Naarden - 11. December 2013
Uit onderzoek, uitgevoerd door
Lexmark, blijkt dat bedrijven die handmatige processen inzetten minder efficiënt werken, met onder andere minder productieve werknemers en langere doorlooptijden tot gevolg. Lexmark vroeg kantoormedewerkers in heel Europa hoeveel tijd zij besteden aan administratieve taken en in hoeveel stappen zij dit werk afhandelen.
De ondervraagde medewerkers verklaarden dat zij meestal geen geautomatiseerde, maar handmatige processen hanteren om administratieve taken uit te voeren, zoals contracten ordenen, bestellingen verwerken en klantgegevens in adresboeken of databases invoeren. Volgens 59% van de respondenten is de kantooradministratie in hun bedrijf een te complex proces waarbij te veel stappen doorlopen moeten worden. Handmatige processen vergen waardevolle kantoortijd van medewerkers. 50% van de respondenten vindt de tijdrovende processen het grootste probleem voor de kantooradministratie.
Door op grotere schaal geautomatiseerde systemen in te zetten zouden Europese bedrijven de productiviteit van hun werknemers kunnen verhogen, hun bedrijfskosten verlagen en minder fouten maken die kenmerkend zijn voor handmatige processen.
Er blijkt een rechtstreeks verband te zijn tussen de complexiteit van de kantooradministratie en de tijd die eraan besteed wordt. Eenderde van de respondenten besteedt wekelijks drie uur of meer aan administratieve taken. Bovendien denkt 70% dat de tijd die zij hiervoor nodig hebben de laatste vijf jaar is toegenomen. Met andere woorden: bedrijven verspillen waardevolle tijd van hun medewerkers.
Inefficiënte bedrijfsprocessen hebben nog meer gevolgen dan een te lage productiviteit van de medewerkers. Een kwart van de respondenten gaf aan dat het grootste probleem van handmatige administratieve processen het risico op fouten is. Bijna tweederde van de ondervraagde Europese werknemers kan zich een voorval herinneren waarbij een fout die werd veroorzaakt bij het handmatig afhandelen van administratieve taken het bedrijf geld heeft gekost.
Meer toetsaanslagen betekent hogere kosten voor de gegevensinvoer, meer fouten en langere doorlooptijden. Dit kan een rechtstreekse impact op het bedrijfsresultaat hebben. Als een factuur niet correct wordt ingevoerd, kunnen boetes wegens te late betaling of dubbele betalingen die later hersteld moeten worden het gevolg zijn. De relatie met een klant, verkoper of leverancier kan er zelfs op stuklopen. Bedrijven dienen dus kritisch te onderzoeken of ze op de juiste manier omgaan met hun bedrijfsgegevens en de dagelijkse taken om ze te verwerken.
De oplossingen van Lexmark worden door middelgrote en grote organisaties gebruikt om efficiënter te werken. Ze zijn heel divers: van apps op mobiele toestellen om bonnetjes te scannen en in te voeren, zodat werknemers hun uitgaven niet handmatig hoeven te registreren, tot intelligente invoersoftware. Lexmark helpt bedrijven om de meest productieve workflows te creëren.
De Lexmark-oplossingen combineren scanners en printers met software voor document- en contentverwerking om informatie op een intelligente manier in te voeren. Gegevens van documenten zoals informatieverzoeken, klachten, toepassingen of rapporten worden automatisch gedigitaliseerd in een gestructureerd formaat en opgenomen in bedrijfsprocessen en –systemen, zodat de informatie binnen het hele bedrijf kan worden geraadpleegd. Gemiddeld komt dit neer op het elimineren van 85 tot 95% van de handmatige gegevensinvoer in een bedrijf, terwijl de informatie ook toegankelijker wordt.
“Ons onderzoek houdt een waarschuwing in voor bedrijven in heel Europa. Uit de resultaten blijkt dat veel bedrijven in de ‘digitale middeleeuwen’ zijn blijven steken en geen voordelen halen uit de beschikbare technologieën om de productiviteit van hun medewerkers en hun workflows te ondersteunen,” zegt Niels Priem, General Manager bij Lexmark Benelux. “Als bedrijven niet achter de feiten aan willen lopen, moeten ze geautomatiseerde en geoptimaliseerde processen overwegen om efficiënter te werken. Dit geldt ook voor hun aanpak van de dagelijkse administratieve taken.”
Informatie over het onderzoek
Lexmark nam de enquête af bij 714 kantoormedewerkers in twaalf landen waaronder België, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Italië, Nederland, Polen, Portugal, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en Zuid-Afrika. Het onderzoek werd uitgevoerd in juli 2013.
Over Lexmark
Lexmark heeft een unieke focus op het verbinden van ongestructureerde, geprinte en digitale informatie binnen bedrijven met de processen, applicaties en mensen die dit het meeste nodig hebben. Wilt u meer informatie over Lexmark? Surf dan naar www.lexmark.nl
Blijf op de hoogte van Lexmark: bekijk de
Lexmark Facebook-pagina en volg ons op Twitter via
@LexmarkNL
Lexmark en Lexmark met het diamantlogo zijn handelsmerken van Lexmark International, Inc., gedeponeerd in de Verenigde Staten en/of in andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Rosalie Heikens van LEWIS PR
Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rosalie.heikens@lewispr.com
www.lewispr.com
Petra Nemitz van Lexmark
Tel: +32 (0)27 167 466
E-mail:
pnemitz@lexmark.com