ROC Aventus, met ruim tweehonderd mbo-opleidingen, 1.250 medewerkers en zo’n 11.500 studenten de grootste onderwijsinstelling in de Stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, implementeert het document management systeem Corsa van BCT Guiding Documents. Het systeem zal niet alleen gebruikt worden voor de digitalisering en archivering van studentendossiers, maar het regionaal opleidingscentrum zal ook Corsa/Invoice implementeren voor de digitale afhandeling van facturen.
“De aanleiding om studentendossiers te digitaliseren was eigenlijk heel banaal”, zegt André Mensink, projectleider van de stafdienst I&A. “Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw, waarin alle Apeldoornse sectoren ondergebracht zijn, die voorheen apart gehuisvest waren. Aangezien de vierkante meterprijs van dat nieuwe gebouw erg hoog was, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan, maar dat is ook niet altijd even praktisch. We hebben toen een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.”
De studentendossiers worden gescand en in het document management systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor medewerkers, die geautoriseerd zijn. Ook vanuit andere applicaties zoals het studentenregistratiesysteem kunnen documenten en correspondentie uit de studentendossiers opgeroepen en bekeken worden.
De afhandeling van inkomende facturen met behulp van Corsa/Invoice zal tot een aanzienlijke besparing leiden, verwacht Mensink. Nu nog worden de inkomende facturen verzameld bij de centrale crediteurenadministratie, die kopieën ter goedkeuring naar de afdelingen en teams stuurt. Er worden handmatig overzichten bijgehouden, die erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand en in PDF-format automatisch naar alle personen gestuurd, die ze moeten goedkeuren. Op die manier wordt het proces van goedkeuring versneld en is altijd duidelijk waar eventuele knelpunten zitten. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld.
“Je moet dat proces niet onderschatten”, zegt Mensink. “Het gaat per jaar om zo’n 17.000 facturen en de goedkeuring loopt over veel schijven, want veel afdelingen en teams werken met eigen budgetten. Ook ontvangen we totaalfacturen voor bijvoorbeeld catering, ICT, telecommunicatie en kantoorartikelen, waarvan deelposten langs de verschillende afdelingen moeten.”
Voor de selectie van de leverancier werd een projectgroep in het leven geroepen, die een pakket van eisen formuleerde. Na een uitgebreide marktoriëntatie werden zes leveranciers voor een demo uitgenodigd. Twee daarvan mochten een case uitwerken. BCT kreeg uiteindelijk de voorkeur, omdat de herkenningsoftware van BCT in vergelijking met andere pakketten gebruiksvriendelijker was, Corsa/Invoice door KPMG gecertificeerd was en omdat BCT veel ervaring in het onderwijs heeft. ROC Aventus kiest voor een stapsgewijze implementatie van de nieuwe manier van werken. De implementatie is na de zomervakantie bij een van de sectoren gestart en wordt daarna bij de andere sectoren en teams uitgerold. Rond de jaarwisseling moeten de beide systemen operationeel zijn.
Noot voor de pers (niet voor publicatie): Meer informatie over BCT Guiding Documents is te vinden op
www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Marc Charlier, marketing manager van BCT Guiding Documents, telefoon: 046-4424545 of per e-mail:
marc.charlier@bct.nl Over BCT Guiding Documents
BCT Guiding Documents ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, relaties en workflow. Corsa 7.2 voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 500 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT onder de naam Solutions een serie applicaties voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, bezwaar- en beroepprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en classificatie geïntroduceerd.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 170 personen, die zich gespecialiseerd hebben in implementatie, opleiding en onderhoud van het ECMS Corsa. In 2008 behaalde BCT een omzet van 15 miljoen euro.
BCT heeft enkele jaren geleden een team voor de onderwijssector opgezet. De oplossingen van BCT zijn in gebruik bij diverse universiteiten, hogescholen en ROC’s zoals de universiteiten in Amsterdam, Groningen, Maastricht, Nijmegen, Rotterdam, Utrecht en Wageningen; bij Hogeschool Zuyd, Hogeschool Zeeland, Avans Hogeschool, Design Academy Eindhoven; bij het Grafisch Lyceum Utrecht, het Arcuscollege, de IJsselgroep, het Wellant College en ROC Zeeland.