Schiphol-Rijk, 19 juni 2012 – Na succesvolle digitalisering van het archief, gaat Kolibrie IntraOffice nu ook inzetten voor de 100% papiervrije, digitale intake van payrollmedewerkers. Hiermee wordt de intakeperiode teruggebracht van tien naar twee werkdagen of zelfs korter. Dit betekent dat Kolibrie op een payrollmedewerker acht verloningsdagen extra kan maken. Een ander voordeel is dat het digitale proces in een closed loop wordt afgehandeld. Hierdoor houdt men grip op het proces van uitsturen én terugkrijgen. Bij een fysieke flow verliest men grip en overzicht op het moment dat de enveloppe met arbeidsovereenkomst op de post gaat. Naast procesinnovatie zijn kostenbesparingen door vermindering van print, papier en postzegels andere pluspunten. Daarbij wordt het milieu aanzienlijk minder belast door papierloze afhandeling van dit soort processen.
Kolibrie is sinds 1994 marktleider en gespecialiseerd partner in payrolling specifiek voor de horeca-, recreatie- en evenementensector, waar veel tijdelijke en parttime krachten werkzaam zijn. Meer dan 2500 kleine, middelgrote en grote ondernemingen verlonen ruim 30.000 medewerkers via Kolibrie. De digitale intake is een duurzaam alternatief voor de papieren flow en is door IntraData BV, onderdeel van de Solipsis-Groep, volledig geïntegreerd met de bestaande infrastructuur van Kolibrie. “Dit was een van de voorwaarden”, aldus Marcel Hoogstede, ICT-adviseur van Kolibrie en projectmanager. “Kolibrie werkt al met leverancier Akyla voor zaken als urenregistratie en de voorwaarde was dat medewerkers maar één keer hoeven in te loggen en niet met twee verschillende omgevingen te maken krijgen. En dat is uitstekend gelukt.”
Binnen het online portaal, de MIJN-omgeving, zet Kolibrie de te ondertekenen documenten (o.a. de arbeidovereenkomst) klaar en stuurt de payrollmedewerker een notificatie per e-mail. Deze klikt op de ondertekenknop en door middel van een sms met TAN-code zet hij een rechtsgeldige digitale handtekening. Kolibrie zet vervolgens volgens eenzelfde procedure ook een digitale handtekening. De nieuwe medewerker ontvangt tot slot per e-mail een bevestiging dat de arbeidsovereenkomst is ondertekend. Op dat moment is er sprake van een verbintenis; het document is een digitaal, rechtsgeldig origineel geworden en is door beide partijen op te vragen via dit portal. Fysieke archivering is niet nodig. Dit is een direct gevolg van in juli 2010 aangenomen wetgeving waarin het digitale document juridisch is gelijkgesteld aan de papieren tegenhanger. De medewerker kan vervolgens ook andere documenten zoals CV, ID en inschrijfkaart uploaden in het portal.
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Kolibrie is marktleider in Nederland op het gebied van payrolling voor de horeca en is de eerste in Nederland die deze dienstverlening beschikbaar stelt. Het is een 100% SAAS-oplossing en zeer vernieuwend en zal ook binnen andere sectoren, denk aan verzekeringsmaatschappijen, een grote vlucht nemen. De wetswijziging van juli 2010, is een baanbrekende wetswijziging geweest. IntraData heeft in samenwerking met zijn partner PigeonTrust de randvoorwaarden van de digitale handtekening geïmplementeerd in IntraOffice waardoor deze functionaliteit nu beschikbaar is.”
Over IntraData BV
IntraData BV is onderdeel van de Solipsis-groep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. IntraData, Comfort Class in Enterprise Document Management. IntraData is onderdeel van de Solipsis-groep, waartoe ook Solipsis en Holland House behoren. Voor meer informatie: zie
www.intradata.nl,
www.solipsis.nl en
www.hollandhouse.com
Over Solipsis
Al sinds 1990 is Solipsis actief binnen de ICT met een uitgebreid pakket van diensten en producten. Solipsis is gespecialiseerd in het beheren van computers en netwerken, het ontwikkelen en onderhouden van software voor bedrijfs- en managementinformatiesystemen en in het ontwikkelen en onderhouden van oplossingen voor het digitaal beheren, distribueren, printen, presenteren en archiveren van documenten. De dienstverlening is ondergebracht in de drie businessunits Performance Management, Systeem en Netwerk Beheer en Enterprise Document Management. Solipsis werkt momenteel voor ongeveer 600 (inter)nationale opdrachtgevers. De stabiele positie van het bedrijf in de veranderlijke ICT-wereld onderstreept dat de mensen bij Solipsis weten waarover zij praten en doen wat zij beloven. Wensen worden vertaald in adequate oplossingen, waarbij kosten, baten en effectiviteit goed in het oog worden gehouden.
Noot voor de redactie:
Voor redactionele informatie kunt u contact opnemen met Influx PR, Gerline van Wijnen, telefoon: 055 3663034 of e-mail:
gerline@influx-pr.com