De meeste financiële dienstverleners in Europa maken zich zorgen over de beveiliging van hun documenten in een digitale bedrijfsomgeving. Dat blijkt uit een recent onderzoek dat is gepubliceerd door
Ricoh. Minder dan de helft (47 procent) van de ondervraagde bedrijven in de financiële dienstverlening is van mening dat de beveiliging van documenten nu beter is dan in 2009. Meer dan een kwart (26 procent) denkt dat de beveiliging zelfs is verslechterd. Daarnaast is slechts een derde in staat de toegang tot documenten volledig te controleren. Dat betekent dat de meerderheid dus geen controle heeft over wie mogelijk toegang heeft tot potentieel gevoelige informatie, terwijl 63 procent zich wel doelen heeft gesteld op het gebied van documentrisicobeheer.
Deze bevindingen komen in een tijd dat de branche zich zal moeten inspannen om bij te blijven met de nieuwste technologieën. De financiële dienstverlening is gewend om informatie handmatig en op papier te verwerken. Deze werkwijze staat echter onder druk door de groeiende hoeveelheden te beheren informatie en klanten die digitaal willen communiceren. Daarnaast moeten documentprocessen in de financiële dienstverlening ook voldoen aan complexe nationale en internationale regelgeving, die transparantere documentprocessen vereist, met striktere rapportagemogelijkheden en uitgebreide audittrails.
“In de financiële dienstverlening is er, misschien meer dan in andere sectoren, een conflict tussen de twee werelden van digitale en papieren documenten. Onder druk van nieuwe regels en een veranderende klantvraag moeten organisaties snel nieuwe manieren vinden om hun essentiële informatie te beheren”, aldus Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations, Ricoh Nederland.. “Dit is één van de meest gereguleerde sectoren, maar de strijd om problemen met documentbeveiliging het hoofd te bieden toont hoe complex het is geworden om documentprocessen effectief te beheren.”
In deze sector is klantenservice essentieel voor de concurrentiepositie. Uit het onderzoek blijkt echter dat slechts een klein deel van de financiële dienstverleners erin is geslaagd documentprocessen te bieden die inspelen op de wensen van de klant (26%), zorgen voor klantenbinding (35%) en zorgen voor het winnen van nieuwe klanten (36%).
“Het zijn de documentprocessen die bepalen of klantgerichte activiteiten, zoals verkoop en marketing, facturering, dienstverlening en ondersteuning, soepel verlopen waardoor er meer tijd overblijft voor communicatie met de klant. Als deze processen niet goed werken, kunnen klanten overstappen naar de concurrent en nog erger: ze zullen anderen vertellen over hun slechte ervaring. Bedrijven in de financiële dienstverlening moeten deze processen, of het nu gaat om papier of digitaal, grondig herzien om ervoor te zorgen dat ze effectief, flexibel en veilig zijn. Hierdoor kunnen bedrijven snelle toegang tot nauwkeurige informatie bieden, waardoor ze klanten kunnen aantrekken en binden, zowel nu als in de toekomst”, aldus Boelhouwer.
Het onderzoek, de
Ricoh Document Governance Index 2012,
werd uitgevoerd door Coleman Parkes Research namens Ricoh. Het onderzoek toont de invloed aan die nieuwe technologieën hebben op het informatiebeheer in Europese organisaties (ook financiële instellingen), met inbegrip van de bedrijfskritische documentprocessen voor uiteenlopende activiteiten als de boekhouding, HR, inkoop, en het bijhouden van dossiers en aanvragen van klanten.
Wilt u weten in hoeverre er samenhang is tussen uw bedrijfsprocesssen, neem dan deel aan deze enquête of
download de onderzoeksreeks hier.