Voor de kleinere organisatie kan het vooral lastig zijn om goed bereikbaar te zijn. Voorheen was dit te realiseren met een receptioniste of een callcenter, maar nu is er een gemakkelijkere en goedkopere oplossing: VoIP telefonie. Het scheelt niet alleen in de kosten, het maakt je onderneming meer flexibel en levert je meer potentiële klanten op!
Wat is VoIP telefonie
VoIP telefonie wordt ook wel Voice over IP, cloud telefonie, hosted telefonie, bellen over internet, internet bellen, genoemd. Ingewikkeld, maar uiteindelijk komt het allemaal op hetzelfde neer.
Met VoIP telefonie loopt je telefonie volledig via het internet. Je telefoon wordt met een netwerkkabel aangesloten op je router of een switch en niet langer op een telefoonlijn. Om die reden heb je geen telefooncentrale meer nodig. Je kunt nu gemakkelijk via een persoonlijk online beheersysteem je volledige belplan vorm geven.
VoIP telefonie beperkt je niet met een maximum aantal gelijktijdige gesprekken. Je hebt de regie en bepaald wanneer een beller in de wachtrij terecht moet komen. Zo heb je meer invloed op de klantvriendelijkheid van je proces. Via je persoonlijke online dashboard kun je gemakkelijk je geheel belplan wijzigen wanneer je wilt. Jij bepaalt de wachtmuziek, voicemails, naar wie doorgeschakeld wordt en meer.
Meer weten over de voordelen van VoIP telefonie? Eerder zette wij al
de 5 belangrijke voordelen voor ondernemers op een rijtje.
Meer klanten dankzij verbeterde bereikbaarheid
Een ingesprektoon of langer dan 15 seconden moeten wachten tot een telefoontje beantwoord wordt zorgt ervoor dat klanten geïrriteerd raken en zelfs afhaken. Dit betekent dus verlies van potentiële klanten en een verslechterde klantervaring.
Uit
onderzoek van Ipsos uit 2014 bleek dat klanten verwachten dat binnen 15 seconden hun telefoontje beantwoord wordt. Bij slechts 50% van de bedrijven in het MKB bleek dit te gebeuren.
Onderzoek van Telefoonboek.nl liet vervolgens zien dat bijna 30 procent van de consumenten die het bedrijf niet konden bereiken per telefoon, belde voor een bestelling, afspraak of een reservering.
Dit is potentiële omzet die u misloopt!
Ruim 24 procent van de respondenten gaf zelfs aan naar de concurrent te gaan wanneer een bedrijf slecht telefonisch bereikbaar is. Ondernemers lopen door slechte bereikbaarheid dus niet alleen potentiële klanten mis, maar scoren ook slecht op service, kwaliteit en algemene indruk.
Met VoIP telefonie kun je de bereikbaarheid van je bedrijf aanzienlijk verbeteren. Je bent namelijk altijd en overal bereikbaar op je vaste zakelijke nummer. Bekijk de video met uitleg hoe dit precies werkt:
https://www.youtube.com/watch?v=nw_X9IKDSZc.
Hogere productiviteit
Naast dat je de bereikbaarheid vergroot met VoIP telefonie, zijn er ook functionaliteiten die de productiviteit verhogen:
Openingstijden
Jullie klantvriendelijkheid gaat ver. Maar jullie receptie kan ook weer niet 24/7 bemand zijn. Ook al zou je dat graag willen. Met behulp van de functie ‘Openingstijden’ kun je inkomende gesprekken buiten jullie reguliere openingstijden doorschakelen naar een ander nummer. Of naar de voicemail. Dat is vooral handig als klanten op jullie vertrouwen voor het verhelpen van storingen.
Netnummer/postcode route
Met deze functie kun je op basis van het netnummer of de postcode van de beller bepalen waarheen het telefoontje moet worden gerouteerd. Belt er bijvoorbeeld iemand uit de regio Utrecht, dan kun je deze beller automatisch met de vestiging in Utrecht verbinden. Ook als iemand mobiel of met een privénummer belt, kun je deze routering toepassen door de beller te vragen zijn postcode in te toetsen. Met de functie ‘Netnummer-/postcode routing’ kan het allemaal.
Webhooks
De functie ‘Webhooks’ maakt het mogelijk om allerlei handige opties voor je te koppelen. Een voorbeeld hiervan is de koppeling van jullie CRM-systeem aan jullie telefonie. Na deze koppeling krijg je direct de klantkaart van ‘mevrouw de Groot’ op je beeldscherm als je gebeld wordt door mevrouw de Groot. Andere handige functionaliteiten, die Webhooks mogelijk maakt zijn het ontvangen van een e-mail bij een gemiste oproep, het meten van telefoongesprekken in Google Analytics en het schakelen op basis van een externe database. Maar denk ook aan koppeling met je agenda. Zit je in een meeting? Dan worden je telefoontjes automatisch doorgeschakeld naar een collega. Maar de koppeling kan nog gekken, met bijvoorbeeld je muzieksysteem. Wordt je gebeld? Dan gaat de muziek automatisch zachter. De mogelijkheden zijn legio.
Meldtekst
Zijn alle medewerkers in gesprek? Dan is het handig om dit de beller te laten weten met behulp van een meldtekst. Dus voortaan geen langdurig aanhoudende ingesprektoon meer, maar een vriendelijk ingesproken meldtekst, die de beller op een sympathieke manier vraagt om nog even aan de lijn te blijven.
Benieuwd naar alle mogelijkheden die VoIP telefonie je kan bieden? Kijk dan op www.bellenmetannabel.nl!