Moordrecht/Wageningen, november 2012
Zinzia Zorggroep heeft vorig jaar gekozen voor de Ayton roostermethodiek en de integrale automatisering van de personeelsplanning met de Ayton software. Samen met Ayton is toegewerkt naar een vraaggerichte en flexibele planningswijze en een verbetering van de administratieve processen. “Dat was een intensief traject, waarvan de positieve effecten zich nu duidelijk aftekenen”, aldus de heer Hans Bonté, manager bedrijfsondersteuning 
van Zinzia. “Parallel aan de implementatie van de Aysist roostersoftware, hebben we met Ayton een nieuw roosterbeleid opgesteld. Inmiddels is dat nieuwe beleid operationeel, en besparen we zichtbaar op planningscapaciteit, is de personeelsinzet geflexibiliseerd en kunnen we spreken van verbeterde zorgkwaliteit. Daarnaast zijn de administratieve processen verbeterd met de geautomatiseerde afhandeling van de verloningsgegevens.” Bonté benadrukt dat deze nieuwe roosterwerkwijze door de hele organisatie breed wordt gedragen. “De nieuwe manier van werken brengt veel veranderingen met zich mee voor de planners, medewerkers en het management. We hebben de Ondernemingsraad dan ook nauw betrokken bij alle keuzes die we hebben gemaakt. Dat vertaalt zich nu in een positieve houding, en in vertrouwen in het nieuwe systeem en de nieuwe werkwijze”.
Efficiency en kwaliteitsverbetering
Zinzia ziet verbeteringen op zowel operationeel als beleidsniveau. In de nieuwe basisroostermethodiek worden de wensen van medewerkers en afdelingen nauw op elkaar afgestemd. De afdeling ervaart meer ‘rust in de roosters’ en boekt veel planningstijdwinst. De medewerker heeft meer invloed op zijn werk-privé balans, en heeft via het Aysist Medewerkerportaal bovendien online toegang tot het eigen rooster, urensaldo en verlof. In het komende jaar zullen mogelijk meer functies aan het Medewerkerportaal worden toegevoegd. Dan wordt de zelfregie van de medewerkers nog verder verhoogd met onder meer het inschrijven op flexdiensten en onderling ruilen. Flexwerkers worden vanuit FlexPlan snel en organisatie-breed ingezet. De machtingsprocedure houdt ook rekening met ieders wensen en eisen, en de kosten van gewerkte flexuren worden daar geboekt waar ze zijn gemaakt.
Het management heeft vanuit Aysist real-time inzicht in alle gewerkte uren en kosten. Aysist voorziet hierin met overzichtelijke rapportages, en maakt directe bijsturing op inzet of kosten mogelijk. Bonté: “De efficiencymogelijkheden zijn direct zichtbaar, en zo kunnen we op verantwoorde wijze bijsturen waar nodig. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat onze cliënten altijd kunnen vertrouwen op de juiste medewerker, op de juiste plek op de juiste tijd. Dat bewijst dat je de efficiency kunt verhogen en tegelijkertijd de kwaliteit kunt verbeteren. Dat is in onze ogen een verantwoorde efficiency”.
Intensief maar zorgvuldig implementatietraject
In de afgelopen periode zijn zowel RoosterPlan als FlexPlan geïmplementeerd, en verloopt de roosterplanning en flexplanning volledig geïntegreerd om een optimale flexibilisering te realiseren.
De software is gekoppeld aan Beaufort Personeelsinformatiesysteem enerzijds en aan de financiële software anderzijds. Hiermee is het gehele administratief proces rondom de personeelsinzet geautomatiseerd, en worden gegevens met een veel lagere foutmarge uitgewisseld. Zinzia zal binnenkort ook het Aysist onderdeel CapaciteitsPlan in gebruik nemen, waarmee de efficiencyverbeteringen nog verder toe kunnen nemen.
De nieuwe werkwijze en de vergaande flexibilisering vraagt ook om beleidsaanpassingen, en goede onderlinge afspraken rondom de roosterprocedures. “Ook hierbij hebben we een beroep kunnen doen op de expertise van Ayton”, aldus Hans Bonté over dat consultancytraject. “Samen hebben we stapsgewijs toegewerkt naar de herdefiniëring van het roosterbeleid, en dat vertaald naar praktische gebruikersafspraken en instructies. Op elk niveau in onze organisatie is steeds duidelijk gecommuniceerd wat onze doelen en keuzes zijn. We zijn in een relatief korte tijd overgegaan van een aanbodgerichte, naar een naar een volledig vraaggestuurde, flexibele wijze van planning.”
Zinzia Zorggroep
Zinzia Zorggroep biedt langdurige en complexe zorg aan ouderen met dementie en mensen met lichamelijke problemen. Daarnaast biedt Zinzia onder andere dagbehandeling, dagverzorging, revalidatie, verpleeghuiszorg thuis, somatiek plus en palliatief-terminale zorg. Wat we vooral belangrijk vinden, is dat cliënten het bij ons naar hun zin hebben. Bij de cliënten thuis en in de 4 verpleeg- en verzorgingshuizen zijn in totaal zo’n vijftienhonderd medewerkers en vrijwilligers actief. www.zinzia.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. www.ayton.nl
Foto: De heer Hans Bonté, Lid managementteam Zinzia Zorggroep
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom,
Commercieel directeur Ayton
Mail info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222