezoek vermindert de druk op de studiezaal. Zou het archief daar op termijn met minder mensen het werk aan kunnen en dus kosten kunnen besparen?
Beoordelingscriteria
De genealogen beoordeelde de archievenwebsites op de kwaliteit van de website, de structuur en de navigatie-mogelijkheden, de toegankelijkheid en de aanwezigheid van bezoekersinformatie. Maar ook naar hoe actueel de site is, of die is voorzien van een overzicht van de inhoud van het archief, hoe kopieën van archiefstukken zijn te bestellen, op welke manier kan een bezoeker vragen stellen en wat voor een verdere links naar andere websites er nog meer aanwezig zijn.
Ontbreekt veel
Wanneer heemkundige-, geschiedkundige-, oudheidkundige-, historische- en genealogische verenigingen of geinteresseerde in die onderwerpen dan de doelgroep van de archieven vormen, dan mag men toch verwachten dat ieder archief over een webpagina beschikt met de adressen van dit soort verenigingen in haar werkgebied. Een aantal archieven beschikt niet over een eigen domeinnaam en zijn in dat geval met enige moeite te vinden via de site van hun gemeenten. Ook ontbreekt het vaak aan een overzicht van wat het betreffende archief nu eigenlijk in zijn collectie heeft zitten.
Met de zogenaamde nieuwspagina's is het slecht gesteld, soms trof de testgroep daar persberichten van vorig jaar op aan. Volgens de Computergenealogen van de NGV dient een bezoeker op een homepage van een archief onmiddellijk een aantal zaken te zien. Dit zijn adres-, telefoon-, fax en e-mailgegevens, maar ook openingstijden en een interne zoekmachine. "We vonden zelfs een e-mailadres onder de knop 'frequent gestelde vragen' (FAQ), de laatste plaats waar iemand zoekt wanneer hij een e-mail adres nodig heeft. Maar ook ontbreekt het de meeste archiefwebsites aan een bestelmogelijkheid", zegt Frank Lether, algemeen secretaris van de afd. Computergenealogie van de NGV. Verder wees hij op te veel en te bont kleurgebruik en het te vaak moeten klikken, hetgeen de sites er niet gebruiksvriendelijker op maken.
In dit kader stelde de NGV dat veel te weinig rekening wordt gehouden met slechtzienden of kleurenblinden. "De gebruikte letters zijn over het algemeen veel te klein en staat er te veel tekst op de pagina's", vult Lether aan. Maar er bleken ook een groot aantal onlogische zaken te zijn. Niet te lezen routekaartjes, te veel onderstreepte (dus doorklikbare) tekst, een organigram dat alleen de directie laat zien en de rest van de mensen verstopt onder de knop 'educatie'. Of een knop 'De Winkel' die verwijst naar de echte winkel van het archief en niet naar de online bestelmogelijkheid, een plaatje waar men op moet klikken om verder te komen, maar de reden waarom ontging de genealogen in het geheel. De Nederlandse archiefwereld verwacht blijkbaar weinig van het buitenland. De testgroep zag maar één website in meerdere talen. De computergenealogen wezen de archieven er op dat met Internet dé wereld het marktgebied van de archieven is geworden.
Conclusies
De conclusies die de NGV trok waren een slechte leesbaarheid van de meeste websites, over het algemeen niet geschikt voor meer dan één Internetbladerprogramma (browser), incomplete of ontbrekende bezoekersinformatie inclusief openingsuren, verouderde nieuwspagina's, het ontbreken van een zoekhandleiding, onvoldoende zoekmogelijkheden en het ontbreken van bestelmogelijkheden. Kortom, volgens de NGV is er nog veel te doen aan de websites van het Nederlandse archiefwezen.
Beoordeelde sites
Voor de test zijn uit honderden sites de sites van het Gemeentearchief Zoetermeer, Stadsarchief Heerlen, Groninger Archieven, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, Gemeentearchief Leeuwarden, Historisch Centrum Overijssel, Haags Gemeentearchief, Utrechts Archiefnet, Gelders Archief en Cultuur onder Dak Apeldoorn, uitgezocht voor een nadere beschouwing.
Over de NGV afdeling Computergenealogie
De NGV, afd. Computergenealogie wil de individuele genealoog ten dienste zijn bij genealogisch onderzoek en bevordert dit d.m.v. de mogelijkheden die de automatisering biedt. Naast het tijdschrift 'GensData', ontwikkelt zij programmatuur, bevordert het de geautomatiseerde ontsluiting van genealogische bronnen, biedt of verwijst naar geautomatiseerde genealogische bestanden, geeft voorlichting en cursussen over het gebruik van geautomatiseerde middelen bij het onderzoek naar en het vastleggen van genealogische gegevens. Regelmatig worden afdelingsbijeenkomsten en landelijke genealogische computerdagen georganiseerd.
computergenealogie.ngv.nl