AraneaGrafimedia te Zaandam heeft de opdracht gekregen van de Gemeente Alkmaar het archief voor bouwvergunningen, groot 650.000 documenten, te digitaliseren. Het turn key project wordt binnen 24 weken opgeleverd. De Gemeente Alkmaar is door het Ministerie van Binnenlandse Zaken aangewezen als voorloop gemeente.
Het werk bestaat uit het scannen en nabewerken van de dossiers van bouwvergunningen, een mix van grootformaat tekeningen en A4 documenten. De gescande dossiers kunnen vervolgens via het internet of het intranet benaderd worden. De digitale informatie zal geïmplementeerd worden in het EDM systeem van Hummingbird welke bij de gemeente Alkmaar in gebruik is.
De bewerkingen bestaan uit scannen, opschonen, schoonsnijden, samenvoegen en benamen van de scans. De gemeente Alkmaar gaat het digitale archief gebruiken om de burgers de mogelijkheid te scheppen de bouwvergunningen dossiers digitaal te kunnen benaderen via internet. Binnen niet al te lange tijd zal deze dienst dan ook worden aangeboden.
Nu al kan de burger inzage krijgen via de PC in het stadskantoor. Indien gewenst kunnen de tekeningen direct geplot en geprint worden.
Het archief is groot en beslaat meer dan 420 strekkende meter, waarin naar schatting 650.000 documenten zijn opgeslagen in de formaten van A5 tot en met A0 en wildformaten.
De motivatie van de gemeente Alkmaar om het werk aan AraneaGrafimedia te gunnen was de professionele benadering van AraneaGrafimedia, een "Turn-Key" oplossing met de garantie van de oplevertermijn van 23 weken , de werkmethode en de hoge kwaliteit van de scans waarbij de kleine file-grote een zeer belangrijke rol hebben gespeeld. Tevens werd er een vooraf vastgestelde prijs overeen gekomen, waardoor er geen "verrassingen" achteraf meer kunnen ontstaan.
Door de speciaal ontwikkelde werkmethode voor archieven met een mix van kleine documenten en tekeningen, is AraneaGrafimedia in staat hoge kwaliteit scans te maken vergezeld van metadata voor een naadloze integratie binnen EDM systemen.
Voor elk scanproject wordt een op maat gesneden workflow module samengesteld, waardoor de verwerking op een unieke innovatieve wijze plaats vindt. Bij de methode die alleen AraneaGrafimedia hanteert, laat men het archief intact en worden de formaten door elkaar verwerkt zonder dat het archief uit elkaar wordt gehaald. Dit geeft een enorme kostenbesparing en verhoogt de accuratesse waarmee gewerkt wordt.
AraneaGrafimedia is marktleider in Nederland op het gebied van digitaliseren van tekeningen archieven.
Noot voor redacties:
De afzender van dit bericht is Hans Kingma, commercieel directeur van AraneaGrafimedia. Te bereiken onder telefoonnummer 0651568693, e-mail:
hans.kingma@araneabv.com of op ons adres: Ronde Tocht 10 1507CC te Zaandam tel 075-6169219 Gezien de unieke werkmethoden die door ons worden gehanteerd bij dit soort projecten, is er een grote nieuwswaarde aanwezig. De gemeente Alkmaar is door het ministerie van binnenlandse zaken aangewezen als voorloop gemeente en is direct het voorbeeld van alle andere gemeenten.