Business Continuity Planners introduceert Release 3.0 van de bekende Baucis ® BCM Software. Deze nieuwe release ondersteunt integraal Business Continuity Management en integraal Crisis Management, inclusief de volledige herstelplanning (Disaster Recovery Planning).
De nieuwe software voorkomt dat Crisis Management Organisaties in het bedrijfsleven of bij de overheid onevenredig veel aandacht besteden aan het Crisis Management in enge zin en te weinig aandacht besteden aan aansluitende noodprocedures en herstel¬maatregelen.
Crisis Management Organisaties die naast Crisis Management in enge zin te weinig aandacht besteden aan hun verantwoordelijkheid voor noodvoorzieningen en herstel, kunnen direct of indirect verantwoordelijk worden voor een onnodig veel grotere schade voor de van die organisatie afhankelijke personen of organisaties.
Stelling
Na een calamiteit dient de organisatie of instantie, afhankelijk van de impact van de calamiteit, 4 categorieën van acties te ondernemen. Het is mogelijk dat alle vier de categorieën van acties parallel worden gestart en uitgevoerd.
1. Eerste acties – Calamiteitencoördinator
Binnen enkele minuten na bekend worden van de calamiteit dient de Calamiteiten-coördinator van de organisatie of instantie te worden gewaarschuwd. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt van de Crisis Management Organisatie.
Het betreft hier een rol, die eventueel door meerdere personen bij toerbeurt kan worden vervuld. De Calamiteitencoördinator maakt een eerste inschatting van de situatie, kiest de strategierichting en onderzoekt welke teams van de Crisis Management Organisatie hij/zij zal oproepen.
Voorbeeld: indien er sprake is van slachtoffers, dan wordt het team dat in de Crisis Management Organisatie verantwoordelijk is voor slachtofferhulp opgeroepen.
2. Crisis Management - Crisis Management Teams
De Crisis Management Teams voeren de Crisis Management Procedures uit die aan hun team cq. instantie zijn toegewezen.
3. Noodprocedures – reguliere bestuurders of business managers
Reguliere bestuurders of business managers participeren in de Crisis Management Organisatie en starten zo spoedig na de calamiteit de uitvoering van noodprocedures of installatie van noodvoorzieningen binnen hun eigen verantwoordelijkheidsgebieden.
De noodprocedures en noodvoorzieningen dienen om de schade voor de organisatie en haar omgeving tot een minimum te beperken gedurende de periode tussen het Crisis Management en herstel van de minimale vereiste configuratie. De noodprocedures en boodvoorzieningen moeten de herstelorganisatie ‘lucht’ geven: hoe krachtiger die noodprocedures en noodvoorzieningen zijn, hoe meer tijd de herstelorganisatie verkrijgt zonder onacceptabele toename van financiële of maatschappelijke schade.
Met name de noodprocedures en noodvoorzieningen vormen in veel continuïteitsplannen een zwaar onderbelicht aandachtsgebied en zouden op aandringen van continuity managers in het continuïteitsplan veel concreter en bij voorkeur ook veel effectiever door het de reguliere bestuurders of het business management moeten worden uitgewerkt.
4. Herstel – divers instanties, facilitaire dienstverleners, ICT en leveranciers
Betreffende instanties, facilitaire dienstverleners, ICT en leveranciers starten zo snel mogelijk hun hersteltaken. De uit te voeren hersteltaken zijn per strategie en per betrokken partij of discipline beschreven en onderling geïntegreerd.
Betekenis van het integrale continuïteitsplan voor het Crisis Management
Het integrale continuïteitsplan dat de acties binnen genoemde 4 categorieën beschrijft is het belangrijkste instrument om te komen tot effectief Crisis Management. De Crisis Management Organisatie dient dat plan grondig te kennen uit voorafgaande Crisis Management trainingen.
In dat licht bezien, dienen crisis management trainingen naar mening van BCPI - Business Continuity Planners te worden uitgevoerd op grond van het integrale continuïteitsplan.
In het integrale continuïteitsplan zijn de Eerste acties (categorie 1) en het Crisis Management (categorie 2) in opzet min of meer gelijk voor alle mogelijke calamiteiten.
De samenstelling van teams en de duur van het mandaat zullen echter per calamiteit verschillen.
In het integrale continuïteitsplan zijn ook de noodprocedures en noodvoorzieningen (categorie 3) in opzet voor alle calamiteiten gelijk maar zullen bij de ene calamiteit korter van kracht zijn dan bij de andere.
In het integrale continuïteitsplan zullen de herstelacties (categorie 4) niet voor alle calamiteiten hetzelfde zijn. Om niet voor elke mogelijke calamiteit een afzonderlijk continuïteitsplan te hoeven ontwikkelen worden de mogelijke calamiteiten bij voorkeur gegroepeerd naar strategierichtingen en worden continuïteitsplannen per strategierichting ontwikkeld.
Business Continuity Planners onderscheidt 3 strategierichtingen voor ca. 70 mogelijke calamiteiten:
| ‘Intern’ |
(geen verlies van objecten; voorbeelden: bezettingsproblemen / omgaan met negatieve publiciteit) |
| ‘Extern kort’ |
(verlies van beschikbaarheid, geen verlies van objecten; voorbeelden: gifwolk / blokkade) |
| ‘Extern lang’ |
(verlies van objecten; voorbeelden: brand, terrorisme, explosies) |
Het integrale continuïteitsplan zal dus bestaan uit 3 onderdelen die relatief generiek zijn en die, met variaties in bezetting of tijdsduur, toepasbaar zijn bij verschillende calamiteiten en 1 onderdeel dat per strategierichting verschillend is en per strategierichting voor alle betrokken disciplines de specifieke herstelacties beschrijft.
De gewenste situatie voor het effectief managen van crises
De belangrijkste randvoorwaarden voor het effectief en slagvaardig managen van crises zijn:
(1) Integrale en geïntegreerde continuïteitsplanning
Het continuïteitsplan is integraal en geïntegreerd opgezet voor alle betrokken disciplines en specificeert taken voor:
- Crisis Management teams
- Teams van reguliere bestuurders of business managers
- Herstel teams (intern / extern)
(2) Goede voorbereiding van de Crisis Management OrganisatieDe Crisis Management Organisatie heeft grondige kennis van het Continuïteitsplan en is getraind in alle aspecten:
- Crisis Management
- Noodprocedures en noodvoorzieningen
- Herstel van objecten en processen
(3) Flexibiliteit in het hanteren van het continuïteitsplanTaken en voortgang binnen de aspecten: Crisis Management, Noodprocedures en Herstel van objecten en processen, dienen zowel naar verantwoordelijk team als naar objecten of processen van de organisatie te kunnen worden weergegeven.
Dit vereist dat de samenwerkende partijen ook een integrale continuïteitsplanning ontwikkelen met geïntegreerd Crisis Management, geïntegreerde noodprocedures en noodvoorzieningen en geïntegreerd herstel.
Zonder dat is het niet vreemd dat bij veel rampenoefeningen wordt geconstateerd dat de interdisciplinaire communicatie en samenwerking niet goed verloopt.
Hiervoor en om de bij het managen van crises vereiste flexibiliteit in rapporteringen te kunnen bieden, zijn statische plannen in Word of Excel uit den boze en zijn relationele databases onontbeerlijk. Het bedrijfsleven lijkt op dit vlak verder te zijn dan de overheid.
De dagelijkse praktijk versus de gewenste situatieIn de meeste organisaties binnen overheid en bedrijfsleven gaat onevenredig veel aandacht uit naar Crisis Management taken in enge zin (BHV, ontruiming, slachtofferopvang), het generieke deel van het managen van crises.
Crises zijn echter meestal niet ten einde als de sirenes verdwijnen. Ook de ramp na de ramp: uitval van dienstverlening en daaraan te relateren materiële of immateriële schade hoort bij de crisis en moet door de Crisis Management Organisatie worden gemanaged.
De meeste Crisis Management Organisaties lijken hun verantwoordelijkheid ten aanzien van dat moeilijke maar belangrijke deel van het managen van crises voor zich uit te schuiven.
Regelgevers, toezichthouders, Business Continuity Managers en Crisis Management Organisaties worden opgeroepen hun focus te verschuiven richting crisis management in brede zin op basis van een integrale continuïteitsplanning welke naast Crisis Management in enge zin, ook noodprocedures en herstel van omgevingen afdekken.
De nieuwe BCM Software van BCPI- Business Continuity Planners biedt een geïntegreerde planning- en werkomgeving voor alle participanten (max. 250) in de integrale continuïteitsplanning en integraal Crisis Management.