Nieuwegein, maart 2006 - Dexia Bank optimaliseert het dossiermanagement in combinatie met het digitaliseren van documenten met behulp van Case Manager van Global 360. Hierdoor bespaart de bank kosten, wint zij aan efficiëntie en verleent zij de klant uiteindelijk een betere service. Case Manager, de met Java gebouwde en webgebaseerde technologie van Global 360, stelt Dexia in staat documenten en dossiers efficiënter te beheren, en zorgt ervoor dat achterliggende bedrijfsprocessen geoptimaliseerd worden. Een grootschalige operatie, waarbij 14 kernapplicaties van Dexia werden gemigreerd, is nu afgerond.
Van imaging naar dossierbeheer
Bij Dexia zijn jaarlijks ettelijke duizenden documenten in omloop via verschillende stromen en in verschillende formaten. Deze documenten worden door 1500 Dexia-medewerkers geraadpleegd en bewerkt. Daarom liep er al jaren een elektronische archiveringsoperatie, waarbij miljoenen documenten werden ingescand. Omdat verschillende afdelingen binnen Dexia voor hun toepassingen vlot aanpasbare software nodig hadden, werd naar een ander en krachtiger platform uitgekeken dat naast betere imaging ook dossierbeheer (case management) kon bieden. Het softwarepakket moest via een webserver te benaderen zijn in plaats van via een client-serverinfrastructuur.
In 2004 viel de keuze van Dexia op Case Manager van Global 360, een toepassing voor imaging-, proces- en dossiermanagement, kortweg Business Process Management (BPM). Case Manager maakt niet alleen het inscannen van documenten mogelijk, de beheerssoftware zorgt er tevens voor dat de volledige workflow kan worden opgevolgd. Dat is een dynamisch proces waarbij de hele levenscyclus van een document wordt beheerd. Zo kunnen status en vordering van dossiers worden bijgehouden en kunnen bij de creatie van nieuwe documenten al standaard taken uitgestuurd worden die nog uitgevoerd moeten worden, bijvoorbeeld in verband met ontbrekende documenten of toelatingseisen.
Migratie
In totaal werden 14 bankapplicaties van Dexia gemigreerd naar de nieuwe toepassing. In mei 2004 werd de eerste applicatie - liquidaties van rekeningen - met succes overgezet. Voor deze overzetting werd een architectuur ontworpen die later bij alle andere migraties als basisstructuur is gebruikt. Begin 2006 werd het volledige project afgerond.
Pieter Verlinden, projectverantwoordelijke bij Dexia: "De eerste migraties hebben de nodige tijd en inspanningen geëist. Maar daar konden we later de vruchten van plukken. Omdat we met templates werken, konden we snel nieuwe applicaties aanmaken. En door bepaalde oude applicaties te bundelen, houden we er nu minder over. Hierdoor slagen we erin de migratie af te ronden in beduidend minder manuren dan aanvankelijk was voorzien."
Andere applicaties die werden gemigreerd zijn onder meer kredieten, internationale transfers, onkostennota’s, bestelbonnen en een deel van het gebouwenbeheer.
Naadloze integratie
Bijna 4,5 miljoen documenten, gebundeld in 2,4 miljoen dossiers, zijn nu te raadplegen door zo’n 1500 medewerkers van het Dexia-hoofdkantoor. Iedere dag worden gemiddeld 10.000 documenten opgeroepen. Case Manager werkt met Casefolders, ‘virtuele’ mappen waarin alle informatie over een bepaalde klant of taak wordt bewaard. Het grote voordeel van Case Manager is dat deze oplossing naadloos in de bestaande IT-architectuur van Dexia kon worden geïntegreerd. Gebruikers merken daardoor niets van de overgang tussen het mainframe en de database van Case Manager. En dankzij de door Dexia ontwikkelde interface FOXE zijn alle documenten snel en makkelijk te raadplegen. Het grote voordeel is dat via één systeem zowel de ingescande documenten als de dossiers en taken in te zien zijn, wat zoeken naar documenten uitsluit en veel tijdwinst oplevert.
Bedrijfsprocessen
Met de BPM-oplossing van Global 360 kan Dexia ook haar bedrijfsprocessen en een vlotte afhandeling van dossiers door betrokken departementen optimaliseren. Zo ontwikkelden de consultants van Global 360, samen met de IT-afdeling van Dexia, een bedrijfsproces voor de applicatie ‘nalatenschappen’. De afhandeling van dossiers bij sterfgevallen is complex, omdat diverse departementen binnen Dexia hierbij betrokken zijn en actie ondernemen. Dexia heeft van de migratie van deze applicatie gebruik gemaakt om de workflowmogelijkheden uit te breiden. Zo is naast een handmatige ook een automatische verwijzing ingebouwd die dossiers en taken overhevelt naar de meest geschikte persoon.
Voor elke taak wordt een Dexia-medewerker geselecteerd op basis van parameters, zoals aanwezigheid (niet met verlof of ziek) en reeds toegewezen taken.
Pieter Verlinden, projectverantwoordelijke bij Dexia: "De migratie zette ons niet alleen aan tot beter beheer van Dexia’s bedrijfsprocessen voor het verwerken van overlijdensdossiers, maar ook tot een hervorming en optimalisatie ervan. BPR (Business Process Reengineering) en BPM gingen bij ons dus hand in hand."
Ook Philippe Bodart, regional director Belux van Global 360, is tevreden: "De samenwerking Dexia-Global 360 voor deze grootse migratie is ook voor ons een leerzame ervaring gebleken. Onze consultants hebben onze softwaretool dankzij deze implementatie en de input van de IT-afdeling van Dexia zelfs nog kunnen verbeteren."
Toekomstplannen
Momenteel hebben alleen personeelsleden van het Dexia-hoofdkantoor toegang tot het systeem. Het is de bedoeling om in de loop van 2006 ook een aantal applicaties open te stellen voor de agentschappen van de bank. Verder startte eind 2005 een pilotproject voor de applicatie ‘nalatenschappen’ voor agentschappen. Medewerkers van de agentschappen hebben daarbij via een CITRIX-systeem 24 uur per dag toegang tot het systeem waarbij zij documenten meteen kunnen raadplegen. Dit levert een aanzienlijke tijdswinst op bij het behandelen van een overlijdensdossier.
Over Dexia
Dexia Bank maakt deel uit van de groep Dexia, die tot de Europese top-20 van de financiële instellingen behoort. Elke dag zorgen meer dan 6 500 medewerkers op de hoofdvestigingen en ongeveer 4 000 medewerkers in de twee distributienetwerken verspreid over het hele land voor de realisatie van de kernactiviteiten van Dexia Bank: financiële dienstverlening aan de publieke sector, ondernemingen en non-profitorganisaties; financiële dienstverlening aan de detailhandel; private banking, vermogensbeheer, administratief fondsenbeheer en financiële markten. Meer info op
www.dexia.be.
Over Global 360
Global 360 is toonaangevend leverancier van Business Process Management en Optimalisatie-oplossingen voor de Global 2000 bedrijven. Met meer dan twee decennia ervaring biedt Global 360 bedrijven een competitieve voorsprong door het automatiseren, meten en verbeteren van resource-intensieve bedrijfsprocessen in verschillende omgevingen.
Hieronder vallen klanten, werknemers en partners. Global 360 verstrekt ondernemingen op basis van cijfermateriaal het inzicht om goed geïnformeerd bedrijfsbeslissingen te nemen en biedt bedrijven de flexibiliteit om zich snel aan te passen aan wisselende marktomstandigheden. Op deze manier zijn bedrijfsdoelstellingen te realiseren en beloften aan klanten waar te maken.
Global 360 werkt voor financiële instellingen, de overheid en voor verzekerings-instellingen. Meer dan 5000 organisaties in 134 landen werken met software van Global 360. Het hoofdkantoor van Global 360 staat in Texas.
De Nederlandse vestiging van Global 360 bevindt zich in Nieuwegein.
Meer informatie over Global 360 is te vinden op
www.global360.com.
Voor meer informatie:
Global 360
Tel : 030-7507205
e-mail:
Rene.Vankoppen@global360.comNoot voor de redactie:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Presscom, Tel. 030-6051415, e-mail :
l.t.vrugt@inter.nl.net