Bunnik, 15 december 2008 – Bij bedrijven en overheden besteden medewerkers gemiddeld zo’n vijftien tot twintig procent van de werktijd aan vergaderen. Voor leidinggevenden liggen die percentages nog een stuk hoger. En de tendens is dat het aantal overleguren alleen maar toeneemt. Uit onderzoek blijkt tegelijkertijd dat de ontevredenheid over het rendement van vergaderingen stijgt
[1]. Slechts de helft van de deelnemers aan een bespreking weet na de meeting wat concreet van hem of haar verwacht wordt. Ander onderzoek
[2] gaat nog verder en wijst uit dat met zeventig procent van de genomen besluiten in een meeting nooit meer iets gebeurt.
Volgens Hamelin Paperbrands zijn vergaderingen effectiever te maken aan de hand van vier richtlijnen.
- Betrek de deelnemers actief bij de vergadering door hun opmerkingen en ideeën gestructureerd vast te leggen.
- Maak gebruik van moderne visualisatietechnieken. Die zijn vooral effectief bij abstracte onderwerpen.
- Leg concrete doelen en afspraken direct vast, zodat de deelnemers aan een bespreking weten wat er van hen verwacht wordt.
- Stuur alle deelnemers nog dezelfde dag een verslag van de bespreking.
Hamelin ondersteunt deze richtlijnen op een praktische manier met de in november 2008 gelanceerde oplossing Oxford Papershow. Oxford Papershow is een set met een digitale pen die via Bluetooth met een pc verbonden wordt, en gerasterd papier met verschillende voorgedrukte besturingssymbolen. Daarmee zijn met de hand geschreven aantekeningen, schetsen of tekeningen real-time door te sturen en op een lopende presentatie of digitale flip-over weer te geven. De digitale pen werkt met Anoto-technologie en is voorzien van een camera die alle bewegingen herkent aan de hand van het voorgedrukte raster. Via de speciale besturingssymbolen zijn verschillende illustratiemogelijkheden, zoals grafieken, lijndiktes of kleuren, eenvoudig te kiezen.
In plaats van te bladeren van bladzijde naar bladzijde kan een gebruiker met Oxford Papershow eigen content toevoegen tijdens de presentatie of meeting. Daarnaast kunnen ook feedback en opmerkingen van toehoorders rechtstreeks in de presentatie ingevoegd worden. Zo ontstaan levendige discussies met gedocumenteerde resultaten. Die interactie daagt alle aanwezigen uit om meer mee te denken en mee te werken. Een goede meeting wordt afgesloten met het concretiseren van de actiepunten. De Oxford Papershow biedt de mogelijkheid deze punten op een blanco slide onder elkaar te zetten. Na de meeting is het van belang dat iedereen zo snel mogelijk het actieplan ontvangt. Ook daarvoor biedt de Oxford Papershow uitkomst: de aangepaste presentatie kan meteen per e-mail naar alle betrokkenen gestuurd worden. Meetings worden zo niet alleen interessanter en vlotter, maar zijn ook effectiever.
Door de plug-and-play-functionaliteit werkt de Oxford Papershow op elke pc of notebook met USB-poort zonder dat software-installatie nodig is. De applicatie wordt rechtstreeks vanaf de USB-stick gestart, die tegelijk ook als Bluetooth-interface dient. De oplossing is zo flexibel in te zetten bij bedrijven, scholen, universiteiten, congrescentra en hotels.
Prijs en beschikbaarheidOxford Papershow is verkrijgbaar in de vakhandel en via de op
www.my-oxford.de genoemde webwinkels. Het startpakket kost €149,- en bevat de digitale pen, de USB-stick en het gerasterde papier.
Over Hamelin Paperbrands GmbHHamelin Paperbrands GmbH is een dochteronderneming van Groupe Hamelin, een van de meest vooraanstaande Europese fabrikanten van papierproducten, bureaumateriaal en verzendartikelen. Bij het concern met het hoofdkantoor in Caen (Frankrijk) werken wereldwijd ruim vierduizend medewerkers. Onder het premiummerk Oxford produceert de firma hoogwaardige papieren en digitale oplossingen voor gebruik op school, universiteit en kantoor, en voor het internationale businesssegment. Bij de Duitse dochterfirma Hamelin Paperbrands GmbH met zetel in Gronau (Leine/Nedersaksen) werken ruim tweehonderd mensen.
www.hamelinpaperbrands.de www.my-oxford.deVoor meer informatie:Hamelin Paperbrands biedt redacties de mogelijkheid om Oxford Papershow zelf te testen. Neem hiervoor contact op met:
Lammers van Toorenburg Benelux PR
Diane Borst
Telefoon: 030 - 65 65 070
E-mail:
diane@lvtpr.nl