Vijf grootste nachtmerries op het gebied van personeelsplanning

Iedere organisatie heeft te maken met het plannen van personeel, of het nu gaat om een bedrijf met veel of weinig medewerkers. Een optimale personeelsplanning draagt bij aan het bedrijfsresultaat, een goede werksfeer en tevreden klanten.

Voor organisaties is het goed om zich bewust te zijn van de uitdagingen waar een planner mee te maken heeft. Met dit inzicht kunnen alle medewerkers binnen een bedrijf bij gaan dragen aan een efficiënter planproces. Paralax Planning Solutions deelt vijf uitdagingen waar een planner regelmatig mee te maken krijgt:

1. Kostenbesparing leidt ertoe dat het planproces in steeds minder tijd moet plaatsvinden – Plannen is een vak apart en is een serieus onderdeel van het bedrijfsproces. Deel die waarde met de rest van de organisatie om zo draagvlak te creëren;

2. Leidinggevende/ klant wil controle houden over de planning – Zorg voor een juiste naleving van geldende ATW- en Cao-bepalingen in je branche, hier worden de meeste vergissingen in gemaakt. Stel je klanten en/ of manager tevreden met goede rapportages zodat ze inzicht hebben in het planproces, maar behoud zelf het recht op roosteringen en aanpassingen;

3. Help, mijn medewerkers gaan allemaal tegelijk op vakantie –  Begin op tijd met het maken van een vakantieplanning. Wellicht kunnen medewerkers zelf online diensten ruilen/ opvangen in de vakantieperiodes zodat de knelpunten onderling worden opgelost;

4. Verantwoordelijk voor de planning, maar hier geen ervaring mee hebben – Plannen is nog steeds vaak een bij-taak; een bepaalde medewerker wordt verantwoordelijk gemaakt voor de planning. Zorg voor de juiste scholing, zodat deze persoon zich het pakket snel eigen kan maken. Deel ook liefst de verantwoordelijkheid met meerdere collega’s, zodat niet alle last op de schouders van één persoon terechtkomt;

5. Medewerkers vragen om flexibiliteit  – Veel medewerkers doen niet graag dag in dag uit hetzelfde werk. Zorg daarom voor afwisseling in de diensten en flexibiliteit in de werktijden. Voorkom wel dat je een beroep moet gaan doen op inhuurkrachten in verband met de hoge kosten die hieraan verbonden zijn.

Rob Buikema, directeur van Paralax Planning Solutions: “Een goede planning brengt duidelijkheid en rust in een bedrijf. Dit zorgt ervoor dat medewerkers een betere balans tussen hun werk- en privé-situatie kunnen creëren, met een grotere medewerker tevredenheid tot gevolg. Betrek medewerkers in het traject, deel de verantwoordelijkheid en stuur op zelfstandigheid. Zorg hierbij zoveel mogelijk voor het invullen van het rooster met eigen medewerkers; betrek zo nodig medewerkers van andere afdelingen.”

“Plannen is een vak apart. En optimaal werkrooster komt niet vanzelf tot stand. Met behulp van uitgekiende web-modules kunnen zowel medewerkers als opdrachtgevers worden betrokken bij het planningsproces. De medewerker krijgt zo meer invloed op zijn rooster, met een hogere tevredenheid tot gevolg. Voor de planner betekent een actieve bijdrage van medewerkers minder werk, waardoor hij/zij zich meer op zijn kerntaken kan richten.”