Noordwijk, 24 augustus, 2010 – De Gemeente Delfzijl ligt in het noordoosten van de provincie Groningen en is een gemeente met 26.000 inwoners. Delfzijl zet met de implementatie van Decos D5 in op verbetering van de interne en externe dienstverlening. Het nieuwe zaaksysteem met geïntegreerd document managementsysteem dat vanaf februari 2011 volledig in gebruik zal zijn, stelt de gemeente in staat om vragen van burgers, bedrijven en instellingen en verzoeken vanuit de gemeenteraad sneller te beantwoorden.
De huidige systemen voor informatievoorziening bieden de gemeente onvoldoende inzicht in de status van zaken. Zaakgericht werken voorkomt dat informatie versnipperd raakt binnen de organisatie, doordat alle relevante documenten en acties in een centraal digitaal ‘zaakdossier’ worden opgeslagen. Deze nieuwe werkwijze verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening en stelt de gemeente in staat om de doorlooptijd van de afhandeling van een zaak te monitoren en te voldoen aan de Wet Dwangsom.
“Decos D5 biedt alle functies die wij nodig hebben om zaakgericht werken succesvol te implementeren”, stelt Arnold Dik, projectleider zaakgericht werken bij de gemeente Delfzijl. “Decos voldoet bovendien aan alle normen op het gebied van archivering. Uiteindelijk willen wij ook een KCC realiseren om er voor te zorgen dat burgers, bedrijven en instellingen via ieder gewenst communicatiekanaal bij de gemeente terecht kunnen en tijdig een antwoord ontvangen. Decos D5 speelt hierbij een cruciale rol, omdat het ons in staat stelt grip te krijgen op de verschillende documentstromen en de doorlooptijden te bewaken.”
De gemeente Delfzijl heeft bewust gekozen voor een gefaseerde implementatie. De eerste fase is erop gericht om het zaaksysteem te implementeren en de basis te leggen voor zaakgericht werken. Hiervoor is het van belang dat de inrichting van het zaaksysteem aansluit bij de processen van de gemeente. In eerste instantie zullen circa 50 medewerkers gaan werken met Decos. In de tweede fase zal het zaakgericht werken organisatiebreed worden uitgerold waardoor zo’n 150 medewerkers met het nieuwe systeem aan de slag gaan. In deze fase zal de gemeente ook koppelingen realiseren tussen Decos, de website en het systeem voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ook wordt digitale ondertekening van stukken in deze fase mogelijk gemaakt.
Delfzijl werkt nauw samen met buurgemeenten Appingedam, Eemsmond en Loppersum. Het feit dat deze gemeenten ook Decos D5 gaan inzetten, was een belangrijk argument voor de gemeente Delfzijl binnen het selectieproces. De gemeenten wisselen onderling kennis en ervaring uit, besparen kosten en vergroten de flexibiliteit door applicatiebeheerders dusdanig op te leiden dat zij elkaar kunnen vervangen waneer dit nodig is.
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over Decos
Decos is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting in 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Met de introductie van de complete en veelzijdige oplossing voor document- en recordsmanagement Decos D5, geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Onafhankelijk onderzoek heeft Decos D5 tevens aangewezen als het beste geïntegreerde zaaksysteem met eigen NEN 2082-gecertificeerd DMS/RMA. Inmiddels maken ruim 500 organisaties in diverse landen binnen onder andere de overheid, zorg en het onderwijs gebruik van onze oplossingen voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie:
www.decos.nl
Voor verdere persinformatie kunt u contact opnemen met Rogier Heemskerk van LEWIS, Global Public Relations:
Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rogierh@lewispr.com
Voor verdere algemene informatie kunt u contact opnemen met Alrik van Kuijk van Decos:
Tel: +31 (0)71 364 0700
E-mail:
a.vankuijk@decos.nl
Voor verdere persinformatie kijkt u op:
bit.ly/aOAj0n