Amsterdam, donderdag 18 januari – Bijna de helft (47%) van de Nederlandse bedrijven noemt een gebrek aan vertrouwen als reden om werknemers geen zakelijke betaalkaart te geven. Echter vindt 63 procent van de financieel medewerkers dat ze een betaalkaart moeten krijgen om te vermijden dat zij onkosten voor het bedrijf moeten voorschieten uit eigen zak.Dit blijkt uit recent onderzoek van Payhawk, dat is gepubliceerd in het eBook Uitdagingen van CFO’s: Automatisering als reactie op de uitdagingen van 2024.
Naast een gebrek aan vertrouwen is de noodzaak om meer middelen in te zetten een reden voor bedrijven om bepaalde werknemers geen zakelijke betaalkaart te geven (55%). Het zorgt ervoor dat veel werknemers geld moeten voorschieten bij het doen van zakelijke betalingen. Bij 65 procent van de gevraagde bedrijven is voorschieten de norm, in de rest van de gevallen is de betalingswijze verdeeld tussen budgettoewijzing en betaalkaarten. Het zijn enkele opvallende uitkomsten uit onderzoek van YouGov, in opdracht van het wereldwijde platform voor uitgavenbeheer Payhawk, uitgevoerd onder 251 Nederlanders die werkzaam zijn binnen een financiële afdeling en 507 Nederlanders die in overige afdelingen werkzaam zijn.
Werknemers willen verantwoordelijkheid
De wens van de werknemers staat hier echter lijnrecht tegenover. Tot 63 procent van de financiële werknemers vindt dat personeel een betaalkaart moet krijgen om verdere voorschotten te vermijden. Het is niet gek dat het merendeel van de werknemers wil dat hun werkgever ze tegemoetkomt met zakelijke betalingen. De belangrijkste redenen waarom terugbetalingen worden belemmerd zijn het niet kunnen voorleggen van alle vereiste documentatie en een gebrek aan nauwkeurigheid in de rapportage.
Grotere kans op fouten
Een duidelijk nadeel van het voorschieten van betalingen is dat het de kans vergroot dat er fouten worden gemaakt bij het doorgeven van deze betalingen. Zo gelooft 81 procent van de financiële werknemers dat fouten gemaakt worden bij het rapporteren van uitgaven. Deze fouten ontstaan voornamelijk door een gebrek aan nauwkeurigheid bij het indienen van de uitgaven en gebrekkige kennis of training.
Chris van Dongen, Commercieel Directeur Benelux van Payhawk, ziet dat de problemen die zowel werknemers als werkgevers ervaren met betalingen sterk gerelateerd zijn aan elkaar:
“We zien dat het gebrek aan vertrouwen en de terughoudendheid om middelen te investeren in zakelijke betalingen leidt tot een betalingsproces waarin fouten snel gemaakt zijn. Dat is niet gek, als je nagaat dat het voorschieten van betalingen extra werk oplegt bij zowel personeel als financiële afdelingen. Werk dat voor een groot deel handmatig moet worden uitgevoerd. Daarom zouden bedrijven er goed aan doen om het vertrouwen op te krikken en te investeren in zakelijke betaalkaarten voor hun personeel. Het maakt waardevolle tijd vrij die beter besteed kan worden.”
Slechts een derde bezit betaalkaart
De werknemers die in het bezit zijn van een zakelijke betaalkaart beperken zich meestal tot het management en teamleiders.
Het gemiddelde kaartbezit ligt op 34 procent. Bij degenen die kleine uitgaven door personeel toestaan, zijn deze uitgaven meestal beperkt tot €750. Het gemiddelde bedrag dat uitgegeven mag worden is €553. Voor driekwart van de financiële medewerkers geldt dat alle uitgaven moeten worden goedgekeurd, terwijl de rest aangeeft dat personeel zelf over kleine uitgaven mag beslissen.
Eboek Uitdagingen van CFO’s
De resultaten van het onderzoek zijn gepubliceerd in het eBook
Uitdagingen van CFO’s: Automatisering als reactie op de uitdagingen van 2024. Met dit eBook legt Payhawk een vergrootglas op het perspectief van financiële en niet-financiële leiders over de huidige stand van digitalisering in de financiële sector en binnen hun bedrijf. Hiermee biedt het waardevol inzicht in de actuele situatie en cruciale mogelijkheden voor groei.
Het eBook is beschikbaar op de website van Payhawk.