Noordwijk, 12 februari 2009 - Het ondertekenen van documenten is een essentieel onderdeel van verschillende bedrijfsprocessen. De handtekening biedt de ontvanger de zekerheid dat het document authentiek en rechtsgeldig is. Ondanks dat de meeste documenten en communicatie tegenwoordig gedigitaliseerd zijn, wordt de elektronische handtekening slechts op beperkte schaal toegepast. Decos Software Engineering is van mening dat veel organisaties onvoldoende op de hoogte zijn van de mogelijkheden van de elektronische handtekening en te terughoudend zijn. Dit terwijl zowel de techniek als de wetgeving al jarenlang klaar is voor praktische toepassing en de elektronische handtekening in een aantal stappen eenvoudig te implementeren is.
Een misvatting die bij veel organisaties leeft is dat een elektronische handtekening niet rechtsgeldig is. Een elektronische handtekening heeft echter volgens de Nederlandse wet dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. De gebruikte methode voor identificatie moet dan wel voldoende betrouwbaar zijn, gelet op het doel waar de handtekening voor gebruikt wordt. Dit betekent dat de benodigde identificatiemethode per situatie (en documentsoort) verschillend kan zijn. Voorbeelden van veelgebruikte methoden zijn: een scan van een handtekening, login/wachtwoord, token, SMS, DigiD en smartcard. Afhankelijk van het belang van het ondertekende document en de betrouwbaarheid van de identificatie kunnen die methoden juridisch als elektronische handtekening gelden. Uiteraard neemt de betrouwbaarheid van de handtekening (en de juridische waarde) toe naarmate er meer technische voorwaarden gesteld worden aan de handtekening. De meest betrouwbare en juridisch de meest veilige vorm is de gekwalificeerde handtekening die Decos in samenwerking met DigiNotar aanbiedt.
Ook heerst er veel onduidelijkheid ten aanzien van het archiveren van documenten met een elektronische handtekening. Wanneer gebruik gemaakt wordt van een elektronische handtekening dient de handtekening, het ondertekende document en de relatie tussen beide te worden bewaard. In de praktijk worden documenten die bijvoorbeeld met DigiD worden ondertekend, opgeslagen zonder relatie met de identificatiegegevens van DigiD. Deze praktijk komt overeen met het archiveren van ongetekende documenten.
Om organisaties te helpen bij het implementeren van de elektronische handtekening biedt Decos vijf implementatietips:
- Evalueer bij welke processen een handtekening vereist is;
- Breng per proces in kaart welk type elektronische handtekening gewenst is en welke techniek daarbij gekozen wordt;
- Begin met de processen met het meeste volume, zodat de efficiëntieverbetering maximaal is;
- Zorg voor een stapsgewijze implementatie, zodat het proces overzichtelijk blijft;
- Medewerkers hebben tijd nodig om aan een nieuwe werkwijze te wennen. Zorg daarom dat er voldoende draagvlak is binnen de organisatie en dat medewerkers goed geïnformeerd worden.
“Er is veel belangstelling voor de elektronische handtekening, maar toch kunnen we nog niet spreken over een definitieve doorbraak”, stelt Frans Dondorp, Business Developer bij Decos Software Engineering. “De meeste organisaties realiseren zich wel dat het inscannen van ondertekende documenten niet de meest efficiënte werkwijze is. Toch weten zij vaak niet welke juridische mogelijkheden er zijn en welke technieken daarvoor beschikbaar zijn. Om deze reden informeren wij onze klanten via informatiebijeenkomsten en door vragen te beantwoorden die zij hebben over dit onderwerp. Wij proberen daarbij zoveel mogelijk praktijkvoorbeelden te laten zien en hopen hiermee de onduidelijkheid weg te nemen en organisaties te stimuleren om aan de slag te gaan met de elektronische handtekening.”
(526 woorden)
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over Decos Software EngineeringDecos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting op 1 december 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Sinds de introductie van het volledige web-based document managementsysteem Decos Document in 1999 geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Decos Software biedt een flexibele, betrouwbare en complete oplossing voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie:
www.decos.nlVoor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Rogier Heemskerk van LEWIS, Global Public Relations:Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rogierh@lewispr.com Web:
www.lewispr.com Voor verdere algemene informatie kunt u contact opnemen met Alrik van Kuijk van Decos Software Engineering: Tel: +31 (0)71 364 0700
E-mail:
a.vankuijk@decos.nl