UNIDIS wil graag dat haar klanten het optimale halen uit hun UNIT4 Multivers software door steeds meer zaken volautomatisch en digitaal te laten verlopen. Maar hoe heeft UNIDIS het eigenlijk zelf administratief geregeld? Hoogste tijd om eens te informeren bij een aantal personen binnen de organisatie…
Allereerst spreken we Bas Hagebols, al jaren Office Manager bij UNIDIS en zodoende goed op de hoogte van de administratieve processen waar de organisatie mee te maken heeft. Hij somt de belangrijkste zaken op die Taskmanager voortaan volautomatisch afhandelt:
- Facturen
Na het verwerken van een order wordt deze automatisch afgedrukt, waarna het overgrote deel van de klanten de factuur per e-mail toegestuurd krijgt. In de e-mail staat een net begeleidend schrijven en de betreffende factuur is als pdf bijlage toegevoegd. Voor de enkele klant die de factuur nog per post wenst te ontvangen, wordt de factuur geprint en ‘ouderwets’ op de post gedaan. De keuze digitaal of per post wordt in onze administratie aangegeven. Ook staat hier aangegeven wie in het geval van digitale verzending de e-mail moet ontvangen.
Ook na het verwerken van de abonnementen (voor gebruiksrecht, telefonisch ondersteuningsabonnement en de termijnen voor online klanten), worden de facturen volautomatisch verwerkt en verstuurd. Dit zijn elke maand grote aantallen. Hier wordt zodoende veel tijd en geld mee bespaard.
- Orderbevestigingen
Na invoer van een verkooporder of factuuropdracht wordt deze afgedrukt en ontvangt de klant de orderbevestiging per e-mail, als pdf.
- Inkooporders
Na invoer van een inkooporder wordt deze afgedrukt en ontvangt de leverancier de bestelling per e-mail, als pdf.
- Betalingsherinneringen
Indien de betalingstermijn verstreken is versturen we de betalingsherinnering per e-mail, aan de persoon die eerder de factuur heeft ontvangen.
- Versturen van jaarlijkse pincodes
Na betaling van de factuur van het jaarlijks gebruiksrecht op UNIT4 Multivers, dient er een nieuwe pincode aan de klant verstuurd te worden, om weer een jaar met de software te kunnen werken. Taskmanager signaleert wanneer een factuur betaald is en zorgt ervoor dat er een e-mail met de juiste pincode wordt verstuurd aan de klant of aan de partner van de klant. Voorheen was dit allemaal handmatig werk, wat erg tijdrovend was.
Hoe bevalt Taskmanager?
Anita Verstappen, administratief medewerkster, is erg blij met de ingebruikname van Taskmanager: ‘ik werk parttime en kan, ondanks dat ons klantenbestand almaar groeit en het werk daardoor almaar meer wordt, toch hetzelfde aantal uren blijven werken!’ Daarnaast is ze ervan overtuigd dat klanten sneller betalen na het ontvangen van de factuur of de betalingsherinnering per e-mail. De tijd dat een post open blijft staan wordt dus verkort.
Ook op de afdeling verkoop binnendienst is men blij dat de het versturen van orderbevestigingen en facturen voortaan automatisch gaat. De klant heeft snel de documenten binnen en het gebruik van briefpapier, enveloppen en frankeermachine wordt tot een minimum beperkt. Ook voor het milieu is dat uiteraard meegenomen.
In het algemeen kunnen we stellen dat door Taskmanager veel tijdrovende werkzaamheden uit handen genomen worden. Zodoende is er tijd over voor andere belangrijke -en vaak ook leukere- zaken!
www.unidis.nl