BCT, de Nederlandse leverancier van content management en document management systemen, gaat samen met haar scan-partner DataSpace uit Eindhoven de personeelsdossiers van de Tweede Kamer digitaliseren. BCT levert het document management systeem Corsa, waarin de dossiers worden opgeslagen en toegankelijk gemaakt, terwijl DataSpace het hele proces van ordening en scanning van de dossiers verzorgt. Het project heeft betrekking op de personeelsdossiers van ondersteunend personeel, dat op het Binnenhof werkzaam is. De dossiers worden -afhankelijk van de autorisatie- toegankelijk gemaakt voor de personeelsafdeling, het management en de medewerkers zelf.
De digitalisering van de personeelsdossiers van de Tweede Kamer is een eerste stap, die moet leiden tot digitalisering van diverse, secundaire werkprocessen in de organisatie. “Digitalisering levert aanzienlijke voordelen op”, zegt Marc Charlier, manager Corporate Communications van BCT. “Dossiers zijn altijd beschikbaar en de informatie is altijd up-to-date en consistent. Stukken kunnen niet meer zoekraken en er wordt veel tijd bespaard, omdat medewerkers de papieren dossiers niet hoeven te halen en te brengen. Er komen ongeveer 600 dossiers van ondersteunend personeel in het systeem. Het gaat om medewerkers van bijvoorbeeld de griffie, de ICT-afdeling, het restaurant en de facilitaire diensten, die de Kamerleden in hun werk ondersteunen.”
Het systeem moet voor de zomer operationeel zijn. Gemiddeld telt een dossier zo’n honderd pagina’s, die gerangschikt worden volgens het KPI-model voor human resource management, dat voor overheidsorganisaties is ontwikkeld. Na de digitalisering van de dossiers start een pilot, waarbij alleen de afdeling P&O betrokken is. Daarna wordt de toepassing in de hele organisatie uitgerold.
De digitale dossiers worden overigens leidend en de fysieke stukken zullen in de toekomst afhankelijk van de bewaarplicht en als substitutie verleend wordt, vernietigd worden. De realisatie van een directe koppeling met het personeelsinformatiesysteem van de Tweede Kamer wordt nog overwogen. Daarmee kunnen de stamgegevens in de personeelsdossiers periodiek en automatisch worden geactualiseerd.
Noot voor de pers (niet voor publicatie): meer informatie over BCT is te vinden op
www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Marc Charlier, manager corporate communications van BCT, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: marc.charlier@bct.nl.
Indien u persberichten over BCT op een ander adres wenst te ontvangen of niet meer wenst te ontvangen, dan kunt u dat via een reply op deze mail aangeven.
Over BCT
BCT ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, zaken, relaties en workflow. Corsa 7.2 is sinds 31 juli 2009 officieel NEN 2082-gecertificeerd. Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 700 grote en middelgrote bedrijven, instellingen en overheidsorganisaties in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT een serie oplossingen voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, bezwaar- en beroepsprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en -classificatie geïntroduceerd.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 180 personen, die zich gespecialiseerd hebben in implementatie, opleiding en onderhoud van het ECM Corsa. In 2009 is het bedrijf ‘tegen de stroom in’ verder gegroeid. De omzet over 2009 bedroeg 18,5 miljoen euro.