Steeds meer organisaties willen in de (nabije) toekomst graag de werkomgeving compleet digitaliseren. Het effectief gebruik maken van een documentmanagementsysteem helpt hen hierbij. Toch blijkt het vaak lastig om het maximale rendement te behalen uit het documentmanagementsysteem wanneer er onvoldoende aandacht wordt besteedt aan de implementatie.
Decos biedt daarom vier belangrijke handreikingen die bedrijven kunnen helpen bij het succesvol implementeren van een documentmanagementsysteem.
1. Stel een plan van aanpak op
De eerste stap is het opstellen van een plan van aanpak. Hierin worden onder andere de rolverdeling binnen de projectgroep en de wensen van de organisatie vastgelegd;
2. Breng de processen in kaart en stel een functioneel ontwerp en voorlichtingsplan op
De werkprocessen en documentstromen binnen een organisatie dienen in kaart te worden gebracht. Een zeer geschikte methode hiervoor is het organiseren van workshops met verschillende gebruikersgroepen. Op basis van de inventarisatie wordt een functioneel ontwerp opgesteld. Hierin wordt de inrichting van de applicatie vastgelegd en worden de gemaakte keuzes verantwoord. Om draagvlak binnen de organisatie te creëren is het belangrijk om ook een voorlichtingsplan op te stellen om alle toekomstige gebruikers te informeren over het nieuwe systeem;
3. Voer een pilot uit
Het is verstandig om eerst in een beperkte omgeving proef te draaien (pilot). Plan evaluaties om te bepalen of het opgestelde ontwerp daadwerkelijk aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie. Op basis van deze ervaringen kunnen, indien nodig, aanpassingen worden gemaakt. Dit zorgt ervoor dat het documentmanagementsysteem volledig aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie;
4. Besteed voldoende aandacht aan de introductie
Op basis van de resultaten uit de pilot kunnen de definitieve procedures opgesteld worden en kan de applicatie uitgerold worden naar de rest van de organisatie. Om de uitrol succesvol te laten verlopen is het belangrijk veel aandacht te besteden aan de introductie. Zorg dat alle gebruikers opgeleid zijn voor hun werkzaamheden en maak werk van een uitgebreide voorlichting. Benadruk hierbij de tijdens de pilot behaalde successen.
“De meeste organisaties beschikken niet over de kennis en ervaring om zelfstandig een documentmanagementsysteem te implementeren”, zegt Rosan de Hollander, Coördinator Functioneel Consultants van Decos Software Engineering. “Vaak is het daarom verstandig om als organisatie de implementatie niet volledig zelfstandig uit te voeren, maar bepaalde stappen over te laten aan een ervaren partij. De expertise en ervaring van de gecertificeerde Decos Consultants zorgt ervoor dat implementatietrajecten succesvol zijn en vele malen efficiënter verlopen.”
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over Decos Software Engineering
Decos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting op 1 december 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Sinds de introductie van het volledige web-based document managementsysteem Decos Document – web edition in 1999 geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Decos Software biedt een flexibele, betrouwbare en complete oplossing voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie:
www.decos.nl Voor verdere persinformatie, fotomateriaal of een interview kunt u contact opnemen met Rogier Heemskerk van LEWIS, Global Public Relations:
Tel: +31 (0)40 235 46 00
E-mail:
rogierh@lewispr.com www.lewispr.com Voor verdere algemene informatie kunt u contact opnemen met Alrik van Kuijk van Decos Software Engineering
Tel: +31 (0)71 364 0700
E-mail:
a.vankuijk@decos.com