Bijna de helft (47%) van de bedrijven en instellingen in Nederland bewaart zijn contracten en facturen in een fysiek dossier. Dat blijkt uit onderzoek van Keala Consultancy, in opdracht van Ricoh. Slechts een derde van de onderzochte organisaties slaat contracten digitaal op en ongeveer 20% gebruikt hiervoor een speciale oplossing. Het handmatig monitoren van contracten brengt echter risico’s met zich mee, met name als het aantal te beheren contracten toeneemt. Naar schatting van de Aberdeen Group laat het mondiale bedrijfsleven hierdoor jaarlijks zelfs 120 miljard euro liggen. Opvallend is dat specifieke oplossingen voor contractbeheer relatief veel worden ingezet door overheden.
Ook als het gaat om het vergelijken van facturen met orders en contracten is er nog winst te behalen. Het onderzoek toont aan dat 70% van alle bedrijven en instellingen vaste procedures heeft om een order te toetsen aan bestaande contracten. Met name de sectoren handel en industrie beschikken over dergelijke procedures. 80% van de respondenten geeft aan dat ze beschikken over een procedure om facturen te toetsen aan een geplaatste inkooporder. Het is niet verrassend dat met name factuurintensieve sectoren – zoals handel, industrie en overheid – hier veel gebruik van maken.
De implementatie van een geautomatiseerd, digitaal proces op het gebied van
procure-to-pay biedt meerdere voordelen voor organisaties. Naast dat de kans op fouten sterk wordt gereduceerd, is het eenvoudiger om wederzijdse verplichtingen en de contractduur effectief te monitoren, waardoor de inkoopvoordelen waarvoor hard onderhandeld is verzilverd kunnen worden. Daarnaast zorgt een geautomatiseerd P2P-proces voor helder inzicht in bijvoorbeeld uitgavenbeheer, bestel- en betaalprocessen en leveranciersmanagement.
Eén van de oplossingen binnen P2P die kan helpen om het aantal fouten te reduceren en administratieve processen sneller te laten verlopen is
e-facturatie. Digitalisering van factuurstromen biedt daarnaast meteen aanknopingspunten om overige zakelijke processen te optimaliseren en gegevensuitwisseling adequaat te beveiligen. E-invoicing staat in Nederland echter nog in de kinderschoenen. Op dit moment komt nog bijna driekwart van alle facturen in Nederland per post binnen. Een kwart van de organisaties stuurt zijn facturen via e-mail, slechts 4% van de facturen wordt verwerkt via e-invoicing. Voor uitgaande facturen geldt zelfs dat slechts 3% via e-invoicing wordt verwerkt. 6,4% van alle inkomende facturen binnen alle sectoren bevat fouten, wat zorgt voor vertraging in het facturatieproces en een grotere druk op administratieve afdelingen.
Deze onderzoeksresultaten zijn opvallend. Uit eerder onderzoek dat Ricoh liet uitvoeren door
Coleman Parks en
The Economist Intelligence Unit bleek dat 61% van de leidinggevenden gelooft dat het digitaliseren van papieren documenten tussen de 5% en 20% van hun jaaromzet zou opleveren. Daarnaast is het overgrote deel (92%) ervan overtuigd dat hun bedrijf efficiënter beslissingen kan nemen als gegevens beter worden gedigitaliseerd.
Johan Kennis, Product Marketeer bij Ricoh Nederland: “De verwachting is dat verdere digitalisering van administratieve processen noodzaak wordt om de focus naar meer strategische vraagstukken te kunnen verleggen. Daarnaast groeien eBusiness netwerken door de adoptie van open standaarden. Digitalisering van administratieve processen zorgt voor ’real time’ rapportages en inzichten, de mogelijkheid om foutkansen te minimaliseren en gegevensuitwisseling adequaat te beveiligen. Daarnaast is e-business een belangrijk speerpunt binnen de Digitale Agenda van de Europese Unie. Door inspanningen van internationale partijen wordt de verdere ontwikkeling en adoptie van open standaarden voor e-facturatie en e-procurement gestimuleerd, en kunnen bedrijven profiteren van alle voordelen. ”
