De Zuid-Limburgse zorgorganisatie Sevagram start met Ayton een pilot om te komen tot een nieuwe methodiek capaciteits- en roosterplanning. De samenwerking tussen Sevagram en Ayton moet resulteren in het optimaal afstemmen van de personeelsinzet, de cliënt met zijn zorgvraag en de beschikbare budgetten. Deze nieuwe methodiek maakt de opbrengsten en kosten tijdens het hele zorgproces inzichtelijk en biedt daarmee de benodigde sturingsmogelijkheden.
Pim Steerneman, bestuurvoorzitter Sevagram, is nauw betrokken bij de keuze voor een nieuwe vorm van personeelsplanning: “Als moderne zorgorganisatie ben je verantwoordelijk voor zowel de kwaliteit als de betaalbaarheid van de zorgverlening. En als werkgever heb je bovendien de zorg voor je eigen medewerkers. De inzet van die medewerkers moeten we nog nauwkeuriger dan voorheen afstemmen op de zorgvraag van de cliënt. Ook omdat in de nieuwe financieringsstructuur de cliënt op basis van ZZP de afdelingsbudgetten bepaalt. Het traditioneel roosteren vanuit de aanwezige capaciteit gaat dan ook tot het verleden behoren. Plannen en roosteren vanuit
benodigde capaciteit komt daarvoor in de plaats. De weg daar naar toe slaan we samen met Ayton in.”
Capaciteitsplanning en basisroostering, stap voor stap
Het werken volgens de Ayton methodiek vergt een grote omslag in zowel denken als doen op management- en afdelingsniveau. Ayton zal Sevagram daarin ondersteunen, en stap voor stap zowel medewerkers als management eigen maken met de nieuwe werkwijze. Daarom is gekozen voor een pilot capaciteitsplanning en basisroostering met enkele representatieve intramurale Sevagram afdelingen.
Quickscan en volumebegroting
Ayton brengt allereerst via een Quick Scan de huidige manier van planning, capaciteitsbepaling, roostering en flexinzet op de pilot-afdelingen in kaart. De scanresultaten zijn de basis voor het opzetten van de volumebegroting; de werkelijk benodigde inzet, in uren en FTE op functieniveau. Hierin wordt ook de door Sevagram gewenste kwaliteit van de zorgverlening meegenomen.
Flexibilisering en formatiebegroting
De volumebegroting vormt het vertrekpunt voor de formatiebegroting per afdeling. Hierbij hanteert Ayton een scherpe vast-flex verhouding van de benodigde inzet. Deze vorm van capaciteitsplanning biedt direct volledig inzicht in zowel benodigde uren als kosten van de personeelsinzet. De financiële analyse maakt de verschillen tussen huidige en benodigde formatie duidelijk, en biedt al voorafgaand aan het werkelijke roosteren sturingsmogelijkheden op uren, geld en formatiesamenstelling.
Basisroostering
Na deze capaciteitsplanningfase start pas het feitelijke roosteren, door het toekennen van de juiste medewerkers aan de benodigde zorg. Per afdeling ontstaat een decentraal opgezet basisrooster, waarbij ook rekening wordt gehouden met voorkeuren van medewerkers.
Flexibilisering
Wat Sevagram aanspreekt is de centrale rol van optimale flexibilisering in de Ayton aanpak, door het hanteren van een scherpe vast-flexverhouding en organisatiebrede inzet van de interne flexpool. Loran Noteboom, commercieel directeur Ayton legt uit: “Bij Sevagram variëert de dienstverlening van verpleeghuiszorg tot en met thuiszorg en dagbesteding, en is brede inzetbaarheid van (flex)medewerkers essentieel. Enerzijds omdat het management de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening beter kan waarborgen, en anderzijds omdat ze de medewerkers een uitdagender loopbaanperspectief kunnen bieden”.
De pilot capaciteitsplanning en roostering vormt de basis voor het inzetten van de Ayton methodiek in de Sevagram organisatie. Ayton zal in juni de resultaten van de pilot presenteren. Tijdens de pilot zullen alle gegevens en resultaten worden geborgd en verwerkt in het Ayton planningssysteem Aysist®.
Sevagram
Sevagram is een organisatie die diensten levert op het gebied van zorg, wonen en welzijn aan vooral ouderen in de regio's Parkstad en Heuvelland. Sevagram beschikt over 18 locaties waar wonen wordt gecombineerd met zorg, begeleiding en eventueel behandeling. Sevagram levert ook zorg en diensten aan huis via haar thuiszorgorganisatie. Daarnaast verhuurt Sevagram seniorenwoningen in de directe omgeving van haar zorgcentra. www.sevagram.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. www.ayton.nl
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom, Commercieel Directeur
info@ayton.nl
Tel. (0182) 377 222