- Beter informatiebeheer is de sleutel
- Vijf adviezen uit de praktijk
Iron Mountain heeft er onderzoek naar gedaan: Professionele organisaties met data-intensieve bedrijfsprocessen, achten hun efficiëntie meestentijds ´belangrijk´ tot ´noodzakelijk´. Maar verbetering van die efficiëntie, is in vrijwel alle gevallen gewenst. Beter informatiebeheer is de sleutel tot succes om te komen tot efficiëntere bedrijfsprocessen. ´s Werelds grootste informatiemanager geeft daarom vijf managements-adviezen voor een verbeterde praktijk.
Iron Mountain voerde zijn onderzoek* naar de efficiëntie van data-intensieve bedrijfsprocessen uit onder 5500 professionele organisaties. 90 Procent van de respondenten gaf aan dat efficiëntie belangrijk, tot zelfs noodzakelijk is. 93 Procent heeft al verbeteringen doorgevoerd, maar ziet ruimte voor verdere verbetering, of wil meer bedrijfsprocessen aanpakken.
Drijfveren
De stand van de economie, met als credo ´meer voor minder´, is een belangrijke drijfveer voor de verbetering van de efficiëntie. Klanttevredenheid is steeds vaker een prestatie-indicator en daarmee eveneens een stimulans. Regelrechte stok achter de deur, vormen een mogelijke externe audit naar de organisatie van bedrijfsprocessen, of een onderzoek van bijvoorbeeld de AFM naar het voldoen aan wet- of regelgeving. Die belangrijke aandachtspunten van het management vinden hun weerslag in de onderzoeksresultaten:
- 32 procent heeft een audit of juridisch onderzoek ervaren;
- 29 procent wil de productiviteit vergroten;
- 26 procent wil de kwaliteit verbeteren;
- 24 procent wil sneller werken;
- 19 procent wil de klanttevredenheid vergroten.
Adviezen
Vanuit de praktijkervaring met wereldwijd 140.000 klanten, heeft Iron Mountain vijf adviezen opgesteld voor verbetering van de efficiëntie van data-intensieve processen bij professionele organisaties:
1. Toegankelijkheid - Evalueer wie welke informatie waar en waarvoor nodig heeft en maak die informatie toegankelijk: bepaal de toegankelijkheids-vereisten en -rechten, de werkstromen en de middelen wat betreft opslag, indexering en digitalisering.
2. Digitalisering – Het papierloze kantoor blijft voorlopig nog toekomstmuziek, maar papier is wel een bron voor fouten en van inefficiëntie. Analyseer waar de werkstromen gedigitaliseerd kunnen worden, zet de gewenste omzetting van papier naar digitaal in gang en pas de processen aan voor digitale verwerking.
3. Eenduidigheid – Overbodige kopieën werken inefficiëntie in de hand en remmen de wendbaarheid en reactietijd van organisaties. Bepaal waar gewerkt wordt met overbodige kopieën. Centrale elektronische opslag is daar de remedie en zorgt voor bedrijfsbrede toegankelijkheid van eenduidige informatie. Zorg voor beleid en procedures die waarborgen dat afdrukken na gebruik worden vernietigd.
4. Veiligheid – Wees voorbereid op onverwachte storingen, op externe controles (audits), op juridische vragen en op onverwachte rampen. Bewustzijn is de eerste stap. Daarna volgt de implementatie van een herstelplan na een storing, en van processen om snel aan een informatievraag te kunnen voldoen. Ten derde moeten rampscenario´s zoals brand en overstroming het hoofd geboden kunnen worden, met een plan en processen voor het herstel van papieren en digitale bestanden en dossiers.
5. Wendbaarheid – De wendbaarheid van een organisatie, de business agility, om snel te kunnen reageren op verzoeken van in- en externe klanten, is in hoge mate afhankelijk van de snelheid waarmee de juiste informatie kan worden opgeroepen. Winnen aan wendbaarheid en efficiëntie kan door de werkstromen te optimaliseren. ´Optimaliseren´ is hier de vereenvoudiging tot het minimale aantal benodigde handen, overdrachten en goedkeuringen. De resultaten zijn verreikend, ook voor de klanttevredenheid, de leversnelheid, de informatie-uitwisseling binnen de toeleveringsketen en naar klanten, en voor de inzet van de bedrijfsmiddelen.
*
www.ironmountain.com/WorkArea/DownloadAsset.aspx?id=17179875049