Tijdens het VIP Gala, dat op 12 februari jl. in Noordwijk aan Zee werd gehouden, kregen de gemeente Rijswijk en BCT Guiding Documents een eervolle vermelding van de jury. De vermelding had betrekking op de invoering van het Zakenmagazijn van BCT gekoppeld aan het redesign van de website van de gemeente. Het zakenmagazijn fungeert als schakel tussen de front- (de website) en back-office (het ambtelijke apparaat) van de gemeente. Dankzij de implementatie van het zakenmagazijn is een IT-infrastructuur ontstaan, waarmee diverse werkprocessen volledig automatisch en elektronisch afgehandeld kunnen worden.
Sinds het najaar van 2008 kunnen inwoners van Rijswijk via de vernieuwde website van de gemeente interactieve formulieren invullen, die vervolgens automatisch een zaak starten. De formulieren worden tevens doorgesluisd naar de digitale werkvoorraad van de ambtenaren. Het gaat bijvoorbeeld om verhuisberichten, kwijtscheldingen, klachten, hondenbelasting, parkeer-, kap- en evenementenvergunningen. De verdere afhandeling van de aanvragen wordt aangestuurd met behulp van workflow faciliteiten in het systeem. Inwoners worden via een persoonlijke internetpagina en e-mail op de hoogte gehouden van de status van hun aanvraag of verzoek. Dankzij het systeem wordt dus niet alleen de doorloopsnelheid van aanvragen verbeterd, maar neemt ook de transparantie van de dienstverlening toe.
“Vanwege met name de efficiënte en effectieve inzet van zowel traditionele als Open Source software, de snelheid waarmee het project is gerealiseerd en de bijzondere aandacht voor veranderingsmanagement heeft de jury in de verkiezing VIP Applicatie van het Jaar 2008 besloten de toepassing bij de gemeente Rijswijk, gerealiseerd door BCT Guiding Documents, te belonen met een eervolle vermelding”, zo staat in het juryrapport.
De eervolle vermelding tijdens het VIP Gala is overigens niet de enige erkenning die het project ten deel viel. Mede dankzij het project is de gemeente Rijswijk een van de snelste stijgers op de ranglijst van gemeenten, die hun dienstverlening via internet het best geregeld hebben. In de ranglijst van Overheid.nl steeg Rijswijk in amper een half jaar van plaats 273 in juli 2008 naar plaats 13 in januari 2009.
Noot voor de pers: Meer informatie over BCT Guiding Documents is te vinden op www.bct.nl. U kunt over het project bij de gemeente Rijswijk ook contact opnemen met Peter Reidsma, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: peter.reidsma@bct.nl.Over BCT Guiding DocumentsBCT Guiding Documents ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 500 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT onder de naam Solutions een serie applicaties voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, bezwaar- en beroepprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en classificatie geïntroduceerd.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 170 personen, die zich gespecialiseerd hebben in implementatie, opleiding en onderhoud van het ECM Corsa. In 2008 behaalde BCT een omzet van 15 miljoen euro.