Vrijdag 5 maart 2004; om 10:02 zijn alle deelnemende partijen ingelogd en verschijnt het eerste marktoverzicht op het scherm, geprojecteerd op de muur in het kantoor van de heer A. van den Bosch, manager Vastgoed van Atrium. De elektronische aanbesteding, die weken van zorgvuldige voorbereiding van COT heeft geëist, is begonnen. De eerste biedingen van de deelnemende aannemingsbedrijven liggen allemaal onder de vooraf opgestelde projectbegroting (tot circa 30% eronder). Er volgt een spannende fase waarin alle vijf bedrijven hun prijzen aanpassen op basis van de voortdurend gesynchroniseerde marktgegevens. De biedende partijen hebben steeds 3 minuten de tijd om een nieuw bod af te geven via de beveiligde Internet verbinding; elk bod moeten worden bevestigd met een wachtwoord.
In de negende ronde laat de internetverbinding van het hele Atriumgebouw verstek gaan. Het op de muur geprojecteerde beeld van de markt in deze ronde wordt in de synchronisatie fase niet ververst! In een kantoor ernaast schakelt technologie ontwikkelaar Negometrix direct over op de back-up procedure via de hiervoor parate GPRS PC. Niet alleen de GPRS verbinding is elke aanbesteding paraat maar ook een back-up server en een stand-by medewerker in het technologiecentrum horen bij de standaard voorbereiding van een elektronische aanbestedingen. De biedende deelnemers merken nauwelijks verschil aan hun schermen; het enige verschil is dat de biedsynchronisatie fase in deze ronde enkele minuten duurt in plaats van enkele seconden. Enkele biedronden vinden vervolgens probleemloos via GPRS plaats terwijl na circa 20 minuten de internetverbinding bij Atrium hersteld blijkt. De (naar later blijkt) laatste ronde vindt weer “gewoon” via het projectiescherm plaats waar ook de eerste negen ronden werden afgewikkeld. Om 11:16 uur, 74 minuten na aanvang is de aanbesteding een feit. Na 13 ronden en 19 biedingen krijgt de Dirkzwarger Groep uit Almere de opdracht. Voorwaarde is dat zij binnen twee werkdagen de ingevulde staten van specificatie schriftelijk bij Atrium inleveren.
De Amsterdamse Woningbouwcorporatie De Key besteedde 3 weken geleden op dezelfde wijze een opdracht aan via Internet. Inmiddels is er een evaluatie onder de biedende deelnemers van de aanbesteding uitgevoerd. Een overzicht van de zeer positieve resultaten zijn onderstaand weergegeven:
- Voorbereiding (schaal van 1-10): 8
- Ondersteuning (schaal van 1-10): 8
- U doet weer mee? Ja (100%)
De resultaten van de evaluatie staan in schril contrast met de meningen binnen het uitvoerende deel van de onderhoudswereld. Kreten als: “Internet aanbesteden leidt in elk geval tot kwaliteitsverlies” en “er ontstaat een onverantwoord grote druk op de onderhoudsbedrijven” lijken hiermee te worden ontkracht.