“De Aysist software ondersteunt onze bedrijfsvoering waardoor we in staat zijn nog betere zorgkwaliteit te leveren.”
Moordrecht/Wageningen, 17 maart 2014
Hans Bonté, manager Bedrijfsvoering van Zinzia, maakt graag de balans op na een intensieve periode van veranderingen. In het afgelopen jaar heeft Zinzia samen met Ayton een nieuw roosterbeleid opgezet en het roosterproces geautomatiseerd. Medewerkers hebben de eerste stappen gezet op weg naar meer zelfregie op hun roosters, ten behoeve van een betere werk-privé balans. Zinzia ziet nu mogelijkheden om de zorgkwaliteit nog verder te verbeteren, door capaciteitsplanning volledig te integreren in het roosterproces en het financiële beleid te ondersteunen vanuit Aysist met de balansmodule. “Met dat financiële fundament vanuit Aysist zijn we in staat ons ‘huishoudboekje’ steeds transparant en op orde te hebben. En kunnen we ook letterlijk op elk gewenst moment de financiële balans opmaken. Dat is essentieel om te zien of je de gevraagde gecontracteerde zorg ook echt kunt blijven leveren.”
Leerproces met ups en downs
Met de automatisering van het roosterproces heeft Zinzia haar doelen voor een groot deel gerealiseerd, in termen van efficiency en tijdwinst om betere zorg te kunnen leveren. Maar er zijn zeker ook de nodige hick-ups geweest tijdens de implementatie van de nieuwe werkwijze en het nieuwe roostersysteem. Bonté hierover: “Kijk, de veranderingen grijpen direct in op ieders dagelijks werk. De verantwoordelijkheden rondom het roosteren zijn opnieuw ingericht, en daar krijg je niet iedere manager en medewerker direct in mee. Toch proberen we dat zo goed mogelijk samen Ayton te begeleiden. Ook nu is dat nog nodig. Al de gespreksstof en ervaringen nemen we mee, en dat leidt langzaamaan tot de gewenste cultuuromslag.” Ook ziet Bonté positieve ontwikkelingen. Zo constateert hij dat het bewustzijn rondom het zorgvraag-gestuurd denken en doen sterk is toegenomen. Dat zorgt er voor, dat strikter wordt gekeken naar de inzet van uitzendkrachten en naar onder- en overproductie. Daarnaast zijn in het afgelopen jaar alle cijfers expliciet gemaakt, wat meer inzicht geeft in contracten, onder- en overcapaciteit op afdelingen en “gaten” in het rooster. Het werken met de Aysist software draagt verder ook bij aan de uniformering van de werkwijze in de regio’s.
Twee stappen vooruit: met Aysist CapaciteitsPlan en de Balansmodule
Op dit moment is er, ook zonder CapaciteitsPlan, al meer inzicht dan voorheen in de mate van onder- en overcapaciteit. Aysist stelt die gegevens op elk gewenst moment ter beschikking, en daardoor kan er dus ook eerder rekening mee worden gehouden in de planning. Door nu CapaciteitsPlan te integreren, wordt direct een relatie met de ZZP’s gelegd en wordt de gecontracteerde zorg ook financieel in het systeem geborgd. Zodat nog directer kan worden gestuurd op het leveren van de gecontracteerde zorg. “En dat betekent voor onze cliënten, dat ze ook echt de zorg krijgen die ze nodig hebben en waar ze recht op hebben”, aldus Bonté. “Met CapaciteitsPlan hebben we er dus een extra begrotings- en financieel toetsings instrument bij. De Balansmodule die we in gebruik gaan nemen gaat nog een stap verder. Dit Aysist onderdeel gaat ons op ieder gewenst moment inzicht bieden in de financiële verplichtingen die we als organisatie hebben met betrekking tot PBL, ORT en verlof. Permanent inzicht in deze veelal substantiële verplichtingen zijn van essentieel belang voor de adequate aansturing van de organisatie gedurende het jaar. Doordat de registratie plaatsvindt op basis van de inzet van medewerkers op de daadwerkelijke fysieke werkplek maken we optimaal gebruik van de onderlinge mobiliteit van medewerkers, binnen afdelingen of vestigingen of regio’s. Zo draagt in onze visie het verhogen van efficiency bij aan het verbeteren van de zorgkwaliteit.”
Zinzia Zorggroep
Zinzia Zorggroep werkt aan een voortdurende verbetering van haar zorg, om haar ambitie als excellente zorgverlener te realiseren. Met ziel en zakelijkheid werkt de organisatie aan een leven met kleur voor haar cliënten. Om de positie van koploper te verkrijgen vergroot Zinzia haar kennis bij medewerkers en innoveert het ondermeer in een slagvaardige, effectieve bedrijfsvoering. De organisatie doet dit vanuit haar portfolio met complexe en multidisciplinaire zorg, in combinatie met wonen. Als expertisecentrum biedt Zinzia in de toekomst steeds meer ondersteuning aan de eerste lijn en thuiswonenden. Bij Zinzia zijn in totaal zo’n vijftienhonderd medewerkers en vrijwilligers actief. www.zinzia.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. www.ayton.nl
Foto: De heer Hans Bonté, Lid managementteam Zinzia Zorggroep
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom,
Commercieel directeur Ayton
Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222