Provincie Noord-Brabant kiest document management systeem van BCT Guiding Documents

De Provincie Noord-Brabant is een overeenkomst aangegaan met BCT Guiding Documents voor de levering en implementatie van het document management en het record management systeem Corsa. Na een aanbestedingsprocedure kwam BCT Guiding Documents als beste leverancier naar voren. Met de oplossing van BCT zet de provincie een verdere stap in de richting van digitaal werken. Daarvoor worden niet alleen documenten gedigitaliseerd en opgeslagen, maar worden ook de verwerking van documenten en afhandeling van werkprocessen geautomatiseerd.

“In principe worden op termijn alle document gedreven werkprocessen met behulp van het document management systeem geautomatiseerd”, lichten Tom Reijnders en Erik Pokorny toe, die als projectleiders verantwoordelijk zijn voor de implementatie van Corsa. “Alle documenten en correspondentie worden in digitale vorm opgeslagen en toegankelijk gemaakt voor de medewerkers, die ze voor hun werk kunnen oproepen. Met behulp van de workflow faciliteiten in Corsa en andere applicaties kunnen processen worden gedefinieerd voor de afhandeling van werk.’’

Reijnders en Pokorny zijn zich ervan bewust, dat het project niet simpelweg de invoering van een stuk techniek betreft, maar dat het project een grote impact op de organisatie zal hebben. “Alle medewerkers gaan er in hun dagelijkse werkzaamheden gebruik van maken. Daarom is het ook zo belangrijk dat het document management systeem hun werkzaamheden op een gebruikersvriendelijke, zeg maar intuïtieve manier, ondersteunt.”

Dat laatste was een belangrijke reden om voor het pakket CORSA van BCT te kiezen, omdat de medewerkers van de Provincie Noord-Brabant ook zelf in staat moeten zijn om de voor hun werk benodigde documenten en processen vast te leggen.

Het document management systeem Corsa zal gefaseerd worden ingevoerd. In de eerste twee fasen worden de digitale documentenstroom en digitale werkbakjes met de werkvoorraad voor de medewerkers organisatiebreed ingevoerd. In de derde en tevens laatste fase wordt geleidelijk het documentaire proces in het reguliere werkproces van een van de organisatie-eenheden opgenomen, zodat die medewerkers in belangrijke mate ondersteund worden bij het uitvoeren van hun dagelijks werk. Het document management systeem moet medio 2010 volledig operationeel zijn. Daarna wordt het systeem naar de andere afdelingen uitgerold.

BCT Guiding Documents is met Corsa gespecialiseerd in document- en workflowmanagement. Als marktleider in de overheid rekent BCT talrijke overheidsinstellingen, waaronder vele gemeenten, waterschappen, provincies en alle politieregio’s tot haar klantengroep.