Telkens wanneer een document wordt gekopieerd op een moderne kopieermachine, wordt een kopie opgeslagen op de vaste schijf van de kopieermachine. Aan het einde van de leaseperiode wordt de machine verkocht of geleasd aan een ander bedrijf. De gevoelige informatie gaat met de machine mee.
Een onderzoek uitgevoerd door experts bij Ibas heeft aangetoond dat de meeste moderne kopieermachines en multifunctionele apparaten de informatie opslaan alvorens het af te drukken. Dit maakt het erg makkelijk voor personen met computerkennis om de informatie later terug te halen.
Sluipend gevaar
“Op deze wijze lopen duizenden Noorse bedrijven het risico dat vertrouwelijke informatie van het bedrijf wordt verspreid naar derden. In andere woorden, zij stellen zich niets vermoedend bloot aan serieuze beveiligingsrisico’s,” zegt marketingmanager Tormod Nymoen van Ibas AS en voegt hieraan toe dat het onbegrijpelijk is dat de kopieermachinebranche klanten niet beter informeert over het feit dat alles wat wordt gekopieerd, ook wordt opgeslagen op de vaste schijf en op een later tijdstip door derden kan worden teruggehaald.
Jaarlijks veranderen 25.000 kopieermachines van eigenaar
Veel Noorse bedrijven leasen geavanceerde kopieermachines die benodigd zijn voor het bedrijf in plaats van deze te kopen. Veel moderne kopieermachines gebruiken vaste schijven voor het opslaan van de beelden van de gekopieerde documenten als een onderdeel van het kopieerproces. Dit betekent dat er altijd een grote hoeveelheid informatie is opgeslagen op de vaste schijf van de kopieermachine. In 2001 werden ongeveer 25.000 multifunctionele apparaten verkocht in Noorwegen. Aangezien een standaard leasecontract ongeveer 3 tot 5 jaar loopt, zullen waarschijnlijk duizenden bedrijven in 2004 een kopieermachine inruilen die veel gevoelige informatie bevat. Normaalgesproken zal het leasebedrijf de kopieermachine verhuren of verkopen aan een nieuwe gebruiker.
Kwetsbaarheid van de elektronische maatschappij
“Onze maatschappij bevat steeds meer elektronisch opgeslagen informatie. Wij leven in een wereld waarin wij worden omringd door systemen die registreren waar wij ons bevinden en wat wij doen. Daarom is het cruciaal dat wij begrijpen en ons bewust zijn wat de opgeslagen informatie eigenlijk voor ons betekent. Wie zou zich kunnen voorstellen dat een document dat ik vandaag kopieer, morgen door iemand met slechte bedoelingen wordt gevonden en gelezen,” zegt Nymoen van Ibas AS.
Ontrouwe werknemers worden ontmaskerd
Bedrijven die ontrouwe werknemers wensen te ontmaskeren nemen steeds vaker contact op met Ibas. Tijdens een opdracht waarbij Ibas probeerde elektronisch bewijs te verzamelen werd de mogelijkheid ontdekt om elektronisch bewijs te vinden op multifunctionele apparaten. Het bewijs dat werd gevonden tijdens een dergelijke opdracht was afdoende om een ontrouwe werknemer te veroordelen van een Noors bedrijf dat opereert in een zeer concurrerende branche.
De oplossing
Het verwijderen van alle gegevens van de vaste schijf voordat de kopieermachine van de hand wordt gedaan kan de beveiligingsrisico’s van moderne kopieermachines wegnemen. De verantwoordelijkheid voor het verwijderen van gegevens zou kunnen worden opgelegd aan de individuele gebruiker of het verhuur- of verkoopbedrijf die de verantwoordelijkheid op zich neemt om de alle gegevens van de vaste schijf te wissen voordat de kopieermachine wordt geleasd of verkocht aan derden.
Neem voor meer informatie contact op met:
Robbert Brans, Data Recovery Norman Benelux
Tel: +31-(0)23-7890244
Fax: +31-(0)23-5613165
Mobiel: +31-(0)6-53923713
e-mail: datarecovery@norman.nl
Website:www.norman.nl, www.ibas.be
Het gegevensbeveiligingsbedrijf Ibas, opgericht in 1978, is een van 's werelds meest toonaangevende bedrijven op het gebied van gegevensherstel, gegevensverwijdering en computercriminalistiek. Het hoofdkantoor van de groep is gevestigd in Kongsvinger, Noorwegen. De groep heeft wereldwijd dochtermaatschappijen, distributeurs en partners. Ibas maakt deel uit van de Norman-groep.
Bezoek voor meer informatie de website www.ibas.com.