Meerssen, 10 december 2009 – Bol Accountants neemt Autonomy’s iManage WorkSite 8 in gebruik om beter risicomanagement en meer inzichtelijke informatiestromen te realiseren. iManage WorkSite is Autonomy’s document management oplossing voor de professional services sector. Naast het nieuwe document management systeem implementeert Bol Accountants ook de scanoplossing, IRISPowerscan™, van de I.R.I.S. Group. Morningstar Systems, onderdeel van de I.R.I.S. Group en specialist op het gebied van dossier-, kennis- en relatiemanagement, zal de licenties van de WorkSite 8 software leveren en samen met de scanproducten implementeren.
Bol Accountants is accountant en fiscalist voor familiebedrijven en middelgrote organisaties in de regionale driehoek Tilburg-Arnhem-Venlo, maar is ook actief op andere markten. De belangrijkste reden voor de aanschaf van een document management systeem was het verbeteren van de informatievoorziening binnen de organisatie, aldus Roy Verbroekken, verantwoordelijk Research and Development (R&D) binnen Bol Accountants. Twee jaar geleden werd binnen Bol Accountants de wens uitgesproken om interne processen te digitaliseren. “De behoefte van klanten verschuift en is niet meer traditioneel,” verduidelijkt Verbroekken. “Klanten wensen onder andere inzicht in processen te krijgen en willen transparante prijzen voor de diensten die zij afnemen. Daarnaast zal de wijze waarop diensten worden aangeboden en worden gepresenteerd veranderen. Een actueel voorbeeld hiervan in de opmars van Standard Business Reporting (SBR).”
Ook is risicobeheersing een belangrijke factor geweest in het keuzetraject voor een Document Management System. Een groot deel van de correspondentie geschiedt middels mailverkeer. Uitgaande mails bevatten vaak adviezen. Bol Accountants wenst de workflow van het mailverkeer te kunnen beheersen teneinde de risico’s met betrekking tot het verstrekken van adviezen per mail te verkleinen. Volgens Bol Accountants is Morningstar Systems een aantrekkelijke partij omdat zij twee problemen tegelijk oplost, dankzij de intuïtieve integratie met Microsoft Outlook. “WorkSite is een zeer professionele applicatie waarin het beheren van processen en digitale informatiestromen geregeld wordt,” aldus Verbroekken. “Versiebeheer is erg belangrijk. Daarnaast zijn de bestanden snel doorzoekbaar, makkelijk terug te vinden, te beveiligen en te delen. Het doel is om met behulp van WorkSite de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en onweerlegbaarheid van de informatie te vergroten. De gehele levenscyclus van een document is te volgen en dit komt zowel de wensen van de klant als het gemak van de medewerkers ten goede.”
Verder is Bol Accountants gestart met het digitaliseren van haar hard-copy dossiers, waarvoor de scansoftware van I.R.I.S. is aangeschaft. “We hebben gekozen voor de I.R.I.S. producten omdat hiermee een efficiënt scanproces gerealiseerd wordt en de output geschikt is voor een snelle import in WorkSite,” aldus Verbroekken. “Wat wij erg belangrijk vinden is de koppeling van WorkSite naar onze portal. We zijn bezig met de ontwikkeling van een digitaal loket voor onze klanten en willen digitale informatie zo eenvoudig mogelijk ontsluiten naar onze klanten. WorkSite speelt in deze ontsluiting een belangrijke rol..
Over de begeleiding vanuit Morningstar is Bol Accountants zeer tevreden. Verbroekken: “De samenwerking tussen beide partijen verloopt erg goed en de ondersteuning vanuit Morningstar Systems spreekt mij zeer aan.”
“De vraag naar risicobeheersing en controle over informatiestromen komt veel voor binnen de advocatuur, maar is ook bij accountantskantoren van groot belang,” aldus René Beulen, commercieel directeur bij Morningstar Systems. “Wij leveren met WorkSite een applicatie om de totale digitale informatiestromen te beheren met zo min mogelijk risico, terwijl er wel altijd toegang is tot die informatie. De scanproducten van ons moederbedrijf I.R.I.S. sluiten hier perfect op aan. Met deze producten kan Bol Accountants de informatie uit haar diensten digitaal ter beschikking stellen aan haar relaties.”
Morningstar Systems – Kruisstraat 1 – 6231 LJ Meerssen
Tel: +31 (0) 43 408 6600 – Fax: + 31 (0) 43 408 6609 –
e-mail: info@morningstarsystems.nl, internet: www.morningstarsystems.nlOver Morningstar Systems
Morningstar Systems is specialist op het gebied van Context Management en Enterprise Content Management. Morningstar is gericht op het verbeteren van informatie-intensieve processen binnen en tussen bedrijven. Centraal daarbij staat de samenhang tussen gestructureerde gegevensbronnen en ongestructureerde gegevensbronnen. Morningstar ontwikkelde een aantal implementatiemethoden en technieken die hebben geleid tot een nieuwe expertise, aangeduid als ‘Context Management’. Ter ondersteuning daarvan levert het bedrijf als gecertificeerd wederverkoper een aantal hoogwaardige toepassingen op het gebied van document-, kennis-, email- en recordsmanagement en daarnaast gerelateerde toepassingen met betrekking tot relatie- en businessprocesmanagement. Morningstar Systems is een vooraanstaand leverancier voor de professionele dienstensector en heeft tevens klanten binnen de petrochemie, farmachemie en financiële dienstverlening.
Morningstar Systems is opgericht in 1996 en is onderdeel van de I.R.I.S. Group. Met meer dan 600 ECM professionals en met vestigingen in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Noorwegen, de Verenigde Staten van Amerika en China, is de I.R.I.S. Group de grootste ECM specialist in Europa.
Meer informatie:
www.morningstarsystems.nl en
www.iriscorporate.com
Voor redactionele informatie:
Influx PR – Marleen Lassche – Stoomwezenstraat 33, 7331 AE Apeldoorn.
Tel.: 055 366 3034, e-mail:
marleen@influx-pr.com