Moordrecht/Amsterdam, 8 december 2014
Stichting Amsterdamse Gezondheidscentra, kortweg SAG, bestaat uit 15 gezondheidscentra, die ten dienste staan van ruim 80.000 Amsterdamse patiënten. De 15 centra kunnen een beroep doen op een waarneempool van ca. 20 doktersassistentes en huisartsen. Tot voor kort werd deze flexpool beheerd en ingepland door een planner die daar vrijwel fulltime mee bezig was. “Dat wilden we efficiënter organiseren, en er was behoefte aan meer actueel inzicht in de planning van de waarneempool, zowel in de uren als geld ”, aldus Barbara Douwes, centrummanager en projectleider Aysist. “Nu kenden we de mogelijkheden van FlexPlan, en die waren hoe dan ook zeer geschikt voor ons. Toch hebben we samen met Ayton goed gekeken of een investering voor SAG in zo’n softwaresysteem niet een te zwaar middel zou zijn voor het doel. Maar tijdens de presentaties en de conferenceroompilot werd al snel duidelijk welke grote voordelen en tijdsbesparingen het zou opleveren.
Dus op 1 juni besloten we tot aanschaf over te gaan, en sinds 1 augustus zijn we operationeel en zijn de eerste verloningen gerealiseerd met de gegevens uit Aysist.”
Snelle implementatie en training van één ochtend
Het volledige planningsproces van de waarneempool is inmiddels geautomatiseerd. Alle centrummanagers hebben toegang tot FlexPlan en alle flexers via het medewerkerportaal. Barbara over de ingebruikname van Aysist: “De implementatie en het inrichten van Flexplan en het medewerkerportaal was snel geregeld. En daarnaast is FlexPlan zo gebruiksvriendelijk, dat de gebruikers na één ochtend training er volop zelf mee aan de slag konden.“
De centrummanager zet nu de benodigde diensten uit en kan het matchingsproces tot en met invulling van de dienst online volgen. Medewerkers kunnen ook hun diensten inzien, controleren en accorderen. En ze houden zelf hun beschikbaarheid up-to-date. Barbara vult aan: “Uiteindelijk gaan we het zo inregelen, dat medewerkers zelf op diensten kunnen inschrijven en onderling kunnen ruilen. Allemaal via FlexPlan. Want het systeem volgt de medewerker, en houdt precies bij hoe lang op welke kostenplaats is gewerkt. Dat scheelt enorm veel tijd en voorkomt fouten in de registratie. Maar er zijn nog veel meer voordelen.”
Effecten groot tot in de kleinste details
Naast de gebruiksvriendelijkheid en financiële registratie benadrukt Barbara vooral de positieve effecten die FlexPlan heeft in het dagelijks werk. Zowel voor de medewerkers als de centrummanagers. “Medewerkers kunnen hun wensen en voorkeuren opgeven, en daar wordt tijdens het matchingsproces ook echt rekening mee gehouden. En dat gaat heel ver, je kunt die matchingscriteria aanpassen. Wil je als medewerkers best een keer extra werken, en maakt het je dit keer niet uit of dat in jouw vaste wijk of centrum is, dan geef je dat aan. Omgekeerd kun je ook op de korte termijn je beschikbaarheid op dagen of dagdelen aanpassen, als je een middag iets anders wilt gaan doen. Je wordt dan ook niet zoals voorheen 8 keer op een dag gebeld met de vraag of je alsnog wilt werken, want FlexPlan houdt rekening met jouw criteria. Hoezeer op maat wil je het hebben?
Voor de centrummanagers is vooral het overzicht en inzicht belangrijk. Vanuit FlexPlan kun je overzichtelijke rapportages printen, die elke maand de actuele stand van zaken weergeven. Dat kon voorheen niet. De planner was continu bezig om invallers te regelen via telefoon en mail en dat bij te houden in Excel. Wat me direct op het volgende grote voordeel brengt: alle communicatie met de waarneempool verloopt ook via FlexPlan. Dat zorgt voor snelle en efficiënte communicatie. Al die communicatie wordt bovendien geborgd in het systeem, wat ook de overdraagbaarheid weer ten goede komt.”
Een blik vooruit
Barbara geeft desgevraagd aan dat ze verwacht nog meer efficiency te zullen bereiken nu het flexplanningsproces is geautomatiseerd en eenduidig is ingericht. “En als we uiteindelijk alle vaste medewerkers via het systeem zouden plannen is het helemaal ideaal. Maar daar zijn we nog niet aan toe, ook omdat alle centra met verschillende tijden en diensturen werken. Daarnaast werken wij op basis van declaraties, en dat kan nog niet worden verwerkt in FlexPlan. Wellicht dat dat bij een volgende Aysist uitbreiding wel mogelijk wordt. Maar eerst gaan we vooral veel tijd besparen qua planning en de foutmarge minimaliseren. Terwijl onze waarneempool steeds positievere geluiden laat horen ”, zo besluit Barbara tevreden.
De Stichting Amsterdamse Gezondheidscentra
De Stichting Amsterdamse Gezondheidscentra bestaat uit 15 gezondheidscentra. De gezondheidscentra, die verspreid liggen over Amsterdam, bieden zorg aan zo’n 80.000 patiënten. Op de SAG-gezondheidscentra werken meer dan 500 zorgverleners, van huisartsen tot fysiotherapeuten en van diëtisten tot wijk- en JGZ-verpleegkundigen. Samen verzorgen zij een compleet aanbod van eerstelijnszorg dicht bij huis. www.sag-amsterdam.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Voor meer informatie: Ayton bv
Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail info@ayton.nl
Tel. (0182) 377 222