Optimaal sturen met nieuwe Projectscorecard controller

Casper Haspels, Commercieel Directeur van Visma Software: “Aan een losse verzameling metertjes heb je als controller niets. Je moet weten of de cijfers die aan de basis liggen van de scorecard juist en compleet zijn en hoe ze met elkaar verband houden. En wat doe je als je bepaalde problemen signaleert? De Projectscorecard controller biedt ondernemingen een volledig en betrouwbaar beeld van de resultaten én geeft gericht advies voor het oplossen van gesignaleerde problemen. Dat maakt het veel meer dan een scorecard. Het is echte procesinnovatie, waarmee ze hun resultaten gestructureerd kunnen verbeteren.”

Direct inzicht in zaken die aandacht vereisen
De Projectscorecard controller geeft vorm aan het sturingsproces. Eerst voert de controller snel en eenvoudig een aantal controles uit met de oplossing. Zijn bijvoorbeeld alle uren geschreven en alle facturen verstuurd en werden er geen projectkosten op een gewone rekening geboekt of omgekeerd? De controller ziet direct en vanuit één scherm welke cijfers nog aandacht vergen en doet eventuele aanvullingen of wijzigingen. Daarna vraagt hij de scorecard op. Hierin wordt het bedrijfsresultaat automatisch uitgesplitst in een projectresultaat, efficiencyresultaat, bezettingsresultaat en eventueel overig resultaat. Deze Key Performance Indicators of KPI’s worden visueel weergegeven in de vorm van meters. Onder de resultaatmeters staan enkele sub-KPI’s die hiermee verband houden. De kleuren rood en groen geven aan welke KPI’s nader bekeken dienen te worden. Doordat de controller meteen ziet waar mogelijk problemen zitten, hoeft hij veel minder rapporten op te vragen. Om de achterliggende oorzaken van negatieve signaleringen te achterhalen, kan hij eenvoudig doorklikken naar een scherm met verschillende dwarsdoorsnedes, bijvoorbeeld naar projectleider, type project of opdrachtgever. De controller kan zelf bepalen welke dwarsdoorsnedes voor zijn organisatie van toepassing zijn.

Op tijd en gericht actie ondernemen
Behalve dat de controller met de scorecard in staat is om verschillende aspecten met elkaar te vergelijken, kan hij ook zaken uitzetten in de tijd en trends signaleren. Zo is het mogelijk vroegtijdig problemen vast te stellen en hierop in te springen. Tot slot geeft de scorecard ook duiding aan de signaleringen. De controller krijgt mogelijke oorzaken en oplossingen aangedragen. Zit het probleem wellicht in de interne of externe tariefstelling of worden de projectbudgetten misschien structureel te krap begroot? Op basis van deze informatie kan hij gericht actie ondernemen om de resultaten te verbeteren.