De Amsterdamse Woonstichting “De Key” en het COT hebben op 6 februari j.l. circa € 85.000 bespaard. Dit door de voor 2004 begrote schilder- en onderhoudswerkzaamheden aan de Oranje Nassau Kazerne aan de Sarphatistraat e.o. te Amsterdam elektronisch aan te besteden via Internet. Deze aanbesteding maakt deel uit van een pilot project van Atrium, De Key en het COT om de toepassing van elektronisch aanbesteden binnen de onderhoudsbranche te beoordelen.
Voorbereiding
In de afgelopen maanden zijn alle noodzakelijke herstel- en onderhoudswerkzaamheden voor het complex in het centrum van Amsterdam door het COT in kaart gebracht. Het resulterende, 38 pagina’s tellende bestek is via een internet aanbestedingsplatform aangeboden aan een ‘‘short-list’’ van 7 gespecialiseerde onderhoudsbedrijven.
Preselectie
Vooraf had De Key een preselectie uitgevoerd en alle 7 bedrijven goed genoeg bevonden om de opdracht naar tevredenheid uit te kunnen voeren. In plaats van de traditionele envelop met een éénmalige bieding, zijn alle 7 onderhoudsbedrijven akkoord gegaan met het principe van dynamische prijsvorming door een elektronische aanbesteding; 100% transparant en allemaal in open concurrentie met elkaar. Een week voor de veiling waren alle aanbieders door COT via het internet (ondersteund door een telefonische helpdesk), ieder afzonderlijk technisch op de elektronische aanbesteding voorbereidt.
Elektronische aanbesteding
De elektronische aanbesteding verliep technisch perfect. Pieter Hennipman van De Key: “Het resultaat is indrukwekkend en de transparante procesgang is ook een belangrijk winstpunt.” De intense prijsdynamiek zorgt voor een beter evenwicht tussen vraag en aanbod. Onderhoudsbedrijven met weinig beschikbare capaciteit zullen sneller stoppen met bieden dan de onderhoudsbedrijven met (te) veel vrije capaciteit. Het zou ook zo moeten zijn dat op deze wijze in economisch mindere tijden de prijzen zich sneller aanpassen en dat er daardoor meer werk kan worden aanbesteed. Een win-win situatie voor opdrachtgever en opdrachtnemer.
Vincent van der Kraan van het COT: “Een veiling kan alleen slagen als er een eenduidig kwalitatief en kwantitatief meetbaar bestek aan ten grondslag ligt; hier gaat dan ook de meeste tijd in zitten.” Hoewel misschien het spannendste gedeelte, de veiling zelf is maar een klein gedeelte van ons aanbestedingswerk. Een voordeel van het aanbestedingsplatform van Negometrix dat wij gebruikten is ook dat het bestek en de staat van specificatie via Internet interactief aan de opdrachtnemers wordt aangeboden. Het bespaart ons en de opdrachtnemers tijd terwijl het de transparantie vergroot.
De begroting voor deze werkzaamheden was circa € 250.000,-- maar in de eerste ronde boden de opdrachtnemers gemiddeld al 14% onder de begroting terwijl er slechts één bod boven de begroting lag. Na 17 biedingen in 3 kwartier is het project uiteindelijk gegund voor € 157.000,-- (35% lager dan de begroting). De laatste jaren heeft De Key eerder met de omgekeerde situatie te maken gehad; veel van de offertes lagen boven de projectbegroting.
Woonstichting De Key
De Key (www.dekey.nl) is een Amsterdamse woningcorporatie met een bezit van ruim 33.000 verhuureenheden. De Key beheert woningen in alle prijsklassen, tijdelijke woonruimte, winkels, bedrijfspanden, garages en parkeerplaatsen verspreid over heel Amsterdam. Verhuren, onderhouden, renoveren en ontwikkelen van koop- en huurwoningen zijn de kernactiviteiten van De Key. Ouderen, jongeren en (buitenlandse) studenten hebben de speciale aandacht van De Key.
COT
Het COT is een onafhankelijke onderzoeks- en adviesorganisatie voor de bouw en industrie en heeft bijna 70 jaar ervaring in het keuren van afwerksystemen, constructies en bouwmaterialen. Ook adviseren en begeleiden wij klanten uit de vastgoed- en de civiele, industriële en maritieme sector op een praktische en resultaatgerichte manier. Daarnaast ontwikkelt en implementeert het COT strategische inkoopstrategieën inzake onderhoudswerkzaamheden voor haar klanten. Met betrekking tot elektronisch aanbesteden is een samenwerking aangegaan met Negometrix (www.negometrix.com), welke het Internet platform hiervoor heeft ontwikkeld. Dit platform wordt daarnaast onder meer voor aanbestedingen voor ziekenhuizen gebruikt.
www.negometrix.com