Advante, bureau voor advies, management en opleiding, is gespecialiseerd in het inrichten en continu verbeteren van organisaties, met daarbij de focus op proces en informatie.
Sturing en Beheersing, Planning & Control, een proces van de gehele organisatie?
Herkent u minstens één van de onderstaande problemen?
- Uw organisatie moet (opnieuw) bezuinigen (ombuigen), maar waar? Het maken van keuzes is echter lastig door gebrek aan adequate financiële informatie.
- U hebt onvoldoende grip op uw organisatie:
- Budgetoverschrijdingen worden vaak te laat gecommuniceerd;
- Budgethouders houden schaduwadministraties bij, omdat ze hun eigen informatie niet of nauwelijks terugvinden in de begroting. Hierdoor is er geen eenduidige kijk op de financiële situatie van uw organisatie.
- De sturingsdocumenten, zoals kadernota, begrotingen, rapportages en jaarrekeningen zijn omvangrijk, complex en ondoorzichtig:
- Specifieke doelgroepen (raad, college, ambtelijke organisatie) kunnen de voor hen relevante informatie niet of nauwelijks terugvinden in bijvoorbeeld de begroting.
- Het opstellen van de sturingsdocumenten is arbeidsintensief en vergt een lange doorlooptijd door de vele iteraties en controleslagen.
- De toegevoegde waarde van de sturingsdocumenten wordt onvoldoende gevoeld.
- Sturing en Beheersing (Planning & Control, afgekort P&C), kost veel tijd en is zeer intensief voor betrokkenen.
- Anderen praten over scrum en / of speed-begroten, waardoor een jaarrekening bijna een fluitje van een cent wordt.
Kortom, de kwaliteit en de effectiviteit van de sturing en beheersing laat te wensen over.
Wat is de oplossing?
Advante Optimalisatie Sturing en Beheersing zorgt voor een sturingscyclus waarbij iedere doelgroep z’n eigen informatie - conform de doelstelling van het Besluit Begroting en Verantwoording (“BBV”) - terugvindt, grip heeft en kan sturen, zodat:
- De raad stuurt op effecten;
- Het college stuurt op output;
- De ambtelijke organisatie stuurt op input;
- De Controller de rol van business partner krijgt in plaats van controleur.
Advante Optimalisatie Sturing en Beheersing biedt u onder andere de volgende mogelijkheden:
- Cursus gemeentefinanciën op maat;
- Begeleiding bij de implementatie van proces- en organisatieverbeteringen;
- Workshops om zelf actief de optimalisatie op te pakken;
- Coaching van de controller (van controleur naar adviseur / businesspartner).
Wij ondersteunen u op maat, waarbij wij het praktische element niet uit het oog verliezen. Onze bijeenkomsten verzorgen wij met oefeningen om tot verwerking van de theorie te komen.
Wat is het resultaat?
Kortom, samen met Advante wordt Sturing en Beheersing (Planning & Control):
- Een efficiënt proces dat de hele organisatie raakt;
- Iets wat de controller in de organisatie een podium geeft;
- Last-but-not-least een proces dat het bestuur en de politiek faciliteert.
De doelstellingen per doelgroep zijn scherp gedefinieerd en afgebakend. Het proces van Sturing en Beheersing (P&C-proces) is ingericht volgens Lean Management en dus efficiënt met een korte doorlooptijd. De omvang van de sturingsdocumenten kan minimaal gehalveerd worden. Dit komt de meetbaarheid, controleerbaarheid, concreetheid en transparantie van deze documenten ten goede. Kortom, u bent in staat om te sturen op essentiële zaken (effectiviteit). De raad wordt optimaal gefaciliteerd bij het maken van afwegingen, ook bij ombuigingen en bezuinigingen (budgetrecht).
Ten slotte zijn we ervan overtuigd dat onze aanpak ertoe leidt dat sturing iets van de hele organisatie wordt. Het draagt daardoor bij aan meer interne dialoog met als effect dat de kwaliteit van de sturing sterk aan waarde wint.
Sturing en beheersing raakt de gehele organisatie
Planning & Control wordt vaak gezien als iets geheimzinnigs. Bovendien wordt het vooral ervaren als een lastige onderbreking van de toch al volle agenda. Veel gedoe met veel papier. En waar doen we het eigenlijk allemaal voor? Het is toch voor de controller?
Onze filosofie is dat we beter kunnen spreken over sturing en beheersing. Sturing en beheersing van de organisatie, gebaseerd op concrete doelen. Dat is eerst en vooral iets van de lijn en niet van de (financiële) controller. Bovendien is sturing en beheersing iets wat we met de hele organisatie doen. Sturing en beheersing doen we allemaal. Of u nu adviesnota’s schrijft, containers leegt, een afdeling leidt, wethouder bent of in de raad zit. We hebben allemaal doelen die we willen realiseren. En binnen de organisatie tellen al die doelen op tot een hoger doel. Het leggen van verbindingen tussen al die doelen en het zorgen dat er aansluiting (congruentie) tussen blijft bestaan, is een forse klus, maar een mooie uitdaging om te optimaliseren. Vooral het scherp formuleren en afbakenen van de doelen op de verschillende organisatieniveaus (raad, college en ambtelijke organisatie) is een prachtige opgave.
Sturing en beheersing geeft u podium
Onze invalshoek is dat de sturingscyclus het gemeenschappelijke vehikel is waarin het inhoudelijke verhaal van alle professionals een plaats kan krijgen. En dat voor diverse lagen in de organisatie: het management, het bestuur en (indien van toepassing) de politiek. Sturing en beheersing moet dus vooral over de inhoud gaan en niet primair over de centen. Dan wordt het een gezamenlijk proces van de gehele organisatie.
Sturing en beheersing faciliteert het bestuur en de politiek
De sturingscyclus wordt door veel organisaties nog te veel geassocieerd met financiën. Zowel in bestuur als politiek is dat niet altijd het meest boeiende onderwerp. Voor ons is het cruciaal om de verbinding te leggen tussen de inhoud van de dienstverlening en de daaraan gerelateerde financiën. Daar draait sturing en beheersing om: primair het realiseren van inhoudelijke doelen onder de juiste financiële condities. Maar de inhoud moet voorop staan. Sturingsdocumenten krijgen voor bestuur en politiek meerwaarde: ze faciliteren het afwegen tussen taken en middelen.
Voor meer informatie:
albert@advante.nl of bel 0184-622277 en vraag naar Albert van de Breevaart.
www.advante.nl