IFS, wereldwijde leverancier van enterprise-software, kondigt nieuwe functionaliteit aan voor IFS Applications
die compliance met de General Data Protection Regulation (GDPR)
ondersteunt. De nieuwe functionaliteit voorziet IFS-klanten van
belangrijke mogelijkheden die compliance faciliteren in aansluiting op
nieuwe regelgeving die op 25 mei 2018 van kracht gaat. In het eerste kwartaal van 2018 wordt een vergelijkbare update uitgerold voor IFS Field Service Management.
GDPR-compliance
wordt ondersteund door de nieuwe functionaliteit die met onmiddellijke
ingang vanaf update 10 wordt geleverd in IFS Applications 9. Eenzelfde
functionaliteit zal met ingang van het tweede kwartaal van 2018 ook
worden opgenomen in IFS Field Service Management 5.7, vanaf update 3 en
nieuwer.
De
nieuwe functionaliteit ondersteunt compliance met GDPR-eisen voor alle
hoofdprocessen die zijn gerelateerd aan het beheer van persoonsgegevens.
1.
Wettelijke verzameling:
volgens de GDPR mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor een
bepaald, uitdrukkelijk omschreven doel. Daarnaast mogen ze alleen worden
bewaard zo lang dit voor het doel noodzakelijk is. De nieuwe
functionaliteit identificeert iedere betrokkene en koppelt een of
meerdere vastgestelde verwerkingsdoelen aan de persoonsgegevens,
inclusief bewaarduur. Deze doelen zijn te herleiden naar een of meerdere
wettelijke redenen voor verwerking.
2.
Veilige opslag: persoonsgegevens
moeten veilig worden ingevoerd en bewaard op de systemen die worden
gebruikt om de gegevens te verwerken. Daarnaast is het belangrijk dat de
gegevens alleen toegankelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn
verzameld. De nieuwe functionaliteit vult de bestaande mechanismen voor
op rollen gebaseerde datatoegang aan en faciliteert dit aan de hand van
een set mechanismen en mogelijkheden voor het beheer van data-items,
persoonsgegevens, dataverwerkingsdoeleinden, het verwijderen en
anonimiseren van data, en op datum gebaseerde toestemming.
3,
Veilige recall/relay: een
data-recall of -relay is een essentieel onderdeel van GDPR-compliance.
De nieuwe functionaliteit introduceert een nieuwe, standaard
rapportage.Deze rapportage kan worden opgemaakt voor een specifieke
betrokkene die staat opgeslagen in IFS Applications of IFS Field Service
Management en biedt relevante informatie, inclusief alle opgeslagen
gegevens, de doeleinden waarvoor de data wordt bewaard met relevante
vervaldatums en de wettelijke eisen waarden de data en doeleinden
voldoen.
4.
Veilig onderhoud/wissen: drie
hoofdeisen van de GDPR zijn het bijhouden van up-to-date rapportages,
het recht van de betrokkene om vergeten te worden, en de mogelijkheid
voor de datacontroller om gegevens te bewaren voor rechtmatige
doeleinden náást toestemming. De nieuwe functionaliteit biedt
mogelijkheden om databeheerprocessen te ondersteunen. Zo heeft de
datacontroller de mogelijkheid om data op te schonen, wissen or
anonimiseren, afhankelijk van de voorkeur van de betrokkene of de
vervaldatum van de bewaarperiode.
5.
Rechtmatig gebruik: het
bewaren van persoonsgegevens in het systeem, en de mogelijkheid tot een
recall, rapportages en verwijdering van de data wanneer dat
noodzakelijk is, is essentieel. Deze mogelijkheden zijn echter wel
afhankelijk van een correcte setup, onderhoud en gebruik van
persoonsgegevens, wat dan weer afhankelijk is van de toegangs-,
datavisualisatie- en informatievergaringsmogelijkheden. De nieuwe
functionaliteit biedt één toegangspunt voor de toegang tot en het beheer
van de verwerkingsdoelen en -redenen.
“Door
IFS Applications en IFS Field Service Management te verbeteren met
ondersteuning van GDPR-compliance, bieden we onze klanten geïntegreerde
en intuïtieve softwarefuncties die ze helpen te voldoen aan de nieuwe
regelgeving die in mei dit jaar van kracht gaat”, zegt Steve Treagust,
Global Industry Director of Finance, HCM and Strategy bij IFS. “Naast de
ondersteuning van GDPR-compliance stellen de nieuwe mogelijkheden
bedrijven ook in staat om datamanagementprocessen te verbeteren, om zo
de datakwaliteit te vergroten met meer relevante data. Daarnaast kunnen
ze de hoeveelheid irrelevante data terugdringen, wat leidt tot
significante kostenbesparingen.”
GDPR in de Benelux
Eind
2017 organiseerde IFS al een sessie met relaties uit de Benelux, met
als doel om meer informatie te verschaffen over GDPR. De hoofdvraag
hierbij was wat de impact van GDPR is op organisaties. Uit deze sessie
kwam naar voren dat 84 procent van de aanwezige organisaties nog in de
oriëntatiefase zat – slechts 16 procent was al actief met GDPR bezig.
Deze cijfers onderstrepen dat de impact van GDPR bij veel organisaties
nog wordt onderschat. Het is dan ook belangrijk dat IFS zijn klanten zo
veel mogelijk ondersteunt bij het voldoen aan de nieuwe wetgeving die op
25 mei van kracht gaat.
Over GDPR
De
EU General Data Protection Regulation (GDPR) vervangt de Data
Protection Directive 94/46/EC en is ontworpen om dataprivacywetgevingen
in Europa te harmoniseren, EU-burgers en hun dataprivacy te beschermen
en de manier waarop organisaties in de hele regio dataprivacy benaderen
opnieuw vorm te geven. De ingangsdatum van deze nieuwe regelgeving is 25
mei 2018. Meer informatie is
hier te vinden.
Over IFS
IFS
ontwikkelt en levert wereldwijd enterprise-software voor klanten die
goederen produceren en distribueren, assets onderhouden en
servicegerichte activiteiten beheren. De branche-expertise van onze
mensen en oplossingen in combinatie met de inzet voor onze klanten,
maken IFS een erkend leider en de meest aanbevolen leverancier in onze
sector. IFS heeft 3.500 medewerkers en ondersteunt meer dan 1 miljoen
gebruikers wereldwijd vanuit een netwerk dat bestaat uit lokale
vestigingen en een groeiend ecosysteem met partners.
Volg ons op Twitter:
@ifsworld
Lees de IFS-blog over technologie, innovatie en creativiteit:
http://blog.ifsworld.com/
Contactinformatie
IFS
PetraTuitert
Marketing Manager Benelux
+31 (0)40 292 32 92
Petra.tuitert@ifsworld.com
LVTPR
Marcel Klein /EdmeeVerbeek
+31 (0)30 656 50 70
ifs@lvtpr.nl