Pluryn, organisatie voor gehandicaptenzorg en jeugdzorg in Oosterbeek, heeft gekozen voor Ayton om invulling te geven aan de nieuwe manier van roosteren: vraag- en financieel gestuurd roosteren. Ayton ondersteunt Pluryn bij de invoering van de nieuwe methodiek in combinatie met de implementatie van Aysist RoosterPlan, CapaciteitsPlan en ManagementPlan. Pluryn is al jaren intensief gebruiker van FlexPlan, het flexplanningsonderdeel van de Aysist software.
Aysist FlexPlan aan de basis van de eerste efficiencyslag
Met FlexPlan heeft Pluryn al eerder een belangrijke efficiencyslag gemaakt. Flexibilisering is organisatiebreed doorgevoerd. Het volledige beheer en de inzet van de flexwerkers wordt via FlexPlan georganiseerd. Administratief en organisatorisch is de flexinzet volledig geautomatiseerd en het management heeft volledig inzicht in de gewerkte uren én kosten. Ronald van Helvoirt, manager Vastgoed en ICT van Pluryn over Aysist: “FlexPlan heeft ons matchingsproces versneld en kwalitatief verbeterd. En het zorgt er bovendien voor dat alle kosten automatisch aan de medewerker gekoppeld blijven, dus gewerkte uren en kosten worden daar geboekt waar ze gemaakt zijn. Er is een naadloze aansluiting met ons financiële systeem, dus ook de verloning verloopt geautomatiseerd. Al deze voordelen wilden we ook terugzien in onze structurele roosterplanning.”
Integrale Aysist toepassing, vraag- en financieel gestuurd roosteren
De stap die Pluryn nu wil zetten is het zorgen voor meer grip op de structurele roosterprocessen en de kosten die daarmee samenhangen. Ook hier is gekozen voor de Ayton methodiek en de bijbehorende Aysist sofware. Van Helvoirt: “Natuurlijk kijk je als management kritisch om je heen als het gaat om een dergelijk grote investering in tijd en geld. Want het aanpakken van de formatieplanning en roostering van zo’n 3000 medewerkers is ingrijpend, zowel op operationeel niveau als op management niveau. Om nog maar te zwijgen over de ICT invulling.
Van Ayton weten we echter hoe pragmatisch ze de zaken aanpakken en we herkennen ons duidelijk in hun visie op integrale aanpak van de planningsprocessen. En, wat we als management net zo belangrijk vinden; het Aysist systeem is financieel gestuurd.”
Van Helvoirt doelt op de mogelijkheid die Aysist biedt om op basis van de zorgvraag de optimale formatie te plannen én te begroten. Wat er vervolgens werkelijk is gerealiseerd, wordt ook zichtbaar gemaakt in uren en integrale kosten vanuit Aysist. De financiële Aysist module zorgt er voor dat alle kosten, inclusief ORT, direct worden doorbelast op de juiste afdeling. “Je hebt dus altijd real-time inzicht, en bent dan echt in staat direct en tijdig bij te sturen. En dát heb je nodig, omdat we als zorginstelling zelf verantwoordelijk zijn voor een stabiele financiële situatie, om ook de komende jaren goede en betaalbare zorg te kunnen blijven leveren,” aldus Van Helvoirt.
Organisatiebreed effect
Om de volledige integratie van alle planningsprocessen te realiseren, zal Pluryn naast FlexPlan gebruik gaan maken van de Aysist onderdelen CapaciteitsPlan, RoosterPlan en ManagementPlan. Hiermee verzekert Pluryn zich van een systeem waarmee vele zorginstellingen al besparingen hebben gerealiseerd van zo’n 3-5 % op de personeelskosten. Loran Noteboom, commercieel directeur Ayton: “De ervaring leert dat onze nieuwe manier van roosteren grote impact heeft op het dagelijkse werk en de planning. Het plannen op basis van aanwezige capaciteit verdwijnt. Het denken en doen vanuit de vraag, dus vanuit de benodigde capaciteit komt daar voor in de plaats. Alle kosten zijn direct zichtbaar en de inzet is dus beheersbaar. Maar iedereen moet leren omgaan met ‘het nieuwe roosteren’. Daarom ondersteunen we Pluryn gedurende het implementatietraject met advies en trainingen om betrokkenheid op alle niveau’s te realiseren. Voorafgaand aan de volledige uitrol op 1 april 2012, gaat op 1 januari de pilot van start.”
Pluryn
Pluryn ondersteunt mensen met een complexe problematiek en/of handicap bij wonen, werken, leren, dagbesteding en vrije tijd. De focus ligt op jeugd en jongvolwassenen. Pluryn biedt ondersteuning, behandeling en zorg vanuit meer dan 135 locaties in Gelderland. Noord-Limburg en Noordoost-Brabant, met meer dan 3.400 medewerkers. Het doel: meedoen in de maatschappij. www.pluryn.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. www.ayton.nl
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom, Commercieel Directeur
info@ayton.nl
Tel. (0182) 377 222