Amsterdam, 5 april 2007 – BasWare, leverancier van standaardoplossingen voor het automatiseren van financiële processen, heeft de doorlooptijd van facturen bij het shared service center van Van Gansewinkel in België gereduceerd van zestig naar eenentwintig dagen. Dit resultaat is behaald middels BasWare Invoice Processing. Met deze oplossing van BasWare wordt de status van een factuur inzichtelijk vanaf het moment dat de factuur binnenkomt tot aan de betaling.
Van Gansewinkel is een internationale onderneming met 4.000 medewerkers verspreid over 100 vestigingen. De afvaldienstverlener werkt met zelfstandige regionale vestigingen. De inkoopfacturen van Van Gansewinkel kwamen voorheen terecht bij de crediteurenadministratie in het shared service center in Mol (België). Daar werden ze ingeboekt in het boekhoudprogramma en ter goedkeuring verstuurd naar de regionale vestigingen. De gemiddelde doorlooptijd van deze facturen bedroeg 50 tot 60 dagen. Bovendien waren facturen regelmatig ‘onderweg’, zonder dat iemand precies wist waar ze zich bevonden.
Dankzij BasWare Invoice Processing is de factuurverwerking aanzienlijk versneld. De facturen komen binnen bij de crediteurenadministratie en worden direct na ontvangst gescand en herkend met het OCR-programma Fastscan. De factuur wordt elektronisch doorgestuurd naar de vestiging waarvoor deze factuur bestemd is.
“We hebben nu volledig inzicht in de status van iedere factuur”, zegt Hans Wolfs, coördinator van de crediteurenadministratie bij Van Gansewinkel. “Na het inboeken, worden de facturen via het systeem verstuurd naar de juiste personen. De bevoegde persoon kan in de BasWare-omgeving de factuur controleren en goedkeuren. Als de gegevens op de factuur onjuist zijn, kan men in het systeem een opmerking plaatsen. De factuur kan eventueel geblokkeerd óf doorgestuurd worden naar een andere persoon. Alle gebruikers hebben met dit systeem altijd een actueel overzicht van de eigen facturen.”
Zodra de nodige handtekeningen zijn verzameld, wordt de factuur vrijgegeven in het financiële pakket (Exact). De boekhouding heeft inzicht in alle gegevens en bijzonderheden en hoeft de factuur alleen nog maar tijdig te betalen. De doorlooptijd van facturen bij Van Gansewinkel werd op deze manier verminderd van zestig naar eenentwintig dagen.
Contract Matching
Van Gansewinkel maakt ook gebruik van BasWare Contract Matching voor de afhandeling van contract gebonden facturen. Dit programma zorgt ervoor dat gescande facturen vooraf worden vergeleken met lopende contracten. Aan de hand van het contractnummer op de factuur worden de facturen automatisch goedgekeurd. De totale tijd die besteed wordt aan het afhandelen van facturen neemt hierdoor aanzienlijk af. Bovendien waarschuwt de Contract Matching module tijdig als de geldigheid van een contract dreigt te verlopen.
Over Van Gansewinkel
Van Gansewinkel is opgericht in 1964 en inmiddels uitgegroeid tot een groep van ondernemingen. In de afgelopen decennia is de onderneming sterk gegroeid, zowel door geografische uitbreiding van het werkgebied, als door verbreding en verdieping van het dienstenpakket. Van Gansewinkel profileert zich steeds meer als kenniscentrum voor totale afvalzorg teneinde op een maatschappelijk verantwoorde wijze afval in te zamelen, te recyclen en te verwerken. Professioneel partnerschap staat hierbij voortdurend centraal. Tot de opdrachtgevers behoren een breed scala aan bedrijven en overheden. Met zo’n 4.000 medewerkers behoort Van Gansewinkel tot de grotere afvaldienstverleners in Europa. Op 1 januari 2007 werd Van Gansewinkel overgenomen door AVR, het grootste afvalbedrijf van Nederland.
Over BasWare
BasWare is internationaal ontwikkelaar van Enterprise Purchase to Pay en Financial Management oplossingen. Meer dan 400.000 gebruikers in meer dan 20 landen zetten de software van BasWare in om de financiële back office en verslaglegging te automatiseren. Dit ter verbetering van de efficiëntie, controle en transparantie van processen en ter ondersteuning van financiële wet- en regelgeving.
BasWare is opgericht in 1985 en is genoteerd aan de Helsinki Stock Exchange. Het hoofdkantoor bevindt zich in Helsinki, Finland. Daarnaast zijn er acht andere kantoren in Europa en de VS met in totaal 500 werknemers. Het Nederlandse kantoor is gevestigd in Amsterdam.
www.basware.nl Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Marcommit PR
Purdey Horbach
Tel. 035 – 5822730
basware@marcommit.nl BasWare Benelux
Jennifer van Tuyl
Tel. 020 – 8508020
jennifer.van.tuyl@basware.com