Noordwijk, 2 april 2009 - Universiteit Twente heeft besloten om het huidige archiefsysteem te vervangen door Decos Document. Het nieuwe document managementsysteem wordt naar verwachting vanaf 1 juli in gebruik genomen door ruim 150 medewerkers. Na afronding van de eerste fase zal de Universiteit Twente de applicatie van Decos ook inzetten om de interne documentstromen te optimaliseren. Uiteindelijk gaan ruim 900 medewerkers van de universiteit gebruik maken van Decos Document.
Het huidige archiefsysteem voldeed niet langer aan de wensen van de organisatie. Na analyse van verschillende alternatieven is de keuze gemaakt voor Decos. “De belangrijkste redenen om te kiezen voor Decos waren de positieve ervaringen van onze collega’s van de TU Delft en de goede resultaten bij vergelijkingsonderzoeken”, licht Roger Quaedvlieg, projectleider bij het ICT-servicecentrum van de Universiteit Twente, toe. “We willen graag onze processen efficiënter inrichten en het werk zo makkelijk mogelijk maken voor de medewerkers. Decos Document biedt verschillende mogelijkheden om de registratie en archivering van documenten te vereenvoudigen en de documentafhandeling met behulp van workflows efficiënter in te richten.”
De Universiteit Twente zet met de implementatie van Decos Document bovendien in op procesgericht werken. Bij de inrichting van het nieuwe document managementsysteem worden daarom eerst de verschillende processen in kaart gebracht. Op basis hiervan worden vervolgens de dossiers samengesteld. Door deze werkwijze wordt het registreren van dossiers en documenten eenvoudiger. Ook zorgt de heldere structuur ervoor dat informatie eenvoudiger terug te vinden is. Daarnaast moet het procesgericht werken zorgen voor een beter inzicht in de afhandeling van dossiers.
De overeenkomst met Decos is de eerste week van januari getekend en op donderdag 12 maart is de implementatie van Decos Document officieel met een kick-off bijeenkomst van start gegaan. De Universiteit Twente verwacht de eerste fase begin juli af te ronden. Hierna zal in overleg met de verschillende departementen binnen de universiteit gekeken worden naar het stroomlijnen van de interne processen. Decos Document zal onder andere worden ingezet voor de studenten- en personeelsdossiers en de distributie van de post van het College van Bestuur.
“Wij zijn erg blij dat Universiteit Twente voor ons gekozen heeft”, stelt Rogier Nuijten, Senior Account Manager bij Decos. “De onderwijssector is een groeisegment binnen onze klantenportefeuille en het is een goed teken dat steeds meer onderwijsinstellingen bij hun zoektocht naar een nieuw DMS bij ons terechtkomen. We merken dat dit vaak op basis is van positieve ervaringen van andere organisaties. De kennis die wij in al die jaren hebben opgebouwd binnen de onderwijssector biedt ons de mogelijkheid om organisaties goed te adviseren en te begeleiden bij het verbeteren van de efficiency.”
(448 woorden)
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over Decos Software EngineeringDecos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting op 1 december 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Sinds de introductie van het volledige web-based document managementsysteem Decos Document – web edition in 1999 geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Decos Software biedt een flexibele, betrouwbare en complete oplossing voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie:
www.decos.nl Voor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Rogier Heemskerk van LEWIS, Global Public Relations: Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rogierh@lewispr.com Voor verdere algemene informatie kunt u contact opnemen met Alrik van Kuijk van Decos Software Engineering: Tel: +31 (0)71 364 0700
E-mail:
a.vankuijk@decos.nl