Nieuw onderzoek toont aan dat Europese bedrijven worstelen met hun papieren archieven – Nederland voorop. Iron Mountain geeft richtlijnen hoe het beter kan.
Donderdag 27 oktober is het ´World Paper Free Day´. Voorafgaand publiceert Iron Mountain een nieuwe Europese studie (Coleman Parkes Research / Iron Mountain Document Management Study, oktober 2011) die aantoont dat het beheersen van papierstromen en archieven een punt van zorg blijft voor bedrijven. Maar ook dat weinig leidinggevenden er prioriteit aan geven.
Bijna de helft (45 procent) van de onderzochte Europese bedrijven en maar liefst 60 procent van de Nederlandse – het hoogste van alle onderzochte Europese landen - ervaart problemen bij het beheren van zijn informatie. Op Europees niveau maakt meer dan de helft (59 procent) van de bedrijven zich zorgen over de ruimte die de opslag van papieren documenten in beslag neemt. Nederland spant ook hier weer de kroon: 88 procent kan zijn kantoorruimte beter gebruiken.
Het onderzoek geeft aan dat het informatiebeheer op vele punten een bron van zorg is: digitalisering, kosten, ruimtebesparing, toegankelijkheid, duurzaamheid en veiligheid geven hoofdbrekens.
Maar tegelijkertijd ligt bij vrijwel de helft (49 procent) van de bedrijven de verantwoordelijkheid voor documentbeheer niet bij één persoon, maar uitgesmeerd over de organisatie. Nederlandse bedrijven presteren hier het best: bij slechts 34 procent van ligt deze verantwoordelijkheid verspreid, bij liefst 40 procent is die centraal geregeld – wat het makkelijker maakt de problemen en zorgen aan te pakken.
World Paper Free Day is in het leven geroepen om bedrijven aan te zetten papierloos te gaan werken. Maar voorlopig ligt het papierloze kantoor buiten bereik. Iron Mountain adviseert de koe bij de horens te vatten en de mogelijke voordelen te benutten.
Dure kantoorruimte
Volgens het samenwerkingsverband voor informatie- en beeldbeheer AIIM, beheren bedrijven nu het tienvoudige aan informatie vergeleken met vijf jaar geleden. Veel organisaties worstelen ermee greep te houden op hun stapels facturen, klantdossiers, vergunningen en rekeningen. In de grote Europese steden vullen groeiende hoeveelheden dossiers en bestanden de duurste kantoorpanden.
In commentaar hierop, zegt Mark Duale, Europees directeur van Iron Mountain: ”Bedrijven moeten pas met een papierbesparingsprogramma beginnen als ze weten welke informatie ze beheren en wat hun risicovolle en waardevolle informatie is.”
”Bedrijven die efficiënt omgaan met papier, bewaren essentiële bestanden het best op een beveiligde externe locatie. Slechts wanneer toepasselijk, digitaliseren zij documenten om vervolgens over te gaan tot de vernietiging en recycling van papier.”
Vijf praktische maatregelen om efficiënt met papier om te gaan:
1. Papierloos worden, is niet het doel. Efficiënt zijn, is dat wel.
Feit is dat we op korte of middellange termijn niet papierloos worden. De groei van papieren archieven gaat samen met een exponentiële groei aan digitale informatie – terwijl de wet- en regelgeving strikter wordt en de bedrijfsmatige behoeften toenemen. Verbetering stuit op krappere budgetten, verouderde systemen en processen en verspreide verantwoordelijkheid over de verschillende afdelingen. Het meest pragmatisch is dan een hybride aanpak, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten informatie en die beide worden beheerd binnen een samenhangende informatiestrategie.
2. Organiseer en segmenteer de informatie
Veel organisaties hebben grote archieven vol papieren documenten en weten eenvoudigweg niet waar te beginnen. De papieren geschiedenis is een enorm probleem. Het geheim zit hem in segmentatie. Bedrijven moeten weten wat waar te vinden is. Zij moeten weten wat de bedrijfskritische dossiers zijn, wat de werkdocumenten zijn, wat de actief-gebruikte en de niet-gebruikte informatie is, welke data opgevraagd kunnen worden door derden en welke data overbodig zijn en in aanmerking komen voor vernietiging. Dit segmentatieproces doet het papierprobleem van bedrijven krimpen, beschermt de schaarse middelen en concentreert de aandacht op de waardevolle documenten.
3. Begrijp de juridische implicaties
Het juridisch speelveld wordt strikter en ingewikkelder. Voor internationale ondernemingen dient het schrikbeeld zich aan in de greep te raken van onsamenhangende wetgeving in verschillende landen. Bedrijven moeten weten wát ze hóe moeten bewaren en moeten zich een weg banen door een bureaucratische mijnenveld om binnen de wet te blijven opereren. Het advies aan hen is om met deskundige derden te werken, die weten hoe documenten volgens de toepasselijke wetten en regels bewaard moeten worden en die de bewaartermijnen bijhouden gedurende de gehele levenscyclus, van aanmaak tot vernietiging.
4. Doe het de deur uit
Behalve opslagkosten, zijn er hoge kosten voor medewerkers die tijd besteden aan het opslaan, beheren en terugzoeken van bestanden. Een betrouwbare derde partij kan fungeren als verdedigingswal en het leeuwendeel van het binnenkomende papier voor zijn rekening nemen, voo die het kantoor zelfs maar kan bereiken - en onderwijl de naleving van wet- en regelgeving in de gaten houden. Ter zaken doende documenten digitaal in de bedrijfsprocessen van bijvoorbeeld de crediteurenadministratie worden ingebracht. Minder noodzakelijke informatie kan voor een overeengekomen periode worden opgeslagen en nadien veilig vernietigd.
5. Geen digitale standaardaanpak
Een veelgehoorde gedachtengang luidt: ”Stel alle documenten digitaal beschikbaar, vernietig het papier en je hebt een papierloos kantoor.” Deze aanpak leidt altijd tot overinvestering in digitale documenten die waarschijnlijk nooit worden gebruikt en werknemers die de procedures omzeilen en documenten afdrukken. De beoogde verbetering, betekent een verslechtering. In plaats van alles te digitaliseren, heeft het de voorkeur eerst te onderzoeken hoe informatie wordt gebruikt en dan te beginnen met de digitalisering van de meest gebruikte documenten.
Drijfveren
Nederlandse ondervraagden stellen andere prioriteiten wanneer ze overwegen het beheer van hun bedrijfsinformatie uit te besteden. Grootse verschil is hun gerichtheid op kostenbesparing, de behoefte om te digitaliseren en om ruimte te winnen.
#zie figuur#
Over Iron Mountain
Iron Mountain (NYSE: IRM) is de grootste informatiemanager ter wereld. De diensten die Iron Mountain biedt voor het beheer van fysieke en digitale data, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen. Iron Mountain´s oplossingen zorgen dat klanten hun informatie veilig kunnen bewaren en beter kunnen benutten - ongeacht de verschijningsvorm, bedrijfslocatie of bewaartijd van die informatie en documenten - en zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. Iron Mountains diensten verzekeren een correct herstel van data, het voldoen aan wet- en regelgeving en de traceerbaarheid van gegevens en documenten. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers en documenten, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert 150.000 km archief en 70 miljoen tapes. Grote groei vertonen de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende bron-informatie. Bezoek ook
IronMountain.nl.