Kinderopvang SKAR heeft in 2010 samen met Ayton een flexibiliseringstraject ingezet, waarmee inmiddels een bruto besparing van € 800.000,- aan uitzendkosten is gerealiseerd, omdat er geen gebruik meer hoeft te worden gemaakt van het externe uitzendbureau.
Ayton heeft Kinderopvang SKAR ondersteund bij de implementatie van het flexbureau binnen Kinderopvang SKAR en bij het technische matchingproces. De flexpool wordt aangestuurd en ingepland door SKAR WERK(t), het centrale flexbureau. Parallel hieraan is het gehele indiensttredingproces opnieuw georganiseerd, en is met Aysist®FlexPlan het matchingproces van de flexpool geautomatiseerd. “De besparing die we nu, een jaar na dato, al hebben gerealiseerd, is meer dan we hadden verwacht. Met de inzet van zo’n 1000 medewerkers, verdeeld over 90 locaties, wilden we een efficiencyslag maken, en deze aanzienlijke besparing op de totale personeelskosten loopt dan al snel in de tonnen”, aldus André van den Ban, manager van het SKAR Shared Service Center.
Kwaliteitsverbetering
Van den Ban is nauw betrokken bij de beleidsontwikkeling en -uitvoering rondom personeelsplanning; “Het gaat ons om meer dan alleen kostenbesparing. We deden eerder decentraal, dus vanuit de locaties, een groot beroep op uitzendkrachten. Daarmee boden we weliswaar continuïteit in de opvang, maar we willen ook continuïteit in de kwaliteit van die opvang. Dat gaat met eigen mensen, die de organisatie goed kennen, en dus meer betrokken zijn, nog beter. De Ayton oplossing voor de opbouw en aansturing van zo’n interne flexpool, die erg dicht op de groepen zit, sprak ons erg aan. De flexkrachten zijn SKAR-breed inzetbaar, op meerdere groepen of locaties. Dit heeft als voordeel dat we onze medewerkers nu een organisatiebreed arbeidsperspectief bieden en de kinderen gegarandeerd zijn van een invalkracht met de juiste kwalificaties en in principe een bekend gezicht op de groep. Om dat te realiseren maken we dagelijks intensief gebruik van FlexPlan, waarmee de flexplanning is geautomatiseerd.”
Automatisering met Aysist®FlexPlan
Het gebruik van FlexPlan stelt SKAR in staat snel de juiste pedagogische medewerker aan de juiste groep te koppelen. Alle basisgegevens en voorkeuren van de medewerkers en de team- of locatieleiding staan in het systeem, en alle mutaties worden ook geborgd. FlexPlan kent aansluitingen met het aanwezige personeelsinformatiesysteem aan de ene kant, en met het financiële systeem aan de andere kant. Zo wordt de foutmarge geminimaliseerd en kan de verloning geautomatiseerd plaatsvinden.
Marc Huizer, directeur van Ayton, benadrukt nog eens het belang van continuïteit in de kinderopvang op de groepen. “Ouders en kinderen moeten kunnen rekenen op de juiste opvang door professionals. Ook als er vergaderd moet worden, of bij ziekte of uitval van vaste medewerkers. Daarbij moet de organisatie zo efficiënt mogelijk omgaan met de inzet van die medewerkers om de opvang betaalbaar te houden. Automatisering kan daarbij helpen. We hebben destijds FlexPlan ontwikkeld samen met zorgorganisaties. Ook in de zorgsector is de noodzaak tot efficiency in de personeelsplanning evident, en de kwaliteitsvraagstukken zijn gelijk aan die van de kinderopvang. Daar waar de regelgeving en financieringsmethode in de kinderopvang anders is, hebben we dat verankerd in onze methodiek en het systeem. Naast SKAR werken dan ook andere grote kinderopvangorganisaties met FlexPlan.”
SKAR
Kinderopvang SKAR biedt op circa 90 locaties in de gemeenten Arnhem, Renkum, Overbetuwe en Lingewaard opvang voor kinderen van 0 tot 12 jaar. Wekelijks worden gemiddeld 8.000 kinderen op een vertrouwde plek opgevangen. Circa 1000 professionele medewerkers worden ingezet om op locatie of thuis optimale zorg en aandacht te bieden. www.skar.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de sectoren Zorg, Welzijn en Kinderopvang. Ayton biedt zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de vraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging en rapportage van alle vergaarde gegevens en mutaties. www.ayton.nl
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom, Commercieel Directeur
info@ayton.nl
Tel. (0182) 377 222